Esteja preparado para reagir a desastres e garantir a continuidade dos seus negócios
Sempre que ocorre uma tragédia, além da natural comoção social que atinge as pessoas, é necessário extrair lições dos problemas causados, para que eles não se repitam.
No final de janeiro, uma tragédia abalou o coração financeiro da cidade do Rio de Janeiro. Três prédios comerciais desabaram e, além das vidas que foram perdidas, alguns clientes da Nasajon Sistemas que possuíam empresas nesses edifícios perderam seus negócios. Essas pessoas tiveram suas atividades profissionais interrompidas. Para a imprensa e o público em geral, os danos causados nessas organizações trará pouco impacto. São firmas de pequeno e médio porte. Mas, para os seus donos, são as empresas mais importantes de suas vidas.
As pessoas tendem a acreditar que situações extremamente trágicas como esta não estão propensas a ocorrer em seus cotidianos, mas a verdade é que sem determinadas atitudes preventivas, até as grandes corporações podem se ver diante de uma catástrofe de tamanha proporção.
A Nasajon Sistemas está acompanhando todo o drama enfrentado por seus clientes que perderam tudo no desastre e, a partir disso, destacou uma série de lições que, com toda certeza, servirão para que você repense a maneira como administra o seu negócio.
1- Antes de tudo, desenvolva uma análise de riscos
Ao iniciar qualquer projeto, deve-se levar em conta questões lógicas – mas comumente deixadas de lado – como realizar uma análise do ambiente físico, incluindo o da vizinhança. E nesse ponto, o acontecido no Rio deixou uma lição muito clara: aparentemente, dois prédios estavam bem, mas foram levados à baixo por apenas um deles, que apresentava problemas estruturais. Por isso, a análise de riscos não deve ser considerada apenas como um processo burocrático, e sim como uma atividade contínua que exige revisão periódica, principalmente quando surgem novas circunstâncias, como mudanças tecnológicas e organizacionais na empresa.
Rachaduras, cheiro de gás, infiltrações, portas que fecham com dificuldade, dentre outros, podem ser sintomas de que algo não está bem. Obras em prédios vizinhos ou obras públicas nos arredores também devem ser observadas e caso algo de estranho seja notado, a Defesa Civil tem de ser acionada.
2- Elabore um plano de contingência
Outro ponto muito importante é a necessidade de haver um plano de contingência – também chamado de plano “B” – que contemple os principais problemas que a organização enfrentará. O desenvolvimento e a implementação desse projeto é um processo que consome tempo, mas que não pode ser deixado de lado. Será ele que, em uma situação de crise, possibilitará a continuidade das operações do seu negócio. Para saber se a sua empresa encontra-se preparada para qualquer eventual contingência, não precisa ir muito longe: basta analisar qual seria o impacto no seu negócio, caso ocorra determinado problema e como a empresa está preparada para tal situação.
3 – Muita atenção na hora de contratar o seguro
Algo imprescindível quando se decide iniciar um negócio comercial ou residencial é contratar um seguro e observar o ambiente no qual ele está inserido. Zenaide Ferreira, cliente da Nasajon Sistemas e dona do grupo Realcad, empresa que funcionava em um dos prédios atingidos, chama a atenção para a importância de se realizar uma escolha minuciosa das coberturas. Ela conta que quando contratou o seguro, não havia nenhuma cláusula onde constasse a situação de desmoronamento e, por esse motivo, corre o risco de ficar desamparada pela seguradora. “Estamos nos mantendo de pé porque possuímos uma equipe unida e contamos com a solidariedade de muitas pessoas, mas a lição que ficou é a de no futuro, dar uma atenção especial às condições cobertas pelo seguro”, comenta ela.
4- Faça backup dos arquivos
Já Mauber Maciel, contador da Primacy Idiomas e cliente da Nasajon, que trabalhava em um dos edifícios que caíram, alerta para a importância de um backup externo. Ele afirma que sua empresa realizava o procedimento corretamente, mas que, justo no dia do desabamento, um dos funcionários precisou levar o HD para a empresa e o equipamento encontrava-se dentro do prédio no momento do acidente. Isso prova que ter apenas um backup de seus documentos pode ser perigoso, pois nunca se sabe o que pode acontecer. As mídias estragam com o tempo e também têm a tendência de simplesmente sumirem. Além disso, outros imprevistos podem ocorrer, como no caso da empresa do Mauber.
Por isso, sempre tenha uma cópia extra! Lembre-se que o bem mais valioso da sua empresa é a informação e que em hipótese alguma vale a pena correr o risco.