Você sabe o que avaliar para contratar um ERP? Atualmente, existem muitos sistemas de gestão integrada no mercado, porém, nem todos oferecem os benefícios de um software ERP e nem mesmo são capazes de atender às necessidades da sua empresa. Para fazer isso, é preciso, primeiro, entender o funcionamento da sua companhia.
Para tanto, antes mesmo de contratar um software, seja ele qual for, será impreterível fazer um mapeamento de todos os departamentos e processos, de maneira que você possa ter amplo conhecimento de tudo o que envolve o funcionamento do negócio, que se conheçam as reais necessidades da organização e que não se cometam erros na escolha ou implantação.
A seguir, serão apresentados os pontos que você deve considerar e observar ao escolher um ERP completo, eficiente e que atenda às necessidades recursos da sua organização e gestão.
Opções de integração
Na lista de benefícios de um sistema ERP, encontramos a integração e organização de todas as informações e processos do seu negócio. No entanto, como dito, nem todo software encontrado no mercado oferece integrações eficientes. Portanto, o primeiro ponto a ser observado e colocado na sua pauta sobre o que avaliar para contratar ERP é o tipo de integração.
As opções mais comuns desse processo de centralização e união de informações são por meio da comunicação entre sistemas, bancos de dados e por Interface de Programação de Aplicativos (API). Confira como cada uma dessas alternativas funcionam.
Há situações em que as empresas precisam integrar mais de um sistema. Com isso, para ter processos organizados e eficientes que disponibilizem dados atualizados e em tempo real, é necessária uma ferramenta para integrar esses sistemas e fazer uma conversão, de maneira que uma envie informações para a outra. À vista disso, é importante escolher um ERP que permita 100% de sincronização com outros sistemas, ou seja, que disponibilize a funcionalidade de comunicação entre os softwares.
Os bancos de dados, por sua vez, são uma união ou coleção de informações que podem ser acessadas de maneira organizada e fácil por aqueles ques estão liberdados a ter acesso a elas. Para tal, os bancos mais inovadores funcionam pela nuvem, ou seja, não é necessário fazer modificações nem mesmo investimentos em infraestrutura para comportar um servidor na sua empresa. Além disso, esses bancos evitam que as suas informações sejam violadas ou alteradas por terceiros.
Já a integração por API é uma forma ainda mais avançada do que usar os sistemas que precisam de uma ferramenta intermediadora para integrar dois sistemas. Quando a incorporação de informações é feita por meio de um módulo API, a comunicação e consistência de informações será mais eficiente e confiável.
Processo de implantação
Outro ponto que você precisa avaliar para contratar um ERP não diz respeito ao software em si, mas a seu processo de implantação e suporte. Esse fator precisa ser estudado e levantado, porque o processo de inserção de novos sistemas deve ser feito com muita cautela e por suportes que entendam aquele software a fundo.
É comum encontrar empresas que oferecem o ERP, mas não a implantação e suporte, deixando esses processos por conta de terceiros. No entanto, quando isso acontece, a qualidade no atendimento é consideravelmente prejudicada, afinal, ninguém melhor para trabalhar um processo de implantação do que a empresa que desenvolve o programa, certo?
Muitos problemas podem ser gerados com a introdução de sistemas por terceiros, o principal sendo a falta de suporte. Assim, caso você venha a ter problemas com o ERP, nem sempre terá suas dúvidas sanadas em tempo hábil.
Dessa maneira, o mais indicado e adequado é optar por empresas que disponibilizem o software de integração ERP e que disponham de um suporte com equipe própria e dedicada a isso, como acontece na Nasajon Sistemas.
Segurança e confiabilidade de dados
Além de potencializar e proporcionar mais inteligência e organização aos seus processos gerenciais, outro ponto da pauta sobre o que avaliar para contratar um ERP é a segurança e confiabilidade de dados financeiros, tributários e contábeis.
Em outras palavras, além de centralizar e integrar as informações do negócio, é preciso que o ERP tenha funcionalidades relacionadas à segurança de dados, sejam eles sigilosos ou não. Afinal, há terceiros mal-intencionados que não podem ter acesso a determinadas informações.
Para isso, além de mapear os processos e fazer um diagnóstico muito bem estruturado sobre toda a organização, é preciso ter em mente que a segurança envolve dois fatores: processos e pessoas. Um bom ERP pensa em eliminar qualquer tipo de brecha que permita o vazamento ou acesso de indivíduos não autorizados.
A perda de dados valiosos é uma situação que falha deve acontecer com um sistema ERP. Esse ponto está relacionado à confiabilidade de informações que passam por esse sistema.
Para avaliar tal aspecto na contratação de um software de integração, analise se o sistema do seu fornecedor oferece um banco de dados robusto, isto é, se suporta um grande volume de informações e dados valiosos sem que perca a estabilidade e segurança deles.
No mais, verifique as opções de backup e configurações do servidor, de maneira que possa manter a confiabilidade e não venha a ter problemas físicos. Vale ressaltar que um bom sistema realiza esses processos automaticamente durante a inserção e integração de dados, mas cabe o diagnóstico antes da contratação.
Opções para se manter em dia com a legislação e obrigações fiscais
O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos e isso não é novidade. Por isso, manter o seu negócio em dia com as obrigações legais e fiscais não é tarefa fácil. Então, se, após o mapeamento e estudo de processos, for identificada a necessidade de um ERP com módulos de gestão contábil, escrituração fiscal e adequação ao eSocial, fique atento a alguns pontos.
Ao estudar o que avaliar para contratar um ERP de âmbito contábil, verifique se o software é compatível com todos os regimes tributários e se permite a integração de dados, mesmo se a sua empresa tiver outros grupos e filiais, de maneira que possa gerar escriturações digitais seguras e com informações reais e atualizadas; caso contrário, o seu Sped não será validado, e penalidades podem ocorrer.
Já em relação às funcionalidades legislativas, o que se espera é que o software ajude a manter a organização em dia, certo? No entanto, nem todo sistema permite isso.
Para identificar um bom ERP, faça um levantamento sobre as opções de escrituração legal e como as funções do sistema podem ajudar a deixar o negócio em dia com as obrigações legais. Caso contrário, não há sentido na contratação, concorda?
Os pontos citados são imprescindíveis e devem ser levados em consideração ao pautar o que avaliar para contratar ERP, pois são estratégicos, permitindo um eficiente processo de implantação e funcionamento na sua empresa.
Se você que ter acesso a essas funcionalidades, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções em ERP!