Fazer menos com menos

Fazer menos com menos

graphic-art-vector-template_23-2147493777Se você é dono ou trabalha em uma empresa de médio porte (com algumas dezenas ou centenas funcionários), é muito provável que o departamento de TI esteja gastando dinheiro em tecnologia que vai acrescentar muito pouco valor à sua atividade principal.

O setor estará preocupado com a manutenção do servidor de emails — que volta e meia pára nas horas e dias mais inoportunos—; com um novo servidor que é preciso comprar para guardar os arquivos de todo o mundo; com os backups; com os projetos do departamento de pessoal; com a nova intranet; com as alterações no sistema de avaliação e desempenho; com o novo ‘puxadinho’ que é preciso fazer no sistema de comissões para que esteja de acordo com as novas regras que a diretoria decidiu há algum tempo atrás…

Ah, já ia esquecendo no rol de exemplos do parágrafo anterior: o ERP. O novo ERP que você adquiriu há dois anos a um vendedor que lhe prometeu a Terra e a Lua. Dois anos depois, você só consegue usar pouco mais da metade do prometido, e o gestor de projeto já lhe disse que as horas que estavam incluídas no projeto inicial terminaram. A partir de agora, você tem que pagar! Como assim? Mas você não pagou já umas boas dezenas (ou centenas) de milhares de reais? Se não for este o seu caso, isto é, não troca de ERP há muitos anos, então é provável que uma de duas situações pode estar acontecendo: 1) está pagando uma mensalidade absurda, que faz você dizer um palavrão cada vez que olha o orçamento de custos; 2) a quantidade de tarefas manuais e o número de planilhas que o seu departamento administrativo/financeiro usa não param de aumentar, tal como o número de pessoas desses departamentos. Muito mau mesmo é se na sua empresa estiverem acontecendo as duas situações ao mesmo tempo!

O que eu pretendo mostrar com os exemplos que descrevi atrás — todos eles já vi acontecer em várias empresas — é que para utilizar todo o potencial que a tecnologia tem para nos oferecer nos dias atuais não basta estar disposto a gastar dinheiro, seja ele muito ou pouco. É preciso saber gastar! Parece (e é!) uma regra de “La Palice”. Mas o que verificamos todos os dias é que poucos são os gestores que estão conseguindo maximizar os investimentos em tecnologia.

Descrevo em seguida quatro regras que podem ajudar você e sua empresa:

Regra 1 – Fazer menos com menos

Esta é a minha preferida. Também por isso a escolhi para o título deste artigo de opinião.

O normal nos dias atuais é dizermos “Fazer mais com menos”. No entanto, a que isso nos leva? Na maior parte das vezes, a uma dispersão de foco e a não fazermos nada realmente bem feito. É preciso saber escolher os nossos alvos, e isso muitas vezes implica reduzir os esforços (o time) ou o tamanho do nosso projeto. A pergunta que deve ser feita, projeto a projeto é: qual o impacto deste projeto na rentabilidade/produtividade da minha empresa? Se a resposta for “não tem” ou “tem, mas é pouco” então esqueça, corte-o de imediato. Está gastando dinheiro à toa.

Regra 2 – Reduza o número de tecnologias e fornecedores

Os esforços de gestão, de integração tecnológica, de investimento no conhecimento de cada tecnologia são diretamente proporcionais ao número de fornecedores e tecnologias usadas. Diminuir esse número ajudará a reduzir a complexidade dos sistemas e, consequentemente, todos custos inerentes. Parece fácil, mas nem sempre é.  É necessário ter uma base de conhecimento tecnológico (pode ser uma equipe interna ou externa) que domine bem as várias opções do mercado.

Uma das decisões que podem ajudar a simplificar tudo é a contratação de alguns serviços na “Cloud”, serviços esses que, pela sua natureza, deixaram há muito de ser um diferencial competitivo. O exemplo mais óbvio é o email. Nos dias atuais, com os excelentes provedores de email disponíveis na nuvem, não há nada — excetuando casos muitos específicos relacionados à segurança— que justifique ter alguém gerindo e fazendo manutenção de um servidor de email dentro da empresa.

Regra 3 – Divida para conquistar

Uma ou mais áreas da empresa têm necessidades tecnológicas muito especificas. O normal, até porque você acredita que o ERP comprado precisa atender todas as áreas, é que tente adaptá-lo em toda a empresa. Isso vai custar caro e provavelmente não trará bons resultados. O espírito desta regra é que você deve segmentar as suas necessidades e atender cada uma das áreas da forma mais eficaz possível.

Regra 4 – Bom é suficiente

Sempre que possível você deve ficar satisfeito com o ‘Bom’. Em pelo menos 70% das necessidades de software da empresa, você não vai precisar do ‘Ótimo’. Alguns exemplos: 1) será que você precisará do melhor e mais caro antivírus do mercado?; 2) Será que você deve comprar o ‘melhor’ ERP do mercado sabendo que pode custar até 10 vezes mais e demorará cinco vezes mais tempo a ser implementado, se a sua atividade principal nem depende diretamente do ERP?

Como tudo na nossa vida empresarial, estas quatro regras devem ser usadas com critério e bom senso. O objetivo é que elas ajudem você a colocar a tecnologia ao seu serviço e ao da sua empresa e não, como infelizmente se assiste muitas vezes, você e a sua empresa ao serviço da tecnologia.

José Manuel Formiga

Diretor Desenvolvimento da Nasajon Sistemas

Artigo divulgado no Jornal do Commercio RS.

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