O tempo necessário para guardar documentos contábeis varia de acordo com a natureza de cada registro. Organizar e guardar esses arquivos pode ser trabalhoso, mas isso é muito importante.
Afinal, os profissionais que não cumprirem esses prazos estão sujeitos a penalidades da Receita Federal, e esses documentos são relevantes para defesa em processos fiscais e trabalhistas.
Guardar esses documentos é muito mais fácil com recursos modernos de contabilidade, que os disponibilizados pelo Nasajon Contábil. Leia o artigo até o final para saber como você pode usar a tecnologia contábil a seu favor.
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Qual é o tempo exigido para manter documentos contábeis
Os registros contábeis são classificados em três categorias: tributários, fiscais/comerciais e trabalhistas/previdenciários. Assim, eles exigem um período mínimo de guarda que varia de 5 anos a tempo indeterminado.
Documentos tributários
Documentos tributários são a categoria mais fácil de gerenciar, porque todos devem ser retidos por no mínimo 5 anos. Isso inclui registros como notas fiscais e comprovantes de recolhimento de impostos.
Documentos fiscais e comerciais
Arquivos fiscais e comerciais, em geral, expiram em cinco anos. Mas existem exceções, como:
- Títulos ou contratos de investimentos coletivos, que possuem prazo de 8 anos;
- Compensação mercantil, contrato de seguros/informação de valores, contrato de seguros pessoais, contratos previdenciários privados, novação e pagamentos mercantis, bem como títulos de capitalização, que expiram em 20 anos;
- Ações judiciais e administrativas, que devem ser guardadas por tempo indeterminado.
Documentos trabalhistas e previdenciários
Registros trabalhistas e previdenciários possuem prazo mínimo de 2 anos. Ainda assim, há arquivos dessa natureza que devem ser preservados por mais tempo, como:
- CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) e GPS (Guia de Previdência Social), que expiram em 10 anos;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), que devem ser mantidos por 20 anos;
- Depósito do FGTS, que tem prazo de 30 anos;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), que expira em 36 anos;
- Contrato de Trabalho e Ficha do Colaborador, que devem ser preservados por tempo indeterminado.
Otimize sua gestão de documentos contábeis com Nasajon Contábil
Nasajon Contábil ajuda a sua empresa a guardar seus documentos contábeis de forma segura por meio da nuvem. Isso possibilita que você tenha acesso aos seus arquivos em qualquer hora e lugar. Além disso, armazenar dados e documentos na nuvem evita perdas por descuido ou ataque hacker, por exemplo.
Também temos soluções para facilitar a entrega de obrigações fiscais, gestão financeira e contábil. Dessa forma, os seus colaboradores têm mais tempo para realizar tarefas de alto valor. Confira as funcionalidades do serviço:
- Possibilita trabalhar com vários exercícios simultaneamente, agilizando os lançamentos contábeis;
- Importação de notas XML automatizada;
- Recálculo automático dos períodos subsequentes;
- Geração dos arquivos magnéticos conforme layout oficial;
- Relatório dos indicadores econômicos e financeiros;
- Contabilidade por centro de custos e resultados com rateio;
- Parametrização e impressão das demonstrações contábeis consolidadas;
- Pesquisa e filtros que simplificam a localização e a correção de lançamentos;
- Diversos modelos de Planos de Contas compatíveis com as normas internacionais disponíveis.
A Marte Engenharia, empresa de gestão de energia, é uma das diversas companhias que elevaram a sua contabilidade com a nossa solução. “Agilizamos a entrega de nossas obrigações fiscais e tributárias, controle financeiro, controle de compras, rotinas de departamento pessoal, rotinas contábeis, relatórios gerenciais e tomadas de decisão. Tudo isso com facilidade de uso, sistemas integrados e atendimento profissional, sem perder a personalização, custo e flexibilidade”, afirma Marcelo Magalhães, gestor da Marte Engenharia.
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