Fim de ano fiscal: boas práticas para o encerramento contábil de 2024

Primordialmente, o fim de ano fiscal e o encerramento contábil são fases cruciais para empresas de todos os tamanhos. Esses processos envolvem a finalização das operações financeiras do ano que passou e a preparação para o próximo período, garantindo conformidade fiscal e planejamento adequado. Além disso, o uso de ferramentas, como sistemas ERP e automação contábil, pode evitar erros e multas, assegurando uma transição suave entre os anos fiscais.

Com isso, este artigo discute boas práticas para o encerramento contábil anual, bem como a preparação do planejamento tributário e orçamentário, destacando a importância da compliance fiscal e o uso de tecnologias como ERP em nuvem e inteligência artificial (IA).

A importância do encerramento contábil anual

O encerramento contábil anual é um processo essencial que envolve a compilação e análise de todas as operações financeiras da empresa ao longo do ano. Dessa forma, o procedimento é crucial não apenas para cumprir obrigações legais e fiscais, mas também para outros aspectos, como:

01. Avaliar o desempenho financeiro da organização.

02. Identificar oportunidades de melhoria e planejar de forma estratégica para o próximo exercício.

03. Obtenção de dados para o estabelecimento de metas e orçamentos para o ano seguinte. 

De acordo com a Secretaria da Economia de Goiás, é necessário seguir um rigoroso conjunto de procedimentos, como a reconciliação de contas, a apuração de tributos e a geração de relatórios financeiros obrigatórios. Por isso, esse processo deve ser realizado de forma estruturada para evitar falhas que possam resultar em sanções fiscais e multas pesadas.

Compliance fiscal: como evitar erros e multas

Principalmente, a compliance fiscal refere-se ao cumprimento de todas as obrigações tributárias e legais por parte de uma empresa. Erros no encerramento contábil podem gerar sérias consequências, como multas ou até penalidades criminais, dependendo da gravidade da infração. De acordo com estudo da consultoria EY, 47% das empresas enfrentam dificuldades com a complexidade da legislação tributária , o que aumenta a importância de utilizar sistemas adequados para garantir a precisão nos processos fiscais.

Portanto, para evitar erros e multas, uma das melhores práticas é o uso de sistemas de automação contábil e ERPs. Essas ferramentas integram informações financeiras em tempo real, eliminando a necessidade de cálculos manuais, que estão mais suscetíveis a erros humanos. Além disso, os ERPs em nuvem garantem que as empresas tenham acesso contínuo e seguro aos dados, facilitando o acompanhamento das obrigações fiscais em diferentes jurisdições.

Garantindo mais eficiência no fim de ano fiscal

Dessa maneira, após entender a sua importância, podemos entender como cumprir com as obrigações de forma eficiente. Com isso, alguns passos importantes são necessários nesse processo, como:

01. Organização de documentos: garantir que todos os documentos importantes estejam organizados e separados. Essa medida facilita a preparação de relatórios financeiros e a identificação de possíveis problemas ou discrepâncias que precisam ser corrigidas antes do fechamento do ano.

02. Revisão fiscal completa: analisar cuidadosamente se a empresa está em conformidade com todas as regulamentações. Uma revisão detalhada é essencial para conferir possíveis omissões ou erros, além de ajudar a identificar oportunidades de economia tributária.

03. Submissão das declarações fiscais: assegurar conformidade e regularidade de declarações para efetivar o fim do ano fiscal. Nessa etapa, é fundamental acompanhar as alterações nas leis fiscais e manter todos os registros detalhados e atualizados. 

Planejamento tributário: reduzindo custos de forma legal

Posteriormente, o planejamento tributário é uma estratégia utilizada para reduzir a carga tributária de forma legal, aproveitando benefícios, isenções e incentivos que podem estar disponíveis. No entanto, é fundamental que esse planejamento seja feito de acordo com a legislação vigente, respeitando os limites impostos pelo fisco.

Por isso, para o próximo ano, é recomendável que as empresas revisem suas operações tributárias utilizando soluções tecnológicas que ajudem a identificar áreas de otimização. Segundo um artigo publicado no blog da Caju, o planejamento tributário deve começar antes do fechamento do exercício atual. Dessa forma, é possível ajustar possíveis lacunas no controle de receitas e despesas que possam impactar negativamente a saúde financeira da empresa no ano seguinte.

Ademais, a inteligência artificial (IA) também pode ser uma aliada nesse processo. Nesse sentido, a IA fornece análises preditivas que ajudam a identificar oportunidades de redução de impostos e riscos fiscais com base em grandes volumes de dados históricos e tendências de mercado.

Planejamento orçamentário: estabelecendo metas realistas

Por conseguinte, o planejamento orçamentário é outra etapa crucial para garantir a saúde financeira da empresa no próximo ano. Nesse sentido, o processo envolve a definição de metas de receita, despesas e investimentos com base na performance do exercício anterior. Com isso, a análise precisa de dados financeiros históricos é essencial para esse planejamento, e o uso de um ERP moderno, com funcionalidades de gestão orçamentária, pode simplificar essa tarefa.

De acordo com a Nota Técnica da CNM, os gestores devem prestar especial atenção à reconciliação de contas e aos ajustes orçamentários ao final do exercício. Essa necessidade se dá pois esses elementos fornecem uma base sólida para a previsão financeira do ano seguinte. Com isso, o uso de ERPs em nuvem com módulos de análise financeira pode facilitar a criação de previsões mais realistas e ajustadas à realidade do mercado.

Uso de ERP na Nuvem e Inteligência Artificial para análise financeira e contábil

Em suma, as empresas que adotam sistemas de ERP em nuvem e inteligência artificial estão na vanguarda da transformação digital no setor contábil. Desse modo, essas tecnologias permitem o acesso seguro e em tempo real a dados financeiros e contábeis, eliminando a necessidade de armazenar grandes volumes de documentos físicos e simplificando o acesso remoto às informações.

Além disso, a integração de inteligência artificial nos ERPs permite a automação de análises financeiras complexas, auxiliando na detecção de padrões e anomalias que poderiam passar despercebidos por análises manuais. Segundo dados da PwC, empresas que utilizam IA para análise de dados financeiros registram uma redução de até 40% no tempo necessário para o fechamento contábil .

Por outro lado, uma tendência crescente é o uso de sistemas de gestão na nuvem para garantir a continuidade operacional, mesmo em situações de crise ou interrupções. Por conseuência, a flexibilidade proporcionada pela nuvem permite que empresas realizem o encerramento contábil de qualquer lugar, aumentando a eficiência e segurança dos processos.

Preparando-se para o futuro com automação e planejamento

Por fim, o fim de ano fiscal e o encerramento contábil, junto da preparação para o próximo ano, requerem planejamento, precisão e compliance fiscal. Por isso, as empresas que investem em tecnologias de automação contábil, conseguem não apenas evitar erros e multas, mas também otimizar seus processos fiscais e financeiros.

Desse modo, com um planejamento tributário e orçamentário bem estruturado, apoiado por ferramentas de análise avançada, as empresas podem garantir maior segurança fiscal e competitividade no mercado. A adoção dessas tecnologias, portanto, não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade para aquelas que buscam crescer de forma sustentável e em conformidade com a legislação vigente.

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