O que é um ERP?
Você já se perguntou o que é um ERP? Entenda como um sistema de gestão integrada pode revolucionar o funcionamento de uma empresa.
O que é um ERP?
O Sistema de Gestão Empresarial, ERP, vem do inglês Enterprise Resource Planning. Em síntese, trata-se de um software corporativo que, por meio de aplicativos, integra os dados de uma empresa. A principio, o objetivo é garantir o fluxo correto de informações entre todos os departamentos.
Dessa forma, controlar e armazenar os dados de todos os processos. Como resultado, aumentar a produtividade da equipe. Nesse sentido, informações fornecidas em um dos sistemas são automaticamente atualizadas nos demais. Em resumo, o processo acontece via integração ou por compartilhamento de banco de dados.
No mais, o ERP fornece uma base confiável de informações. Logo, possibilita uma gestão estratégica e com tomada de decisões mais assertivas. Desse modo, aumenta a rentabilidade e impulsiona o crescimento da empresa.
Como o ERP funciona na prática
Sobretudo, o sistema armazena todos os dados da empresa e organiza suas informações. Posteriormente, garante maior praticidade aos processos. Além disso, tudo é documentado e contabilizado, permitindo a avaliação de cada estratégia.
Antes de tudo, os ERPs devem garantir a sincronização das informações. Como resultado, a empresa gera um fonte única de dados e assegura benefícios como:
- Diminuindo erros;
- Redução de retrabalho;
- Otimização de processos.
Consequentemente, o empresário e os gestores da empresa ficam em posse de informações corretas e atualizadas em tempo real. De tal forma que as tomadas de decisão contam com assertividade e eficácia.
O surgimento do ERP e sua evolução ao longo das últimas décadas
Primordialmente, é indispensável que empresas que queiram crescer tenham processos bem estruturados, organizados e ágeis. Pensando nisso, na década de 60, os empresários Oliver Wight e Joseph Orlicky criaram o primeiro sistema de automação: o MRP.
Em português, o Planejamento das Necessidades de Materiais teve sua primeira implantação nas indústrias Black & Decker. À primeira vista, a demanda surgiu pois as vendas aceleradas começaram a exigir a organização dos processos.
Ao longo dos anos, diversos segmentos adotaram a medida e o software precisou passar por adaptações. Dessa forma, a evolução foi chamada de MRP II, que, além de indústria, atendia a segmentos como vendas e financeiro.
Os processos de gestão visavam uma integração cada vez maior entre os setores da empresa. Com isso, o sistema focado apenas no processo produtivo, estoque e compras, tornou-se obsoleto. Surge, então, o ERP (Enterprise Resource Planning), uma nova maneira de fazer negócio.
O contexto histórico da época
Em paralelo, o pensamento contábil estava em constante progresso. Os grandes computadores que ocupavam as mesas dos contadores, processavam sistemas lentos, que não supriam as demandas que chegavam aos escritórios. Nesse sentido, as pilhas de papel aumentavam, colocando em risco informações e dados sigilosos.
Não demorou para que os sistemas empresariais começaram a abraçar o setor contábil. Afinal, ele é parte indispensável em todo o processo de gestão e foi incluído como um aplicativo essencial em um ERP.
O ERP, ou, Planejamento de Recursos Empresariais, oferece aos gestores pleno conhecimento da empresa via software. Isso acontece por meio de relatórios completos que auxiliam, sobretudo, em decisões estratégicas.
As divisões do ERP
Um ERP pode ser dividido de acordo com duas perspectivas:
Perspectiva Horizontal
Aplicativos básicos para o funcionamento de uma empresa e mais abrangentes para empresas que não exigem processos específicos. São comuns e necessários para os mais diferentes tipos de companhias.
Perspectiva Vertical
Trabalha com aplicativos específicos para cada segmento de mercado. Nesses casos, os sistemas contam com processos próprios de cada mercado, particularidades necessárias para a gestão de determinado tipo de negócio.
Como organizar a sua empresa para implantar um ERP?
Os sistemas trabalham em sincronia e as informações não são perdidas de um departamento para o outro. Com o ERP, é possível ter relatórios personalizados para agilizar a tomada de decisões e gerenciar a sua empresa.
Você poderá identificar qual departamento dá lucro e qual gera prejuízo, confrontar dados de loja, estoque, pagamentos a serem feitos e contas a receber. Alem disso, ter relatórios personalizados com o resultado da empresa e previsões do que está por vir.
Para que a execução o ERP ocorra com excelência, é preciso organizar os processos internos.
O Toyotismo nos trouxe a premissa de que a qualidade de um produto está intrinsecamente ligada à qualidade do processo que lhe deu origem. Este modelo de produção trouxe uma nova abordagem: ao invés de apenas verificar a qualidade dos produtos finais, preocupava-se em garantir a qualidade do processo que geraria o produto final.
A MOPE
Para garantir que o processo gere produtos com a qualidade esperada, o ideal é ter metodologia ao alcance. Dessa forma, é possível garantir a divisão de responsabilidades e atividades em cada setor da empresa. Uma das opções é a MOPE (Matriz de Operações e Processos Empresariais), um framework de processos, criado pela Nasajon em 2018.
Basicamente, é um mapeamento de processos genéricos encontrados em todas as empresas. Uma de suas funções é facilitar a visualização e a descrição de processos. A MOPE conta uma série de processos comuns, a partir deles é possível criar instâncias para usos específicos.
| Objetivos da MOPE |
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| Identificar e mapear as melhores práticas nos vários setores de mercado que atendemos. |
| Ajudar a fazer um levantamento correto e preciso da forma como operam os nossos clientes ou potenciais clientes. |
| Fazer um mapeamento correto das funcionalidades dos nossos sistemas e as necessidades dos nossos clientes. |
Melhorar os processos de venda e implantação dos nossos sistemas:
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Como a MOPE organiza as áreas de processo?
Construída com base no eTOM (framework de processos adotado pela indústria de telecomunicações mantido pela empresa TMForum), a MOPE se utiliza da mesma lógica de organização matricial dos processos nele presentes. Contudo, se diferencia por ser genérica, ou seja, não é voltada apenas a um nicho específico de empresas.
A MOPE possui colunas e linhas convergentes que representam áreas de processo. Veja a seguir como essa organização matricial é efetuada:
Colunas - Visão por tópicos de negócio
As colunas ou áreas de processo verticais são a representação de uma visão por tópicos do negócio e são divididas em dois grupos, conforme mostrado abaixo:
Estratégia, Infraestrutura e Produto
1Estratégia2Infraestrutura3Ciclo de Vida de Produtos e Serviços
Operações
4Suporte à Infraestrutura Operacional5Venda de Produtos e Serviços6Suporte e Garantia de Produtos e Serviços7Cancelamento de Produtos e Serviços8Faturamento e Garantia de Receita
Linhas – Visão departamentalizada do negócio
As linhas ou áreas de processo horizontais, representam uma visão departamentalizada do negócio:
Base – Processos de suporte
Na base da MOPE, temos os processos de suporte à operação da empresa, que possuem objetivos específicos, de acordo com cada item. Abaixo, você pode ver cada processo numerado da base, detalhadamente.
Processos de suporte - Descrição detalhada
ERP na prática: como funciona hoje
Os fluxos do ERP são diversos e variam de acordo com o segmento da empresa e/ou funcionalidades.
Vamos usar uma empresa atacadista como exemplo. O fluxo de vendas de um produto se inicia no CRM, aplicativo que registra toda a relação com o cliente por meio de indicadores para apoiar as vendas.
Quando um pedido é recebido, o sistema checa no estoque se o produto está disponível. Nessa etapa, existem dois cenários possíveis:
Neste processo, a venda do produto e a reposição do mesmo no estoque poupou até 85% de tempo dos processos analógicos de venda. Imagine se esta empresa ainda utilizasse planilhas de controle. Seria preciso buscar um produto manualmente e torcer para que ninguém tenha esquecido de dar baixa no estoque. Eventualmente, gerando falhas no processo e insatisfação do seu cliente.
Com todos os aplicativos do ERP integrados, as informações são atualizadas em tempo real e é possível gerar relatórios confiáveis, tornando a tomada de decisão mais fácil e ágil.
8 benefícios de um ERP
1Controle financeiro
As informações disponíveis em tempo real simplificam o controle financeiro. É possível ter acesso aos valores de entrada, saída e a receber, gastos por departamento e pontos de lucro e prejuízo. Isto garante segurança para planejar os próximos passos.
2Controle tributário
Os sistemas ERP são um braço direito quando chega a hora das entregas tributárias obrigatórias, porque são programados conforme a legislação vigente. Isto reduz as chances de perder o prazo ou declarar alguma informação inconsistente.
3Custos reduzidos
Com a visão ampla que um ERP permite ao seu negócio, é possível prever prejuízos, comparar propostas de fornecedores e analisar despesas, visualizando a real demanda da área e fazendo ajustes estratégicos quando necessários.
4Resultado garantido
O retorno do investimento do sistema é garantido, afinal, as empresas que implantam o ERP crescem 35% mais rápido. A integração de dados agiliza os processos, o que torna a empresa muito mais integrada e eficiente para satisfazer os clientes.
5Processos otimizados
As empresas que possuem um ERP são 10% mais produtivas porque, com a integração de dados, os processos ocorrem de maneira mais ágil. As informações não ficam paradas e a gestão pode checar o andamento de uma etapa em tempo real.
6Maior produtividade da equipe
Com a integração de departamentos, as informações são sincronizadas em todas as áreas, o que reduz o retrabalho e aumenta a produtividade da equipe. Além disso, os dados estão disponíveis automaticamente.
7Dados gerenciais inteligentes
O sistema permite a geração de relatórios personalizados para analisar resultados, receitas, lucros e gastos. As informações ficam disponíveis para o planejamento da empresa, facilitando o foco nas metas.
8Segurança das informações
O ERP armazena informações confidenciais de sua empresa e seus clientes em uma base segura. É possível controlar os acessos de cada usuário com senhas individuais e o histórico de uso disponibilizado pelo sistema.
O que esperar do ERP no futuro?
O ERP será cada vez mais personalizado para cada cliente. As soluções genéricas, que precisam ser configurados e customizados, com tarefas que podem levar meses para implantações, deixarão de existir. Em contrapartida, darão lugar aos ERPs de implantações rápidas, que poderão ser feitas em dias ou semanas. Isso será possível porque o cliente escolherá um ERP que já está totalmente configurado e preparado para a sua atividade. A atividade mais importante será a migração de dados para empresas médias e grandes, que não abdicarão de manter os seus dados passados.
O ERP será só na nuvem, o que já é uma tendência muito forte. E, muito em breve, se tornará a única opção.
A personalização dos ERPs para diferentes segmentos de mercado marcará o início de uma Era. A escolha não será mais por um ERP no modelo SAAS tradicional, tendo que escolher as funcionalidades. O foco será na compra do resultado final que se deseja atingir.
A Era XAAS dos ERPs
Logo, as empresas fornecedoras de ERP se tornarão empresas que prestam serviços por meio das tecnologias que desenvolvem. Será a Era do XAAS (Everything as a Service). Na Nasajon, já é possível notar esta Era com o projeto ANA, cujo objetivo é prestar serviços na área de gestão de pessoas.
A Era da integração entre sistemas e APIs REST também vai se intensificar. Isso permitirá, de forma muito simples, conectar o ERP a sistemas especializados em uma determinada função. Estas APIs ganharão cada vez importância para conectar o ERP à internet das coisas (IOT).
Atualmente, a Inteligência Artificial (IA) já começou a ser utilizada como ferramenta para resolver problemas conhecidos. Com isso, a IA ganhará um papel cada vez mais importante nos ERPs. Essa tecnologia será responsável pela interface com os usuários (chatbots e voz) e tarefas que, hoje, tomam tempo operacional. Além disso, análises e projeções financeiras e contábeis do futuro, contarão com a simulação de diferentes cenários. Como resultado, serão calculadas e projetadas em poucos minutos.
Eventualmente, o ERP como é conhecido hoje, atuará apenas nos bastidores. Em contrapartida, será possível interagir com ele por meio de voz e aplicativos de mensagens inseridos no cotidiano. Definitivamente, tudo será incrivelmente simples e o ERP será associado a um assistente gerencial da empresa na qual trabalhamos.