Você sabe qual é a importância de uma boa gestão de tempo? Pesquisas feitas pela Organização Internacional do Trabalho (OIT) e a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE) mostram que trabalhar por mais tempo não significa ter maior rendimento. No entanto, para que uma empresa apresente uma boa produtividade é preciso muito mais do que muitas horas de trabalho. É preciso ter funcionários engajados, planejamento conciso e atividades bem definidas. Se você pensa em facilitar o dia a dia, por que não investir em ferramentas de otimização de tempo?
Para garantir uma maior produtividade nas empresas é preciso trabalhar a gestão de tempo. E para facilitar esse processo, existem inúmeras ferramentas on-line disponíveis e de fácil manuseio. Neste artigo vamos falar sobre as ferramentas que podem ajudar na sua rotina diária. Acompanhe.
1. Google Docs
A Google é uma empresa referência no mercado de tecnologia e não podia ser diferente no desenvolvimento de suas ferramentas. São elas: a plataforma de e-mail, o Gmail, que você pode usar sem custo adicional e o Google Drive, que permite o compartilhamento na Nuvem de planilhas, apresentações, fotos e documentos.
Além de economizar tempo e recursos, você pode acessar as suas planilhas de onde estiver, via smartphone ou tablet, e compartilhá-las com a sua equipe por e-mail. No contexto de pandemia, onde muitas empresas migraram para o modelo Home Office de trabalho, essas ferramentas facilitam a dinâmica de trabalho em equipe. Aproveite para criar cronogramas de projetos, planejamento de campanhas, controle de entregas de tarefas e ações.
Com a ferramenta, mais de uma pessoa pode acessar o mesmo documento, visualizar as edições de outros usuários e inserir comentários em tempo real. Você encontra os recursos que já conhecia do Excel, Power Point e Word, agora on-line. Aproveite para personalizar os seus controles, sinalizar prazos e mensurar a produtividade com processos mais atrativos e dinâmicos.
Alguns destaques do Google Docs: Controle e edição de arquivos on-line, criação de ferramentas personalizadas para mensurar a produtividade e visualização da edição de documentos.
2. Google Agenda
Mais uma ferramenta que a Google desenvolveu para facilitar o controle das suas tarefas e de sua equipe. Com o Google Agenda, você pode controlar e organizar todos os seus compromissos on-line. Além disso, a ferramenta envia um alerta no horário marcado para lembrá-lo. O aplicativo ainda permite organizar da melhor forma o tempo dos funcionários e equipes, por meio do acesso aos compromissos de toda a equipe. Assim, evita que reuniões sejam marcadas ao mesmo tempo por mais de um colaborador.
A ferramenta viabiliza a comunicação entre departamentos, o que tem sido cada vez mais uma necessidade para diversos setores de uma empresa. A interação dos gestores com as suas equipes é uma das prioridades do Google Agenda, pois permite com eficiência o monitoramento das tarefas rotineiras, com a visualização da agenda dos funcionários.
Outro destaque é a sincronização com o Gmail. Sendo assim, todas as alterações ocorridas em outras agendas serão notificadas para os envolvidos no evento.
Alguns destaques do Google Agenda: Envio de alertas automáticos com os horários dos seus compromissos, acesso à agenda de outros integrantes da equipe e criação de eventos compartilhados.
3. Ponto Web
Uma outra ferramenta indispensável para mensurar a produtividade de uma equipe é o controle de ponto. O controle de ponto da sua empresa tem acesso via web? Em algumas empresas, o monitoramento da marcação de ponto é uma tarefa mais árdua. Umas, porque possuem muitos trabalhadores externos ou em home office, outras, porque cada colaborador cumpre uma carga de trabalho. Assim, a marcação de ponto pode não se tornar um parâmetro confiável para medir o desempenho.
O Ponto Web é uma ferramenta que contribui para a mobilidade tanto dos gestores, como dos funcionários. O sistema integra via web todos os registros de ponto das equipes à Folha de Pagamento, sejam internas ou externas e, consequentemente, aumenta a produtividade das empresas. Ou seja, se torna mais um meio de conexão do gestor com a sua equipe, o que facilita a interação e o controle de entrada e saída dos funcionários, principalmente, para equipes externas e em home office.
Alguns destaques do Ponto Web: Controle automatizado e centralizado via web, comunicação com o gestor – notificações de marcação de ponto e registros de localização através do IP do dispositivo.
4. Trello
O Trello é uma ferramenta para gerenciamento de projetos. Um dos seus diferenciais é o controle de listas versáteis e que podem ser ajustadas de acordo com as necessidades da equipe. Por ser personalizado de acordo com os objetivos de cada gestor, o Trello pode ser tanto usado para o controle individual de um colaborador ou para trabalhos em equipe.
A ferramenta é organizada por blocos em que cada integrante da equipe pode adicionar comentários, links, imagens, anexos e determinar prazos para cada um dos assuntos. Dentro dos blocos, você pode inserir etiquetas para sinalizar o status de cada projeto ou atividade, por exemplo, se está em andamento, você pode indicar com a cor laranja nas etiquetas, conforme preferir.
Você ainda pode separar as colunas como um calendário. Caso selecione por dias, você pode estabelecer prazos para tarefas e não se perder em meio a outros compromissos. Além disso, a agenda do departamento pode ser organizada e monitorada tanto por uma pessoa, como por toda a equipe. Desta forma, é possível manter o controle das tarefas que devem ser concluídas, o que facilita o cumprimento das ações.
Alguns destaques do Trello: Personalização do quadro de ações conforme seus objetivos, inclusão de cores conforme o status de cada projeto e notificações em tempo real.
5. Asana
O Asana é mais um gerenciador de projetos on-line que facilita o monitoramento das tarefas da equipe. Ele pode ser utilizado como um quadro de tarefas, onde estão disponíveis os projetos, atividades e participantes. Ao utilizar o aplicativo é possível manter toda equipe num mesmo ambiente e identificar em qual atividade cada um está trabalhando. Assim, é possível organizar o projeto da forma mais produtiva, conforme a conclusão da tarefa de cada colaborador.
A ferramenta é gratuita para projetos com a colaboração de até 15 pessoas e pode ser utilizada a partir da sua conta do Google ou Facebook. Além disso, importa os contatos para inseri-los nos projetos. A interface da ferramenta é organizada em relação aos projetos que estão acontecendo no momento, os que estão por vir e os que estão sem data definida. Cada uma apresenta uma lista com os detalhes de cada ação, como descrição, imagens e dados que podem ser utilizados ao longo da produção.
Alguns destaques do Asana: Sincronização com as contas do Google e do Facebook, gerenciamento de projetos por status e toda a equipe em um mesmo ambiente de controle.
Essas foram as 5 dicas de ferramentas para organizar o seu dia. Escolha uma ferramenta e melhore a sua produtividade. Esse é um dos caminhos para um dia de sucesso.