O que é ERP: leia TUDO (e mais um pouco) sobre o assunto!

O que é ERP: leia TUDO (e mais um pouco) sobre o assunto!

Você sabe o que é ERP e como esse sistema pode atuar na sua empresa, gerando visão estratégica? Diversos fatores e acontecimentos de mercado e da economia influenciam a competitividade dos negócios e a necessidade de implantar inovações tecnológicas que potencializem e gerem maturidade para os processos empresariais.

Com isso, gestores e executivos vivem em busca de encontrar diferentes soluções — entre elas, o Enterprise Resource Planning (ERP) tem ganhado destaque. Em uma realidade em que as organizações precisam processar e gerenciar adequadamente um volume assustador de informações e, ao mesmo tempo, se manter em dia com as obrigações fiscais, é imprescindível ter uma ajuda.

Considerando as dúvidas mais recorrentes, pontuamos, a seguir, o que você precisa saber sobre ERP e como essa solução tecnológica auxilia a sua empresa.

O que é ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP), ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão integrada, ou seja, reúne e controla diferentes dados, informações e processos de maneira organizada, segura, confiável e eficaz.

À vista disso, o negócio terá uma base sólida para tomar decisões e fazer análises em tempo real. Além de que, quando um negócio funciona por meio dessa centralização, há uma comunicação mais eficiente entre os setores e um aumento da maturidade estratégica.

Para exemplificar, tenha em mente a sua empresa. São diferentes sistemas com que lidar frequentemente, como fluxo de caixa, contas a pagar, questões contábeis para gerenciar, planejamento e gestão de estoque — sem mencionar controle de vendas, atendimento ao cliente e afins.

É muito difícil, para não dizer impossível, lidar com todos esses processos e departamentos ao mesmo tempo ou ainda ter muitos sistemas para gerenciá-los separadamente, certo? É aí que entra o ERP.

Para não ter que lidar com essa confusão, em vez de trabalhar com softwares e modelos de gestão isolados, um sistema de integração ERP faz a união entre todos eles.

Assim, os programas funcionam de maneira unificada, tendo mais precisão, propriedade e rapidez ao lidar com os dados, informações e relatórios. Essa integração, no entanto, requer um software de alta performance, para que sejam evitados problemas com desatualizações e vazamento de dados valiosos.

 

Como o ERP atua dentro das empresas?

 

Agora que entendeu um pouco sobre o que é ERP, vamos ao seu modo de atuação. O funcionamento de um sistema de integração de setores se dá por meio de módulos. Quando conectados, esses módulos sincronizam todas as informações, dados e particularidades de diferentes e vários departamentos em um só software. Com isso, são gerados um fluxo de informações valioso e a automatização de processos.

Para esse funcionamento, um sistema ERP pode ser estruturado de duas maneiras. A primeira delas é por meio da chamada perspectiva horizontal, que é composta por módulos mais básicos e que são comuns a todas as organizações. Isto é, que não precisam de processos específicos, como os setores financeiro e contábil.

Já a segunda opção é mais específica em sua implantação de módulos e leva em consideração o setor de atuação — por exemplo, industrial, hospitalar etc. Esse processo é conhecido como perspectiva vertical. Inclusive, em empresas do varejo, o ERP apresenta um importante desempenho na integração de informações relacionadas ao estoque.

Quando a implantação é feita de maneira adequada e muito bem assistida e a contratação do sistema é bem-feita, o ERP atua no monitoramento de vendas, gestão de contas a pagar e controle de estoque e, por meio da integração de processos, potencializa o departamento contábil. Isso é possível considerando que o ERP transmite informações, dados e relatórios atualizados e confiáveis e mantém os dados fiscais em dia.

 

Quais são as principais vantagens do ERP?

 

Ao começar a perceber o que é ERP, já fica mais fácil compreender as vantagens obtidas com a implantação dessa tecnologia em seus processos. Como dito, ao integrar processos, esse sistema permite a centralização e confiabilidade de dados valiosos para uma empresa.

Contudo, pela falta de conhecimento de todas as funcionalidades e benefícios de um ERP, muitos gestores acabam não aproveitando essa inovação ao máximo. A partir disso, elaboramos os principais pontos que beneficiam e contribuem para o crescimento das organizações ao investir na contratação de um bom software de integração. Veja quais são.

 

Controle financeiro

 

Manter um negócio lucrativo e sustentável não é tarefa fácil. Para uma boa gestão, é necessário ter processos muito bem alinhados e estruturados e uma base de dados confiável, que disponibilize informações atualizadas e em tempo real, principalmente sobre fluxo de caixa, investimentos etc. O ERP, então, é peça-chave.

Para garantir o correto e adequado funcionamento de uma organização, esse modelo de sistema de integração permite a comunicação entre departamentos e setores e a unificação de informações, dando aos responsáveis uma visão 360º do negócio.

Portanto, um dos pontos sobre benefícios do ERP para a gestão financeira é a potencialização de dados confiáveis, atualizados e reais. Com isso, há uma simplificação em todo o controle das finanças por meio do acesso a entradas e saídas e demais valores.

Além de tudo isso, o sistema ainda abarca outros fatores fundamentais para uma organização, como o armazenamento seguro de notas fiscais de compra, conciliações bancárias, cobrança de valores a receber e geração de títulos que devem ser pagos, o que auxilia os gestores a manterem as obrigações em dia. Assim, você poderá saber se a empresa está apresentando lucro e quais departamentos têm melhor desempenho.

 

Segurança das informações

 

O vazamento de informações confidenciais é mais comum do que imaginamos. Podem ser violados dados tanto de clientes, quanto de processos internos que são valiosos para empresas, que, ao parar nas mãos de pessoas mal-intencionadas, causarão prejuízo incalculável.

Segundo um levantamento do Relatório do Custo de um Vazamento de Dados 2018, da IBM, os impactos financeiros que uma empresa sofre com a violação de dados podem chegar a milhões.

Esse vazamento pode ocorrer por diferentes motivos, mas os principais estão relacionados às falhas em sistemas e à negligência da organização. Entretanto, qual é a relação desses acontecimentos com um software de integração ERP?

Quando a sua empresa faz uma contratação inteligente e eficiente nesse tipo de sistema, terá acesso a uma base de dados para armazenar as informações confidenciais da própria corporação e de seus clientes.

Para garantir a segurança, são utilizados controles de acesso e uma funcionalidade que desenvolve históricos sobre tudo o que foi feito e visualizado no sistema.

 

Controle tributário

 

O controle tributário de uma empresa é outro processo que demanda bastante tempo e atualizações, assim como a gestão financeira. Impostos atrasados ou enviados de maneira errada prejudicam o funcionamento do negócio e podem até gerar penalidades.

As obrigações tributárias envolvem diferentes aspectos, que passam por tributos acessórios, impostos e afins. Em consequência disso, a tecnologia tem sido um recurso cada vez mais requisitado para manter as organizações dentro da legalidade e em dia com o fisco.

Nesse quesito, o sistema ERP é uma fiel ferramenta, pois é um software desenvolvido levando em consideração as legislações vigentes. Com isso, além de mais agilidade e confiabilidade nos dados que estão sendo preenchidos, sua empresa não perderá os prazos de declaração e nem mesmo deixará passar despercebida qualquer informação relevante.

Também é importante lembrar que vários processos diários estão relacionados ao controle tributário, mesmo que indiretamente, como quando se emitem notas fiscais. Em razão disso, a integração entre processos e departamentos se faz ainda mais necessária, afinal, a centralização permite a comunicação entre os setores.

 

Redução de custos

 

Ao compreender o que é ERP e as suas funcionalidades, percebemos que a redução de custos vem de diferentes âmbitos. Para recapitular, um software em ERP permite centralizar informações e ter acesso a dados confiáveis e em tempo real, certo?

Com essa visão ampla de todos os processos e departamentos, ou seja, uma visão 360º da empresa, os gestores conseguem prever gargalos, falhas e prejuízos em tempo hábil para corrigi-los. Além disso, terão uma valiosa base de dados para definir as melhores estratégias para a empresa, negociar com fornecedores e analisar os custos e despesas.

O que e quais são os módulos de ERP?

 

Como dito, o software ERP atua por meio de módulos. Eles, basicamente, são um conjunto de funcionalidades. Para tanto, são desenvolvidos com uma sequência lógica de atividades, processamento e armazenamento de informações para cada área.

Quando são conectados, esses módulos começam a sincronizar os dados dos diferentes departamentos da empresa em um só local. É nesse processo que os fluxos de informações são desenvolvidos.

As opções de módulos são bem amplas e separadas em operacionais, táticas e estratégicas — lembrando que a contratação dos módulos pode ser feita de maneira individual ou unindo mais de uma opção. Veja quais são os mais comuns e seu modo de atuação dentro da organização.

 

Gestão financeira

 

  • Controle de pagamentos;
  • consultas de valores previstos;
  • monitoramento de atividades financeiras em geral;
  • elaboração de relatórios com títulos de atrasos;
  • desenvolvimento de cálculos de juros e multas de cobranças;
  • detalhamento de lançamentos e previsões do fluxo de caixa (tanto reais, quanto de conciliação);
  • alerta sobre desvio de valores;
  • controle de títulos e impostos (PIS, COFINS, CSLL).

Departamento pessoal e recursos humanos

 

  • Cálculo da folha de pagamento;
  • cálculo de 13º salário;
  • obrigações fiscais;
  • aderência à legislação vigente;
  • adequação ao eSocial;
  • controle de ponto;
  • avaliações de desempenho;
  • alerta para vencimento de contratos, férias, exames médicos e dissídio.

Contábil

 

  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Geração de Escrituração Contábil Digital (ECD)
  • FCONT;
  • controle de filiais e grupos do negócio;
  • agilização da geração de SPED;
  • acompanhamento de transações de vendas, estoque, compras, financeiro ativo e fixo e folha de pagamento;
  • controle da evolução e depreciação de bens.

Gestão de serviços e contratos

 

  • Comparativos entre rentabilidade de projetos e contratos;
  • gerenciamento de tarefas da equipe;
  • gestão de contrato por periodicidade;
  • previsões de faturamento;
  • acompanhamento de solicitações;
  • emissão de propostas, faturas, notas fiscais e ordem de serviço.

Gestão de estoque

 

  • Gestão de pedidos e faturamento;
  • cadastro de operações e perfis tributários;
  • controle de saldo do estoque;
  • acompanhamento de custos de produtos;
  • cadastro de itens;
  • relatórios para reposição e sugestão de quantidades.

Gestão de clientes, vendas e oportunidades

 

  • Monitoramento de ações comerciais;
  • oportunidades de vendas pendentes;
  • gerenciamento e controle do funil de vendas e carteira de negociações;
  • coleta de dados em tempo real.

Gestão do processo de compras

 

  • Identificação de melhores cotações de fornecedores;
  • adequação e cumprimento de processos administrativos e fiscais;
  • verificação do cumprimento de pedidos;
  • avaliações dos pedidos de compras;
  • cotação de valores.

Automação comercial

 

  • Gerenciamento do PDV;
  • integração das etapas de venda;
  • armazenamento do histórico de compras e mala direta.

Gestão de atendimento

 

  • Gerenciamento da demanda de atendimento de clientes e equipes;
  • identificação de principais dúvidas;
  • agilidade e rapidez no atendimento;
  • supervisão de resultado dos colaboradores;
  • identificação dos pontos fortes e fracos do negócio.

Multinotas

 

  • Gerenciamento de notas fiscais eletrônicas;
  • importação de notas emitidas;
  • automatização de rotinas de notas fiscais para fornecedores;
  • centralização de notas fiscais de filiais.

O que considerar na implantação?

 

Além de compreender a fundo o que é ERP, é preciso entender que o processo de implantação requer diagnósticos e procedimentos muito bem estruturados. Afinal, não é possível contratar o sistema e implantá-lo de um dia para outro, uma vez que um software impacta todos os setores de uma organização, os seus processos e rotinas.

Serão necessárias algumas adequações, principalmente uma mudança de cultura por parte de toda a equipe. Para que tenha sucesso na sua implantação, veja o que é preciso considerar, além do sistema propriamente dito.

 

Mapeamento de processos

 

Antes de qualquer coisa, é preciso fazer uma auditoria para deixar toda a equipe a par das mudanças que serão feitas, bem como das etapas de implantação, como a migração de informações e backups.

Depois disso, o mapeamento de processos é fundamental, visto que é que identificará o fluxo de informações, dados valiosos e particularidades de cada área da empresa. Esse diagnóstico será utilizado para entender o funcionamento do negócio, apontar processos ineficientes e verificar como o software ERP será uma solução estratégica.

Além disso, esse processo ajudará a eliminar tarefas desnecessárias e retrabalhos e a padronizar a execução das atividades. Para tal, tenha as seguintes questões em mente:

  • quais são as entradas e saídas do fluxo de caixa?
  • quais são as metas para o negócio?
  • como e quais são os problemas a serem solucionados?
  • quais métricas já são ou poderão ser utilizadas?
  • quem são os clientes e fornecedores?
  • quais processos são executados diariamente?

Definição de um plano de ação

 

O próximo passo para implantar um ERP adequadamente é definir um projeto. Ao longo do mapeamento de processos, você verá que será necessário fazer algumas adaptações e mudanças.

A implantação de um sistema de integração mudará a rotina de muitas tarefas da empresa. Será preciso fazer esses ajustes tanto antes dessa inserção de tecnologia quanto depois. Em razão disso, a definição do projeto ou plano de ação deve contemplar as etapas de implantação do ERP, desde a conversa com a sua equipe até os backups e migrações de tarefas, por exemplo.

Muitos gestores ignoram essa preparação por acreditarem ser desnecessária. No entanto, muitos erros básicos que geram uma bola de neve podem ser evitados quando cada passo é planejado. Então, lembre-se: a falta de planejamento é o caminho para os erros!

 

Treinamento da equipe

 

Nenhuma tecnologia, por mais inovadora que seja, funciona sozinha. A força humana é o combustível para qualquer tipo de sistema, inclusive um ERP. Dessa maneira, é perceptível a necessidade de alinhar e treinar a sua equipe, mantendo-a a par das mudanças e do funcionamento do sistema.

Como dito, a implantação de um software altera toda a rotina de uma empresa, então, os seus colaboradores devem ter conhecimento disso. Somente assim, o sistema funcionará conforme o esperado e de maneira eficiente para a empresa.

Portanto, atualize a sua equipe sobre o mapeamento, deixe cada membro a par do projeto de implantação e — o mais importante — sobre as funcionalidades do ERP que terão que dominar daqui para frente.

 

Acompanhamento na implantação

 

Após todos os processos mapeados e diagnosticados, plano de ação em dia e sua equipe alinhada às mudanças, será o momento de introduzir o software ERP. No entanto, para que essa nova tecnologia seja implantada da melhor maneira possível e erros sejam evitados, é fundamental que essa etapa tenha o acompanhamento do fornecedor do sistema, e não de terceiros.

É comum que desenvolvedores de sistemas trabalhem com implantação terceirizada ou somente indiquem uma equipe para esse processo. Entretanto, isso poderá gerar problemas, atrasos e falhas incalculáveis, visto que o suporte não será tão eficiente. Afinal, ninguém melhor para introduzir um sistema do que a empresa que o desenvolve, certo?

Aqui também será necessário definir se a contratação será de um ERP na nuvem ou de instalação local, pois essa escolha afetará a implantação. Essa segunda opção requer um maior investimento e estrutura, já que o sistema será hospedado em computadores e servidores da sua empresa. Além disso, um software na nuvem é mais acessível e seguro.

 

O que levar em conta ao contratar um ERP?

 

O sistema de integração em ERP tem ganhado destaque e olhares dos gestores de empresas de todo os portes e segmentos. Com isso, a variedade de fornecedores e módulos também é grande. Em contrapartida, nem todos aqueles que estão no mercado serão funcionais para o seu negócio ou têm qualidade.

A contratação de um ERP deve preceder uma boa pesquisa de funcionalidades e atendimento do fornecedor, principalmente em etapas de implantação. Observe, a seguir, alguns pontos que não deve deixar passar em branco ao contratar um ERP.

 

Avaliação do fornecedor

 

Muitos problemas podem ser evitados com uma boa pesquisa e escolha de fornecedor. A contratação de um ERP não deve ser considerada somente no ato do investimento, mas também durante a introdução do sistema.

Dito isso, avalie a reputação da empresa no mercado, veja se há reclamações, faça alguns contatos para verificar o atendimento e confiabilidade e — o mais importante — veja se a empresa disponibiliza a opção de teste do software. Processos simples como esses fazem toda a diferença.

Além disso, não deixe de verificar se a implantação será feita pelo seu fornecedor ou por terceiros, sendo que a segunda opção pode deixar a desejar.

 

Valor do investimento

 

O valor do ERP influenciará bastante na sua contratação, visto que, antes de tomar qualquer decisão, é preciso avaliar o orçamento do negócio. Então, após definir quanto poderá direcionar para a contratação do software, é importante considerar o custo-benefício. Afinal, nem sempre o sistema mais caro será o adequado para as suas atividades, e talvez mais barato seja insuficiente.

Dito isso, para encontrar um ERP compatível, além de conhecer as necessidades e particularidades do sistema, avalie o custo e funcionalidades. Também vale ressaltar que muitos gestores acreditam que um ERP é um alto investimento, porém, quando contratado e implantado adequadamente, os retornos são bastante positivos.

Isso foi percebido por um estudo da empresa IDG Research Services. Segundo esse levantamento, empresas que investem em sistemas de gestão, como o ERP, apresentam crescimento 35% mais rápido e produtividade 10% mais alta em comparação a empresas que não adotam soluções tecnológicas.

 

Quais são as tendências de ERP para ficar de olho?

 

Além de entender o que é ERP, se manter atualizado sobre as tendências tecnológicas é fundamental para potencializar a sua gestão cada vez mais. Para os próximos anos, a tendência é apostar ainda mais nas inovações e automatizações. Veja, a seguir, o nosso panorama sobre o que esperar.

 

Inteligência artificial

 

A AI já faz parte da nossa rotina em diferentes tarefas. A performance e a confiabilidade de sistemas de integração serão cada vez mais potencializadas por meio dessa tecnologia.

A tendência é que o ERP seja capaz de identificar as informações mais relevantes para a empresa e cruzar valores para que, a partir disso, sejam elaborados relatórios para o processo decisório de estratégias. Ou seja, o seu software será a fonte mais valiosa de informações para a identificação de mercados e suas oportunidades.

 

Big data

 

A consolidação do big data também é uma tendência de que não há como fugir. Essa ferramenta é utilizada para conseguir informações de extrema valia para a empresa, viabilizando o processo decisório e o planejamento.

Com isso, o caminho será voltado cada vez mais para soluções em cloud computing, ou seja, armazenamento em nuvem. Afinal, é grande a importância dessa inovação para a confiabilidade e segurança de dados.

 

Business Intelligence

 

Business Intelligence é um termo utilizado para definir o processo de coleta, armazenagem, organização, monitoramento e compartilhamento de informações relevantes e valiosas para as empresas.

Como as organizações estão cada vez mais competitivas e investindo em automações, os relatórios simples e gerais já não são eficientes. Com isso, esse termo estará cada vez mais presente em sistemas ERP e em gestões de sucesso.

Compreender o que é ERP vai além de conhecer a sigla desse software. É preciso entender suas funcionalidades e os benefícios altamente mensuráveis que serão proporcionados à sua gestão, sendo que a consequência disso é o crescimento do negócio. Contudo, é importante avaliar o fornecedor e a compatibilidade do sistema com as necessidades da organização.

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