Um sistema de DP automatizado pode mudar o patamar do seu negócio e isso não é um exagero. Assim como muitos setores do mercado, o setor de Departamento Pessoal constantemente passa por mudanças importantes que impactam diretamente sua rotina operacional. Por sua vez, muitas dessas mudanças são influenciadas pelas novas demandas do setor ou até mesmo pelo surgimento de inovações na área.
Enquanto área chave para o desenvolvimento de qualquer empresa, o Departamento Pessoal é responsável por processos de extrema importância que exigem bastante cuidado em sua execução. Com isso, torna-se cada vez mais comum ver erros nessas atividades ou ainda grande desgaste dos colaboradores do setor, visto que a rotina da área é executada de forma manual em boa parte das empresas.
Dessa forma, a automatização de processos foi uma das inovações mais relevantes e assertivas para o setor de DP. Com essa nova configuração, as atividades rotineiras do Departamento Pessoal ganharam mais agilidade e diminuíram a margem de erros, possibilitando uma experiência mais simples aos colaboradores do setor e resultados eficientes por parte das empresas.
Dessa forma, entenda um pouco mais sobre o sistema de DP automatizado e veja como revolucionar o seu negócio:
Por que fazer a automatização do DP?
A principal finalidade da automação é tornar as empresas mais competitivas no mercado, eliminando tarefas burocráticas do dia a dia. Com isso, as empresas se tornam mais estratégicas, o que possibilita decisões mais rápidas, precisas e resultados mais assertivos e sustentáveis.
Dessa forma, é possível evitar erros humanos e otimizar o tempo dedicado a tarefas repetitivas, aumentando a produtividade das equipes. Consequentemente, isso permite que os colaboradores se concentrem em atividades que agreguem mais valor à empresa.
Portanto, a automação do departamento de pessoal (DP) facilita as tomadas de decisão, já que os gestores podem agir com mais rapidez e eficiência, baseando-se em dados fornecidos pela tecnologia, muitas vezes em tempo real.
Como fazer e implementar o DP automatizado?
Para implementar a automação das rotinas de DP, é crucial que os gestores compreendam o conceito e os benefícios dessa tecnologia. Em vista disso, apresentar exemplos concretos de sucesso na automação e buscar uma plataforma que se adapte às necessidades específicas da empresa são passos fundamentais para iniciar esse processo.
Dessa forma, durante a implementação, é importante escolher sistemas que permitam acesso rápido e em tempo real às informações de cada rotina, seja via web ou aplicativo. Consequentemente, isso tornará os processos mais eficientes e as tomadas de decisões mais assertivas. De acordo com o estudo “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023”, mais de 78% das empresas brasileiras investiram em ferramentas de automação, e 44% dos departamentos de RH já utilizam essa tecnologia em suas rotinas.
Inicialmente, o primeiro passo prático na automação das rotinas de DP é identificar as atividades que podem ser automatizadas, fazendo perguntas como: a atividade é recorrente e repetitiva? Pode ser mais confiável se automatizada? Exige interação humana? Em seguida, é necessário coletar os principais problemas do setor, geralmente através de consultas diretas à equipe envolvida, para identificar as necessidades reais que a solução deve abordar.
Em seguida, após identificar as atividades e necessidades, a escolha da tecnologia adequada é fundamental. Dessa maneira, é preciso selecionar um software que atenda às exigências da empresa, estabelecer um cronograma e designar uma equipe para a implementação.
Por outro lado, é importante lembrar que mudanças no ambiente de trabalho exigem tempo para adaptação, e um período de treinamento será necessário para que a equipe se habitue à nova tecnologia e possa alcançar os resultados esperados. Desse modo, monitorar continuamente os resultados a longo prazo é essencial para avaliar as mudanças positivas e negativas trazidas pela automação.
Os principais benefícios de ter um DP automatizado em sua empresa
Além de todos os pontos que foram introduzidos, a automatização do DP pode trazer muitos outros benefícios. Veja abaixo alguns deles:
01. Eficiência operacional e estratégica
A rotina de um setor de DP fica encarregada de inúmeros processos burocráticos que sãoe xecutados de forma manual. Por consequência, a operação fica muito direcionada para essas tarefas mais robustas, o que reduz o tempo disponível para executar ações com foco estratégico.
Uma vez que o investimento em um DP automatizado é feito, há maior disponibilidade para que se possa elaborar processos e soluções de maior eficiência para a empresa. Com isso, o dia-a-dia de trabalho pode ser otimizado, aproveitando-se do foco mais direcionado para análises e procedimentos que envolvem o senso analítico e estratégico.
02. Redução de erros e precisão de performance
A precisão e a redução de erros são alguns dos principais benefícios proporcionados por um sistema de Departamento Pessoal automatizado. Por sua vez, isso ocorre pois a automação reduz significativamente a chance de erros, seja no registro da data de admissão ou nos pagamentos, por exemplo.
Ademais, os cálculos automatizados e as atualizações em tempo real também trazem ainda mais vantagens ao negócio, visto que os processos comuns de Folha de Pagamento, Benefícos, Deduções e Regulamentos fiscais utilizam bastante cálculos, fórmulas e dados que podem ser automatizados. Em resumo, esses sistemas podem transformar a maneira como as empresas lidam com tarefas de gestão ao promover mais objetividade em suas atividades.
03. Otimização de tempo
Em muitos processos de DP você pode se daparar com uma grande demora no processamento de dados e informações, o que consome bastante tempo e prolonga bastante o prazo para conclusão dessas atividades. Por isso, ao utilizar comandos automáticos para dar conta dessas funções, o tempo da sua equipe pode ser ainda melhor trabalhado.
Outro fator de grande morosidade no dia-a-dia de trabalho pode ser a incidência de erros, que por sua vez, exigem correções, o que consome tempo e recursos. Assim, a precisão dos sistemas automatizados minimiza a necessidade de retrabalho, liberando recursos para outras atividades importantes.
04. Experiência dinâmica e retenção de talentos
Em virtude das respostas mais objetivas obtidas dos sistemas automáticos, os usuários das tecnologias podem executar atividades e realizar solicitações de forma mais prática. Dessa maneira, obtém-se uma experiência mais dinamizada ao colaborador, que comumente poderia se deparar com falhas, lentidão ou outros problemas.
O mesmo ocorre com a gestão de pessoas, que passa a ter maior bagagem e experiência para realizar atividades de DP com mais assertividade. Por isso, processos de DP mais eficientes e melhores experiências de colaboradores contribuem para a retenção e atração de talentos, e ao fortalecimento da cultura organizacional da empresa.
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