Sem sistema ERP não existe Contabilidade. E muito menos a Contabilidade Consultiva, que é a grande demanda do mercado. As soluções integradas para contadores autônomos e para grandes escritórios vão além da escrituração fiscal ou da folha de pagamento. Só que a maioria dos profissionais ainda está se preparando para esta nova era e não domina ainda todo o processo.
Um dos maiores problemas entre contador e cliente é a falta de comunicação rápida, eficiente e eficaz. Na maioria das empresas, as bases contábeis e operacionais ainda estão separadas: o sistema contábil fica de posse exclusiva do contador, enquanto a base operacional fica somente na empresa cliente. Com um ERP integrado, o fluxo de solicitações melhora, e muito. A comunicação fica mais clara e eficiente.
Neste artigo, você vai saber quais são os ERPs do mercado que facilitam o trabalho do contador consultor, além de descobrir as funcionalidades que eles precisam ter. Confira!
Como um ERP ajuda o contador a fazer Contabilidade Consultiva?
A Nasajon recebe frequentemente contato de contadores que expõem problemas como excesso de tarefas manuais e repetitivas ou falta de integração com os clientes, mas não fazem ideia de que há soluções e aplicativos de gestão que podem resolvê-las de forma rápida e automatizada.
De acordo com a última edição da pesquisa Panorama do Mercado de Software de Gestão ERP no Brasil, feita pelo Portal ERP, a Contabilidade está no top 3 das áreas mais beneficiadas com a utilização das soluções integradas. A pesquisa também mostra que 29,7% das empresas entrevistadas responderam que vão investir em ERPs com indicadores estratégicos. Ou seja, a necessidade de automação e integração é urgente.
Saber sobre vendas, apostar no Marketing pessoal nas redes sociais e estreitar o relacionamento com os seus clientes fazem parte da Contabilidade Consultiva. Mas, sem um ERP completo, é inviável colocar toda essa expertise em prática. Os sistemas integrados, além de ajudar a automatizar processos manuais, também possibilitam que sobre tempo na sua agenda para que você, de fato, consiga se aproximar dos seus clientes.
Veja outros problemas que um bom sistema integrado consegue resolver:
Informações perdidas: Relatórios bem-estruturados são fundamentais para apresentar aos clientes e planejar estratégias para eles. O ERP permite que todos os dados fiquem organizados de modo fácil, excluindo o uso de dezenas de planilhas. Com eles, fica mais fácil interpretar os números e criar um planejamento para seus clientes.
Excesso de tempo para emitir guias: Trabalhos manuais como consultas a sites e preenchimento de captchas geram perda de tempo, além de estarem propícios a erros. Existem soluções contábeis integradas às prefeituras que fazem a emissão de guias de forma rápida e automática.
Excesso de papel: A época do contador cheio de papel na mesa acabou! Com um aplicativo de notas fiscais, por exemplo, é possível buscar, armazenar e administrar automaticamente as NF-es. Esse tipo de sistema rastreia na Sefaz e importa as notas de maneira automática, possibilitando a escrituração das notas no sistema fiscal e de estoque ao longo do mês. Todas as NF-es ficam armazenadas na nuvem de forma segura.
Falta de comunicação com clientes: Já parou para pensar como a falta de comunicação pode gerar grandes consequências?
Perda de prazos: Os sistemas contam com alertas que permitem maior controle dos prazos de entrega das obrigações fiscais.
Falta de segurança: Já que a contabilidade trata de dados sigilosos das empresas, é extremamente importante evitar a perda e o acesso indevido de informações – principalmente por causa da Lei Geral de Proteção de Dados, que já está em vigor. Ter todos os dados em um sistema ERP, principalmente na nuvem, evita falhas de segurança com mais eficácia.
Os tipos de ERPS para contadores consultores no mercado de software
É claro que sistemas contábeis e de escrituração fiscal são obrigatórios no trabalho do contador tradicional. Mas, para se tornar um contador consultivo, é preciso investir além do básico: hoje, há várias soluções inovadoras e automatizadas tanto em relação à tributação quanto para a área de Departamento de Pessoal e Recursos Humanos – que é extremamente importante para a comunicação com os seus clientes – além de ERPs para relacionamento com clientes e fluxo de caixa.
Quando for escolher um ERP para o seu cliente ou trocar o atual por um mais robusto, certifique-se que esse ERP tem mesmo todas as funcionalidades que hoje são essenciais e possibilitam uma gestão completa, inovadora e digital. Além de, claro, dar suporte com excelência à legislação brasileira.
As funcionalidades do ERP para os contadores precisam ser completa e fáceis de usar
De que vale você ter um ERP que é muito bom numa determinada área operacional se depois não tem as funcionalidades que o contador precisa? E, pior, se não estiverem no mesmo banco de dados e precisarem ser importadas ou outro processo qualquer falho?
Abaixo, destacamos as funcionalidades essenciais para o contador em cada área:
Contabilidade Financeira
Funcionalidades básicas e essenciais: Geração de DRE, Fluxo de Caixa e Previsões financeiras. Um bom sistema contábil também faz o recálculo automático dos períodos subsequentes, relatório dos indicadores econômicos e financeiros, contabilidade por centro de custos e projetos, resultados com rateio, além da geração dos arquivos magnéticos conforme layout oficial.
Resultados: Entrega das obrigações acessórias no prazo certo e com total segurança, além de eliminação de retrabalho e facilidade na entrega.
Automação contábil que faz cálculo de impostos automatizado
Funcionalidades: Os sistemas de automação contábil, como o Nasajon Hub, geram DCTF de forma automática com o arquivo .DEC, além de cálculos com base no cadastro do Simples, CEPOM e CPOM e as regras de cada serviço por município por ser integrado às prefeituras.
Resultados: Você não precisará digitar os dados dos seus clientes a cada consulta ou site acessado. Isso diminui, e muito, os erros e as multas, preservando a saúde financeira do seu negócio contábil e também a sua relação com seus clientes. Além disso, você terá mais tempo para pensar em estratégias.
Contabilidade Fiscal e Tributária
Funcionalidades básicas e essenciais: Geração de Sped, ECF, ECD. Os mais completos incluem o módulo de Gestão do Ativo Permanente, o que é importante para o controle de depreciação dos bens do ativo imobilizado. Na hora de escolher, prefira os que se mantêm atualizados e em dia com a legislação brasileira.
Geração dos arquivos magnéticos municipais, estaduais e federais, além do controle dos pagamentos das guias emitidas. É importante investir em um sistema de escrituração que atenda à todos os regimes tributários e que esteja sempre em dia com a legislação e com a última versão disponível das tabelas da Receita Federal.
Resultados: Preparação para um Fisco cada vez mais exigente, informações essenciais para a tomada de decisão e crescimento da sua empresa. Além disso, o acesso à relatórios são essenciais para o planejamento tributário da empresa.
Contabilidade Gerencial e Consultiva
Funcionalidades para visão estratégica do fluxo de caixa
Os sistemas mais modernos, como o da Nasajon, contam com o “Fluxo de Caixa Interativo”, que permite consultas interativas de valores previstos, reais e conciliados, além de monitorar de forma integrada todas as atividades financeiras. Com o ERP, é possível administrar as contas a pagar e a receber, além de emitir relatórios gerenciais de lucratividade, execução orçamentária, fluxo de caixa, balancete, DRE, centro de custo e projetos.
Resultados: Ampla análise dos resultados a partir das dimensões por projeto, centro de custo e classificação financeira, além do controle de investimentos para comparações de rentabilidade das aplicações dos seus clientes.
Funcionalidades de Folha de Pagamento e Departamento de Pessoal
Administração do cálculo das folhas de pagamento e geração das obrigações legais como GFIP, GPS, SIRETT, DARF, IRRF, entre outras, além do controle recibos e guias para funcionários, autônomos, estagiários, prestadores e tomadores de serviço, domésticos, micro empreendedores e sócios. O Meu RH da Nasajon, por exemplo, permite que seus clientes façam solicitações como férias, rescisões e benefícios diretamente pelo sistema. Ou seja, você usa e os seus clientes também, o que facilita a comunicação.
Resultados: Diminuição de e-mails com demandas administrativas, rapidez na movimentação de rotinas mensais e anuais do Departamento de Pessoal e Recursos Humanos, facilidade na gestão de ponto eletrônico, mais produtividade e tempo para focar em estratégias.
Funcionalidades para Marketing Pessoal e relacionamento com os clientes
O Funil de Vendas é uma das principais, pois ele faz o controle de oportunidades, leads, propostas e pedidos, além da análise de conversão e motivos de propostas perdidas. Essa função aparece no sistema CRM, que guarda histórico de atendimento e negociações, faz emissão e gerenciamento ágil de propostas comerciais e faz métricas de avaliação de desempenho do departamento comercial
Resultados: Aumento das oportunidades de negócio ao qualificar o relacionamento com os clientes da sua carteira. Ao implementar estratégias de vendas, você consegue controlar as diretivas comerciais para alcançar as suas metas.
Como operar os sistemas e treinar a sua equipe contábil
Investir em um novo ERP está cada vez mais fácil por conta da interface simples dos sistemas mais inovadores, e também pela facilidade em treinar os funcionários para a operação. A Nasajon conta com uma plataforma educacional para isso: a Nasajon Educacional.
São cursos online e presenciais sobre todos os sistemas. É possível acessar por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, 24h por dia, 7 dias por semana. Os cursos são monitorados por desenvolvedores e técnicos da Nasajon Sistemas, e contam com um certificado profissional para impulsionar a carreira dos colaboradores.
Por Beatriz Doblas.