O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Funciona como uma identificação virtual para que você possa assinar documentos com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
O Certificado Digital existe desde 2001, quando a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24/8/2001, foi aprovada e atribuiu-se validade jurídica aos documentos assinados por esse meio. Em março de 2020, quando muitos de nós precisamos aderir a modalidade Home Office e respeitar o distanciamento social, as assinaturas eletrônicas se tornaram essenciais para que contratos e outros documentos pudessem ser assinados com o mesmo valor jurídico de antes.
De acordo com André Luiz Fischer, coordenador dos estudos sobre Home Office na Fundação Instituto de Administração (FIA), o isolamento e a necessidade de trabalho remoto gerada pela pandemia acelerou o processo de migração para o sistema de Home Office. “O isolamento provocou um aprendizado forçado e imediato de ferramentas que antes apenas conhecíamos como facilitadoras de conversas e encontros virtuais sociais. Tornaram-se instrumentos de trabalho e deram certo”, destacou.
Começamos, então, a escutar muito por aí a expressão “certificado digital”, mas sei que ainda existem muitas dúvidas sobre o tema: Para que servem os certificados? Como utilizá-los? Eu preciso ter um certificado digital?
Neste artigo você vai entender tudo sobre os tipos de certificados digitais existentes, quais se adequam ao seu negócio e como você pode contratá-los para que sua empresa não corra riscos. Você lerá neste artigo:
- O que é o certificado Digital
- Para que serve o certificado digital
- Quais os tipos de certificados digitais
- Para que posso usar os certificados digitais em minha empresa?
- Como contratar um certificado digital?
- Certificados Digitais e a Nasajon
O que é o Certificado Digital?
Os certificados digitais são assinaturas virtuais que possuem validade jurídica, ou seja, substituem a assinatura de próprio punho autenticada no papel. Podem ser assinaturas de pessoa física ou jurídica.
Para que serve o certificado digital?
Os certificados digitais servem para validar a sua identidade ou de sua empresa para outras pessoas, empresas ou órgãos públicos. O que quero dizer com isso? Bom, com um certificado digital você pode assinar documentos virtualmente, consegue validar sua identidade para uso de sistemas on-line e, talvez o mais importante, se você é uma empresa, consegue acesso a sistemas eletrônicos restritos, principalmente de órgãos públicos on-line, como Receita Federal e INSS.
Abaixo separei alguns benefícios do uso de certificados digitais para você e seu negócio, veja:
Assinar documentos virtualmente
Imagine você em Home Office precisando assinar um documento importante naquele mesmo dia, pois se não estiver assinado sua empresa perde uma excelente oportunidade de venda? Imagine ainda que você dependerá de uma impressora, um motoboy, um cartório e novamente do motoboy para levar até o jurídico.
Você perderia muito tempo e gastaria muito mais em todo esse processo, não é mesmo? Com os certificados digitais a rotina é facilitada! Uma equipe eficiente em Home Office é aquela que não encontra empecilhos para assinar documentos e ter acesso a ambientes que antes eram físicos na empresa.
- Praticidade: com um certificado digital você pode assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora e não depende da ida ao cartório para reconhecimento de firma;
- Economia de insumos: com a assinatura virtual você economiza papel e tinta da impressão do documento
Trabalhar em ambientes virtuais
Para ter acesso a certas áreas no sistema da sua empresa, privilegiando a segurança dos dados, você deverá fazer a validação de sua identidade através de um certificado digital. Dessa forma, profissionais de diversas áreas podem realizar atividades à distância sem colocar as informações da empresa em risco..
Para esse uso, consigo pensar em 4 benefícios muito importantes:
- Segurança: você comprova sua identidade antes de acessar seu ambiente de trabalho virtual o que garante a segurança no acesso a dados confidenciais;
- Eficiência: você não desperdiça tempo com serviços burocráticos e pode pensar e realizar aquilo que realmente importa para seus resultados;
- Comodidade: você consegue resolver tudo que conseguiria fazer presencialmente agora de forma virtual, de sua própria casa, se desejar;
- Economia de insumos: com a assinatura virtual você economiza papel e tinta da impressão do documento.
Acessar sistemas eletrônicos governamentais
Este é um ponto importantíssimo! Mesmo que você não estivesse convencido de que ter um certificado digital é necessário, ao avaliar esse tópico é provável que mude de opinião.
Os órgãos governamentais exigem a confirmação de identidade por meio de certificados digitais para liberar o acesso tanto para consulta, como recebimento e envio de informações.
- Segurança: As informações permanecem em sigilo e não podem ser violadas;
- Comodidade: você consegue resolver tudo que conseguiria fazer presencialmente agora de forma virtual de onde estiver;
- Eficiência: você não desperdiça tempo com serviços burocráticos e pode pensar e realizar aquilo que realmente importa para seus resultados;
Quais os tipos de Certificados Digitais existentes?
Existem certificados digitais para sigilo de informação e àqueles para assinatura virtual. São 12 tipos no total, sendo 4 relacionados com sigilo (S1, S2, S3 e S4) e 8 com assinatura digital (A1, A2, A3, A4, T3,T4, A CF-e-SAT e OM-BR).
Neste artigo vamos focar naqueles mais usados, que são os certificados A1, A3 e S1. Abaixo apresento as características e diferenças entre eles para ficar mais claro!
Certificados Digitais do Tipo A
Esse é o tipo mais usado hoje, tanto por empresas quanto por pessoas, e serve para identificar o usuário e seu documento, comprovando que não houve nenhuma adulteração, além de autenticar a operação realizada. Existem duas subcategorias mais usadas nesse tipo de certificado, o A1 e o A3, que se diferenciam pela forma como as chaves criptográficas são geradas e armazenadas.
- Certificado A1
O certificado digital do tipo A1 não precisa tokens ou smart cards (como pendrives) podendo, portanto, ser utilizado em vários computadores para validação de dados. Tem validade de 1 ano.
- Certificado A3
O certificado digital do tipo A3 precisa de token ou smart card, ou seja, precisa de uma estrutura física onde fica armazenado para autenticação dos dados. Sendo assim, só pode ser usado em um computador. Esse certificado tem validade de 1 a 3 anos.
Exemplos de certificados do tipo A:
- e-CPF
Versão digital do seu CPF. Usado por pessoas físicas e contadores autônomos.
- e-CNPJ
Versão digital do CNPJ de sua empresa. Usado por pessoas jurídicas.
- e-MEI
Identidade digital para Micro empreendedores Individuais.
- NF-e
Nota Fiscal digital gerada pela empresa que está realizando a transação comercial.
- e-Saúde
Identidade digital usada por profissionais da área de saúde para assinar digitalmente uma receita, atestado ou pedido médico para exames.
- e-Jurídico
Identidade digital usada por advogados inscritos na OAB para acessar processos e assinar documentos, petições, pareceres e procurações com agilidade e segurança.
Todos esses exemplos você encontra nas versões A1 e A3. A escolha é feita por você levando em consideração o que melhor se encaixa ao seu perfil.
Certificados Digitais do Tipo S
Os certificados digitais do Tipo S têm como objetivo garantir sigilo para informações, criptografando-as para que só possam ser acessadas por quem for autorizado.
Esse tipo de certificado é recomendável para pessoas e empresas que precisam proteger digitalmente informações de valor.
Para que posso usar os certificados digitais em minha empresa?
Nesse ponto você deve ter percebido que enquanto empresa existem alguns certificados imprescindíveis para sua operação, principalmente para se relacionar com órgãos públicos.
Confira abaixo os usos possíveis em sua empresa:
e-Social: Para acessar o sistema você precisa de um certificado digital. O e-Social centraliza as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
NF-e: para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é preciso ter um certificado digital que comprove sua identidade.
e-CAC: para ter acesso ao Portal de Atendimento da Receita Federal será necessário o uso de um certificado digital que comprove sua identidade. O e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) é o portal de serviços que permite a comunicação via internet entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil (RFB).
Como contratar um certificado digital?
Você já entendeu os usos dos certificados, já poderá escolher os melhores tipos para sua empresa e agora precisa comprar um e não sabe como fazer? Bom, quem comercializa os certificados são as certificadoras.
Você deverá entrar em contato com uma e realizar a compra. Anualmente ou em até 3 anos, dependendo do tipo de certificado escolhido, você precisará renovar seu certificado, ou melhor, fará nova compra, pois após vencido ele não terá mais validade e será preciso adquirir um novo.
Certificados Digitais e a Nasajon
A Nasajon Sistemas tem suporte aos certificados dos tipos A1 e A3. Os sistemas em Nuvem usam somente o tipo A1.
Quer ajuda para escolher seu certificado ou precisa tirar dúvidas sobre o tema? Clique aqui e fale com a gente!
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Por Isabela Lima