Folha de pagamento é uma das atribuições mais complexas e demoradas do Departamento Pessoal de uma empresa. Por isso, o BPO de Folha tem sido uma tendência entre as médias e grandes empresas, que buscam terceirizar o processamento e a gestão da folha dos colaboradores. Além de diminuir erros e multas, o BPO garante redução de custos e permite que o DP e o RH concentrem o foco em ações estratégicas e com valor para o negócio.
Se você é Contador ou Contadora, prepare-se para oferecer o BPO de Folha para os seus clientes: além de gerar valor para o seu trabalho, você também garante uma fonte de receita adicional.
A boa notícia é que você e a equipe do seu escritório também não precisam perder tempo operando a folha ou se preocupando com eSocial e atualizações de leis trabalhistas. Hoje, já estão sendo desenvolvidos e quase operacionais, sistemas autônomos, desenvolvidos com Inteligência Artificial, que automatizam as tarefas de rotina da operação e permitem que você atue de forma consultiva e agregando valor de fato ao seu cliente.
Neste artigo, você vai aprender como fazer o BPO de Folha, os benefícios para o seu escritório e para as empresas dos seus clientes, e conhecer os tipos de ferramentas de gestão.
Você lerá neste artigo:
- O que é BPO de Folha de Pagamento
- Por que o Contador deve fazer BPO de Folha para os seus clientes?
- Os benefícios de BPO folha de pagamento para empresas
- Como fazer BPO de Folha de Pagamento
O que é BPO Folha de Pagamento?
A sigla “BPO” vem do inglês “Business Process Outsourcing”, que no bom português significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Esses processos são aqueles que não são o foco da empresa, mas são fundamentais para que ela funcione corretamente, como o processo de gestão de folha. A ideia é contratar uma empresa terceirizada ou um profissional contábil para que o DP e o RH não percam tempo com demandas que não vão gerar valor e nem rentabilidade para a empresa.
No BPO, os profissionais contratados podem atuar em todos ou em alguns processos das folhas de pagamento. Esses processos incluem:
- Controle e gestão de salários;
- Registro de admissão de novos colaboradores;
- Gestão de benefícios, como vale-transporte, vale-alimentação e assistência médica;
- Controle e cálculo de férias
- Controle e gestão de registro de ponto
- Cálculo de rescisões e emissão de documentação demissional;
- Retenção de Imposto de Renda;
- Entrega de contracheques;
- Entregas para o eSocial;
- Relatórios Gerenciais.
Por que o Contador deve fazer BPO de Folha para os seus clientes?
Terceirizar a Folha de Pagamento dos seus clientes é uma boa estratégia para gerar receita adicional para o seu escritório e ainda entregar valor aos empresários. Você, como Contador, poderá atuar de forma consultiva, pegando para si a parte operacional da folha e entregando ao cliente um serviço de assessoria, explicando o que ele realmente precisa e quer entender, como os próximos passos do negócio, estratégias para alavancar vendas ou sugestões de corte de custos, caso a empresa necessite.
Outra vantagem em terceirizar a folha é que você se torna um profissional atualizado, à frente de muitos escritórios contábeis que ainda entregam apenas serviços de tributação e não se atualizaram no atendimento consultivo – que é o que realmente importa para grande parte dos empresários brasileiros.
Os benefícios de BPO folha de pagamento para empresas
Redução de custos: manter funcionários do Departamento Pessoal para fazer a gestão e a administração da folha de pagamento todos os meses demanda mais custos do que terceirizar esse processo.
Diminuição de erros: quem opera a folha de pagamento sabe que as chances de erros são grandes! Ao fazer o BPO, a empresa terá mão de obra qualificada, atualizada e experiente nesse processo, evitando desgastes, erros e multas trabalhistas.
Gestão de DP e RH mais eficaz: com o apoio de um Contador para cuidar da folha, os gestores e os empresários podem focar em tarefas mais importantes, como gestão de talentos, maior conhecimento sobre seus colaboradores e remuneração estratégica, além de observar melhor os pontos que precisam de melhorias dentro da empresa.
Mais segurança: no BPO de Folha, os pagamentos dos colaboradores são feitos de forma totalmente eletrônica, o que garante mais segurança nas informações, que são criptografadas. Os dados passam somente pelas pessoas autorizadas, o que torna o controle mais assertivo e mais seguro.
Como fazer o BPO de Folha de pagamento?
Ao optar pelo BPO de Folha, o seu cliente fica responsável apenas pelo desenvolvimento da política da empresa, com as normas e procedimentos de pessoal. Assim, o seu escritório contábil fica encarregado de todo o restante, como cálculos, relatórios legais, relatórios de controle e contracheques.
Para isso, você pode ter uma equipe interna para fechar a folha dos seus clientes. Nesse caso, você precisa de um sistema de Folha de Pagamento integrado à Contabilidade e ao Financeiro. Também é interessante ter um software para que os seus clientes se comuniquem com você e possam solicitar e apontar demandas como controle de férias, admissão e rescisão, cargos e salários, entre outros, para facilitar a gestão.
E para facilitar ainda mais a vida do contador consultor, outra opção é contratar uma ferramenta autônoma, quando ela vier a existir. A plataforma será desenvolvida com Inteligência Artificial, para que o seu escritório também não perca tempo com a parte operacional.
Numa plataforma autônoma, a Inteligência Artificial faz o cálculo de salários, gestão dos benefícios, envio de documentos para os colaboradores e ainda conta com canais de comunicação para gestores e funcionários resolverem questões referentes ao DP. Geralmente, também há um Portal do Cliente para a comunicação entre o Consultor Contábil e o cliente final.
Spoiler: a Nasajon está com a produção no forno, em breve você vai conhecer!
Por Beatriz Doblas.