Você sabe o que é ERP e como esse sistema pode atuar na sua empresa, gerando visão estratégica? Diversos fatores e acontecimentos de mercado e da economia influenciam a competitividade dos negócios e a necessidade de implantar inovações tecnológicas que potencializem e gerem maturidade para os processos empresariais.

Com isso, gestores e executivos vivem em busca de encontrar diferentes soluções — entre elas, o Enterprise Resource Planning (ERP) tem ganhado destaque. Em uma realidade em que as organizações precisam processar e gerenciar adequadamente um volume assustador de informações e, ao mesmo tempo, se manter em dia com as obrigações fiscais, é imprescindível ter uma ajuda.

Considerando as dúvidas mais recorrentes, pontuamos, a seguir, o que você precisa saber sobre ERP e como essa solução tecnológica auxilia a sua empresa.

O que é ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP), ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão integrada, ou seja, reúne e controla diferentes dados, informações e processos de maneira organizada, segura, confiável e eficaz.

À vista disso, o negócio terá uma base sólida para tomar decisões e fazer análises em tempo real. Além de que, quando um negócio funciona por meio dessa centralização, há uma comunicação mais eficiente entre os setores e um aumento da maturidade estratégica.

Para exemplificar, tenha em mente a sua empresa. São diferentes sistemas com que lidar frequentemente, como fluxo de caixa, contas a pagar, questões contábeis para gerenciar, planejamento e gestão de estoque — sem mencionar controle de vendas, atendimento ao cliente e afins.

É muito difícil, para não dizer impossível, lidar com todos esses processos e departamentos ao mesmo tempo ou ainda ter muitos sistemas para gerenciá-los separadamente, certo? É aí que entra o ERP.

Para não ter que lidar com essa confusão, em vez de trabalhar com softwares e modelos de gestão isolados, um sistema de integração ERP faz a união entre todos eles.

Assim, os programas funcionam de maneira unificada, tendo mais precisão, propriedade e rapidez ao lidar com os dados, informações e relatórios. Essa integração, no entanto, requer um software de alta performance, para que sejam evitados problemas com desatualizações e vazamento de dados valiosos.

Como o ERP atua dentro das empresas?

Agora que entendeu um pouco sobre o que é ERP, vamos ao seu modo de atuação. O funcionamento de um sistema de integração de setores se dá por meio de módulos. Quando conectados, esses módulos sincronizam todas as informações, dados e particularidades de diferentes e vários departamentos em um só software. Com isso, são gerados um fluxo de informações valioso e a automatização de processos.

Para esse funcionamento, um sistema ERP pode ser estruturado de duas maneiras. A primeira delas é por meio da chamada perspectiva horizontal, que é composta por módulos mais básicos e que são comuns a todas as organizações. Isto é, que não precisam de processos específicos, como os setores financeiro e contábil.

Já a segunda opção é mais específica em sua implantação de módulos e leva em consideração o setor de atuação — por exemplo, industrial, hospitalar etc. Esse processo é conhecido como perspectiva vertical. Inclusive, em empresas do varejo, o ERP apresenta um importante desempenho na integração de informações relacionadas ao estoque.

Quando a implantação é feita de maneira adequada e muito bem assistida e a contratação do sistema é bem-feita, o ERP atua no monitoramento de vendas, gestão de contas a pagar e controle de estoque e, por meio da integração de processos, potencializa o departamento contábil. Isso é possível considerando que o ERP transmite informações, dados e relatórios atualizados e confiáveis e mantém os dados fiscais em dia.

Quais são as principais vantagens do ERP?

Ao começar a perceber o que é ERP, já fica mais fácil compreender as vantagens obtidas com a implantação dessa tecnologia em seus processos. Como dito, ao integrar processos, esse sistema permite a centralização e confiabilidade de dados valiosos para uma empresa.

Contudo, pela falta de conhecimento de todas as funcionalidades e benefícios de um ERP, muitos gestores acabam não aproveitando essa inovação ao máximo. A partir disso, elaboramos os principais pontos que beneficiam e contribuem para o crescimento das organizações ao investir na contratação de um bom software de integração. Veja quais são.

Controle financeiro

Manter um negócio lucrativo e sustentável não é tarefa fácil. Para uma boa gestão, é necessário ter processos muito bem alinhados e estruturados e uma base de dados confiável, que disponibilize informações atualizadas e em tempo real, principalmente sobre fluxo de caixa, investimentos etc. O ERP, então, é peça-chave.

Para garantir o correto e adequado funcionamento de uma organização, esse modelo de sistema de integração permite a comunicação entre departamentos e setores e a unificação de informações, dando aos responsáveis uma visão 360º do negócio.

Portanto, um dos pontos sobre benefícios do ERP para a gestão financeira é a potencialização de dados confiáveis, atualizados e reais. Com isso, há uma simplificação em todo o controle das finanças por meio do acesso a entradas e saídas e demais valores.

Além de tudo isso, o sistema ainda abarca outros fatores fundamentais para uma organização, como o armazenamento seguro de notas fiscais de compra, conciliações bancárias, cobrança de valores a receber e geração de títulos que devem ser pagos, o que auxilia os gestores a manterem as obrigações em dia. Assim, você poderá saber se a empresa está apresentando lucro e quais departamentos têm melhor desempenho.

Segurança das informações

O vazamento de informações confidenciais é mais comum do que imaginamos. Podem ser violados dados tanto de clientes, quanto de processos internos que são valiosos para empresas, que, ao parar nas mãos de pessoas mal-intencionadas, causarão prejuízo incalculável.

Segundo um levantamento do Relatório do Custo de um Vazamento de Dados 2018, da IBM, os impactos financeiros que uma empresa sofre com a violação de dados podem chegar a milhões.

Esse vazamento pode ocorrer por diferentes motivos, mas os principais estão relacionados às falhas em sistemas e à negligência da organização. Entretanto, qual é a relação desses acontecimentos com um software de integração ERP?

Quando a sua empresa faz uma contratação inteligente e eficiente nesse tipo de sistema, terá acesso a uma base de dados para armazenar as informações confidenciais da própria corporação e de seus clientes.

Para garantir a segurança, são utilizados controles de acesso e uma funcionalidade que desenvolve históricos sobre tudo o que foi feito e visualizado no sistema.

Controle tributário

O controle tributário de uma empresa é outro processo que demanda bastante tempo e atualizações, assim como a gestão financeira. Impostos atrasados ou enviados de maneira errada prejudicam o funcionamento do negócio e podem até gerar penalidades.

As obrigações tributárias envolvem diferentes aspectos, que passam por tributos acessórios, impostos e afins. Em consequência disso, a tecnologia tem sido um recurso cada vez mais requisitado para manter as organizações dentro da legalidade e em dia com o fisco.

Nesse quesito, o sistema ERP é uma fiel ferramenta, pois é um software desenvolvido levando em consideração as legislações vigentes. Com isso, além de mais agilidade e confiabilidade nos dados que estão sendo preenchidos, sua empresa não perderá os prazos de declaração e nem mesmo deixará passar despercebida qualquer informação relevante.

Também é importante lembrar que vários processos diários estão relacionados ao controle tributário, mesmo que indiretamente, como quando se emitem notas fiscais. Em razão disso, a integração entre processos e departamentos se faz ainda mais necessária, afinal, a centralização permite a comunicação entre os setores.

Redução de custos

Ao compreender o que é ERP e as suas funcionalidades, percebemos que a redução de custos vem de diferentes âmbitos. Para recapitular, um software em ERP permite centralizar informações e ter acesso a dados confiáveis e em tempo real, certo?

Com essa visão ampla de todos os processos e departamentos, ou seja, uma visão 360º da empresa, os gestores conseguem prever gargalos, falhas e prejuízos em tempo hábil para corrigi-los. Além disso, terão uma valiosa base de dados para definir as melhores estratégias para a empresa, negociar com fornecedores e analisar os custos e despesas.

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