As áreas de Logística e Distribuição possuem papel fundamental dentro de uma empresa. As duas áreas combinadas são responsáveis por fazer com que o produto seja produzido e chegue a mão dos consumidores. Por isso é preciso dar muita atenção a elas e garantir que tudo corra bem no processo.
Neste artigo, você terá 5 dicas para otimizar os processos do dia a dia da área de Logística e Distribuição de sua empresa. Marcelo Couto, Supervisor de Desenvolvimento na Nasajon Sistemas, vai apresentar as vantagens de ter um ERP e Marília Camilo, da EcoPapper, conta sua experiência na área e fala como conseguiu otimizar seu tempo e ter processos mais organizados.
A área de logística além de ter fundamental importância para que o produto final chegue ao consumidor, é uma área sensível numa empresa. Podemos observar um exemplo disso com o impacto que a greve dos caminhoneiros de 2018 teve em todo o País. A paralisação e bloqueios de rodovias causaram a indisponibilidade de alimentos, combustível e gerou grande comoção nacional.
Este ano de 2020 foi também um ano marcado pela crise econômica decorrente da pandemia do Covid-19 que impactou fortemente a indústria. Segundo a Confederação Nacional do Transporte (CNT) o PIB do setor teve retração de 11,3% sendo o pior resultado para o setor desde o início da série histórica das Contas Nacionais Trimestrais do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), iniciada em 1996.
Por que trazer esses números tão desanimadores? Apenas para mostrar que sabemos dos desafios da área de logística e distribuição e queremos te ajudar em seu dia a dia para ter sucesso em sua empresa.
Abaixo você verá as áreas que englobam a área de logística da maioria das empresas.
As principais áreas da Logística (de gestão e operacionais):
Armazenagem e embalagem
O setor de armazenagem de uma empresa é responsável por garantir que os produtos do estoque estejam organizados de forma correta e com o melhor aproveitamento do espaço físico. Estes profissionais trabalham diretamente com a equipe de Estoque.
Estoque
Os profissionais que cuidam do Estoque são responsáveis por gerenciar os produtos e controlar as quantidades de cada um deles. É preciso estar atento às demandas sazonais e ao estoque disponível para traçar estratégias de compra e escoamento da produção.
Manutenção de informação
O profissional que cuida da área de Manutenção de Informação precisa ser eficiente na escolha dos dados e em seu processamento. A área de manutenção de informação é essencial para a logística de uma empresa uma vez que por meio dela consegue-se acesso aos números para a tomada de decisão mais precisa e que otimize o dia a dia.
Processamento de pedidos
A área de Processamento de Pedidos tem relação direta com o tempo dos processos. As pessoas cada vez mais buscam velocidade na entrega de suas compras e esperam que as empresas honrem com o prazo combinado. O desafio dessa área é justamente conseguir a velocidade no processamento sem perder a qualidade e confiabilidade na entrega.
Rotas e Transporte
O profissional que trabalha na área de Rotas e Transporte dentro da logística de uma empresa deve avaliar custos e escolher as melhores opções de transporte para que a mercadoria chegue até o cliente de forma rápida e com a mesma qualidade em que foi embalada. A função engloba a escolha da transportadora, a definição de melhores rotas e controle dos prazos e pagamentos.
Supply Chain Management
A área de Supply Chain Management, em português Gestão da Cadeia de Suprimentos, é uma nova forma de enxergar a logística da empresa através de uma visão macro de todo o processo. Ou seja, o profissional de Supply Chain Management (SCM) deve gerenciar todos os fluxos que envolvem a logística visando aumentar a produtividade e lucratividade em cada um dos processos.
A importância da distribuição
Após produzido, armazenado em estoque e processado na gestão dos dados, o produto deverá seguir para a distribuição para chegar à porta do consumidor. Uma boa gestão dos processos de distribuição faz com que a empresa diminua seus custos de armazenamento e transporte, além de garantir uma entrega rápida e segura.
Como otimizar os processos do setor de logística e distribuição?
Conversamos com Marcelo Couto, Supervisor de Desenvolvimento na Nasajon Sistemas, sobre as possibilidades de otimização dos processos de logística e distribuição. A partir do conhecimento das 6 principais áreas da logística de uma empresa e de seu processo de distribuição, Marcelo propõe uma divisão macro das áreas. “Vamos dividí-las, para simplificar, em 3 partes: Planejamento, Execução/Monitoramento e Análise/Correção”, afirma.
Planejamento – Um bom planejamento feito na etapa inicial faz com que as demais etapas estejam estruturadas e a possibilidade de erro é menor. O equilíbrio da projeção de vendas e a capacidade de entrega é essencial para tudo correr bem.
Execução e Monitoramento – Nesta fase a protagonista é a informação! Só é possível executar de forma adequada aquele plano completo e rico de informações, assim como o monitoramento que também é feito através das informações enviadas aos responsáveis.
Análise e Correção – Após a entrega efetivada é preciso analisar os pontos em que se pode dar mais atenção para melhorar o processo e aqueles que correram bem para sua manutenção. A ideia é sempre melhorar tempo e custo.
Em cada um dos 3 momentos existem possíveis falhas que podem acontecer e formas de evitá-las: Separamos 5 dicas fáceis de serem implementadas e que poderão fazer uma grande diferença no cenário de logística e distribuição de sua empresa. Acompanhe abaixo:
1- Tenha um Sistema ERP de Gestão Empresarial e diminua a possibilidade de erro humano
Estima-se que 65% das empresas ainda utilizam meios como ligações telefônicas, e-mails, planilhas e até mesmo o Whatsapp para a gerência das informações de logística e distribuição. O uso de planilhas em excel e esses outros mecanismos podem atender às necessidades da empresa, mas possuem alto custo e alto nível de suscetibilidade ao erro humano.
Marília Camilo, Analista de Sistemas da EcoPapper, diz que é possível viver sem um Sistema de Gestão na área de Logística sendo uma empresa de pequeno porte iniciando as operações, com estoque mínimo e não é o caso deles: “somos uma empresa com mais de 130 Sku’s! É muito complicado para uma empresa desse porte não ter um sistema de retaguarda, de logística para gestão, porque para você gerenciar todas as informações, verificar vencimento de produtos, lote, entrada, controlar toda essa administração sem um sistema é improvável para empresas do porte da EcoPapper. – Não tem como não ter!”
Informatizar é preciso: Um sistema ERP de gestão empresarial é uma ferramenta essencial no dia a dia da Logística e Distribuição das empresas. Essas são áreas que se beneficiam muito dos atributos que um ERP pode apresentar hoje.
“As empresas geralmente conseguem perceber isso quando implantam um sistema ERP e percebem o quanto daquilo que elas erravam, não erram mais, e quanto do esforço que elas dispensavam não se faz mais necessário”, diz Marcelo Couto, supervisor na Nasajon.
Além de diminuir drasticamente o erro humano, a informatização é capaz de otimizar em média 95% os processos de logística e cria ainda padronização e rastreabilidade de todo o processo, pontos essenciais na gestão de um negócio.
2- Otimizar as rotas de entrega
Sabemos que o número de carros em circulação nas cidades é cada vez maior e o trânsito é reflexo dessa estatística. Saber elaborar rotas otimizadas de entrega é um grande passo para economia de tempo, quilometragem e combustível, o que reflete diretamente no preço final do produto. “Tempo é dinheiro” efetivamente quando tratamos de logística!
3- Ter acesso às informações em real time
Quanto mais rápido a informação chega aos responsáveis, mais rápida a solução pode ser dada. Não somente a nível de gestão mas também a nível operacional. Imagina que houve um problema na entrega, com um sistema informatizado é possível ter informações importantes para dar ao cliente na palma da mão, de forma rápida e passando credibilidade.
Sistemas de Gestão como o Entregador Mobile da Nasajon conseguem solucionar essa questão de forma simples. A Marília nos conta que antes de ter acesso ao Entregador Mobile eles dependiam muito do entregador: “Era preciso esperar para que ele desse retorno e precisávamos procurar nas listagens em papel se a pessoa assinou ou não o recebimento. Gerava um arquivo de papel gigante pois toda essa documentação era guardada para futura consulta se necessário”.
O acesso às informações de forma rápida é essencial: “Perda de informação é prejuízo, ganho de informação é lucro”, diz Marília.
4- Dar apoio aos entregadores
Quando o produto chega na fase de entrega, ainda não é possível abaixar a guarda. É preciso acompanhar de perto e dar suporte aos entregadores de forma sistêmica. Imprevistos acontecem, um pneu pode furar e acabar atrasando uma entrega, por exemplo, mas se o entregador tem um canal rápido de contato com supervisores é possível contornar o imprevisto minimizando prejuízos.
5- Ter acesso a relatórios gerenciais
Ter acesso a relatórios gerenciais para verificar custos previstos e realizados é importante! Os gestores e CEO’s das empresas precisam ter 80% de seu tempo, ou mais, focados na qualidade de seus produtos/serviços finais e não em processos operacionais difusos.
Por esse motivo, depois de todo o processo concluído só é possível fazer melhor na próxima entrega se você tiver dados para analisar. Se algo saiu errado, se o custo da entrega foi alto ou até mesmo se tudo correu bem, você precisará ter em mãos relatórios que lhe apresentem todos os passos que foram dados e assim possa entender de que forma sua equipe irá conseguir fazer ainda melhor na próxima entrega.
A Marília sabe o quanto os relatórios facilitam sua vida: “Quando eu preciso saber qual o volume de saída que eu tive de um SKU específico em um trimestre. Como eu vou saber isso em uma planilha de excel? Eu vou ter que juntar várias, aplicar fórmula e em um sistema de gestão você tem acesso a relatórios em que você aplica um filtro básico e ele já vai te dar a resposta muito rápida.”
Coloque em prática as dicas que apresentamos e tenha processos otimizados em sua área de logística. A Marília Camilo e a equipe de logística da EcoPapper colocaram em prática e puderam ver a mudança em seu dia a dia.
O último Sistema adquirido pela Ecopaper e em processo de implantação é o Entregador Mobile. “É um ciclo completo: hoje você faz o pedido, gera nota, se comunica com o financeiro e o ciclo comercial se encerra quando você faz a entrega – e a parte de avaliação ‘se foi positiva, negativa, se teve algum problema’ ainda não estava funcionando de forma precisa, ainda ficava alguma aresta. Hoje não acontece mais isso – estamos com o ciclo da operação fechado pois hoje temos ao alcance de todos os funcionários da empresa o acesso a informação das entregas sem precisar pedir que o Gerente da Logística desloque um funcionário para procurar a informação em um papel, o que otimiza muito o tempo!”
Hoje a Ecopapper possui um Sistema de Gestão Integrado que engloba CRM, Estoque, Persona, Finanças, Multinotas Arquivo, Roteirização e está em implantação do Entregador Mobile.
Conheça as soluções que a Nasajon Sistemas oferece hoje para o ramo de Logística e Distribuição
O PCP é um software integrado ao ERP Nasajon desenvolvido para indústrias que desejam ter o controle total das operações, desde a gestão fiscal à produção.
Otimização da gestão de compras e das operações, através de atendimento ágil aos clientes e racionamento de custos de estoque para aumentar sua rentabilidade e crescimento. O software disponibiliza informações e relatórios que auxiliam a administração do estoque e sugere quantidades e períodos de reposição para atender às vendas.
O software assegura transparência e organização nas principais etapas do processo de compras: solicitação, requisição, pedido e conferência de entrada. De forma automatizada, você identifica as melhores condições em cotações com fornecedores e assegura o cumprimento dos processos fiscais, administrativos e físicos.
Roteirização
Com o Roteirização Nasajon, o roteiro de transporte de mercadorias da sua empresa ganha uma análise estratégica com o cruzamento de diversas variáveis como frota, capacidade, volume, locais etc. Conte, ainda, com uma avaliação em tempo real das rotas considerando congestionamentos e desvios por meio da integração com o Google Maps.
O Pedidos Mobile elimina os erros de digitação e o tempo antes dedicado aos lançamentos e à comunicação com a retaguarda poderá ser aplicado numa venda mais estratégica.
Com sugestões baseadas no histórico de cada cliente e o levantamento de dados sobre as vendas perdidas, a sua equipe comercial potencializa a lucratividade da operação.
O Entregador Mobile é um aplicativo que possibilita o controle de entregas de mercadorias por parte do colaborador e da empresa. O software conta com rastreio por GPS, assinatura digital para certificação de que a entrega foi finalizada e gerência em tempo real do status das entregas.
Agende uma demonstração e conheça de perto tudo o que o ERP Nasajon pode fazer por sua empresa!
Por Isabela Lima