ERP Nasajon automatizou os processos da IBBCA
A IBBCA oferece planos com condições especiais para instituições, garantindo o acesso a serviços qualificados de saúde em todo país para as mais diversas categorias profissionais. A instituição é cliente Nasajon há mais de 10 anos e utiliza sistemas Contábil, Finanças, Compras, Scritta, Serviços, Persona e Estoque na sua rotina produtiva.
Entrevistamos William Brandão, gerente de TI e projetos, e Cinthia Bastos, analista financeira, para explicar como a adesão aos sistemas Nasajon automatizou os processos da rotina da IBBCA. Acompanhe o artigo.
A IBBCA tornou-se cliente Nasajon em 2011 com a adesão do sistema Persona, solução desenvolvida para execução da Folha de Pagamento e, ao longo do tempo, adquiriu outras soluções disponíveis na Nasajon, o que proporcionou à empresa trabalhar com um sistema integrado, levando maior agilidade ao processo como um todo, para o dia a dia dos funcionários e otimizando o tempo gasto na operação.
Importação e exportação de notas fiscais
De acordo com William Brandão, gerente de T.I. e projetos, esse processo automatizado gerou uma grande vantagem para a IBBCA, porque o que antes era feito de forma manual, passou a ser automático. “Então, com isso, não há redundância, não existem mais erros, tudo é feito diretamente pelo sistema Nasajon e, nesse sentido, eu consigo alimentar automaticamente o Contas a Pagar”, comenta.
Além disso, um sistema automatizado reduz erros e retrabalho porque a tecnologia garante uma organização das informações e uma comunicação mais assertiva. William explica que, antes, corria riscos na emissão e importação das notas fiscais e existia uma falha de comunicação via e-mail. “Às vezes nós enviávamos e-mails e o departamento não recebia ou não verificava e agora, com o sistema, não tem como ter falhas ou erros. Depois da implantação, a nota chega, entra no sistema e, automaticamente, alimenta o Contas a Pagar da empresa e, futuramente, é encaminhado para o setor Contábil. Com isso, estamos ganhando um tempo muito grande, porque facilitou todo o processo”.
Nesse sentido, gradativamente, a empresa está migrando as notas fiscais para o sistema. Começou inserindo as notas de serviço, contratos e agora estão cadastrando as notas de mercadorias.
Contas a pagar e a receber
Segundo a analista financeira, Cinthia Bastos, o sistema Finanças transformou as tarefas manuais em tarefas automatizadas. “Eu mexo no sistema desde o primeiro dia que entrei aqui. É um sistema muito bom por sua praticidade ao gerar relatórios, pois é uma responsabilidade que preciso cumprir diariamente, logo, tem sido muito prático”, explica. Antes, a analista percebia um problema em relação aos e-mails que se perdiam na caixa de entrada, isso resultava no atraso do pagamento das contas e, até mesmo, em multas por atraso. “Por exemplo, você me manda uma conta de luz por e-mail e o e-mail não chega. Então, quando implantamos o sistema, eu simplesmente pego as informações e faço o pagamento. Era uma deficiência que a empresa tinha e agora não estamos tendo mais”, ressalta.
A adesão do sistema também refletiu em relação ao pagamento dos fornecedores, segundo William, no Contas a Pagar eles possuem acesso aos cadastros de fornecedores em conjunto como fluxo de caixa. “Conseguimos ver os pagamentos em aberto e selecionar os fornecedores para pagar no dia corrente”.
Folha de pagamento
Além de utilizar o Nasajon financeiro e contábil, a IBBCA utiliza o Persona, onde são feitas as folhas de pagamento, guias, contracheques, férias, rescisões contratuais. “Tudo isso é feito pelo sistema que agiliza o processo dentro da organização e, por isso, reduzimos o número de pessoas e o custo da empresa”, explica William.
Com o ERP integrado da Nasajon, a IBBCA percebeu um diferencial de ter um sistema que integra todos os setores da empresa, e, além disso, conseguiu emitir relatórios para tomadas de decisões mais responsáveis e assertivas. “A ideia de ter a Nasajon na IBBCA é ter tudo integrado e bem estruturado para gerar relatórios gerenciais para tomada de decisões confiáveis. É um sistema muito bom, que oferece facilidades para você fazer lançamentos e tirar dúvidas. A comunicação que temos com a Nasajon hoje está sendo muito melhor”, conclui o gerente de T.I.
Por Beatriz Evangelista