A inadimplência é uma questão que sempre está presente no dia a dia de quem vende produtos ou serviços, e é praticamente impossível evitá-la. Nesse sentido, a régua de cobrança é uma grande aliada, aplicando diferentes abordagens no processo de cobrança de inadimplentes.
Em um cenário ideal, todos os clientes pagariam em dia pelos serviços contratados e compras realizadas, mas no mundo real não é bem assim que acontece. Por esse motivo, é necessário investir o máximo de esforço para melhorar esse cenário e manter um fluxo de caixa saudável. De forma que, essa situação não acarrete muitos transtornos.
Esse artigo trata de uma ferramenta essencial a quem deseja atingir esse objetivo e detalha como o ERP Nasajon pode contribuir.
- Quais são as causas da inadimplência?
- Como reduzir inadimplência com gestão de cobrança
- A régua de cobrança
- Otimize sua a régua de cobrança com o ERP Nasajon
Quais são as causas da inadimplência?
Existem diversos motivos que levam à inadimplência e é importante compreender que nem sempre o atraso é proposital. Muitas vezes ele ocorre por esquecimento, desorganização, falta de planejamento, um imprevisto, uma emergência, negligência com as datas, etc.
Sendo assim, há muitos casos em que apenas realizar a cobrança de forma adequada já é suficiente para evitar um cenário negativo.
Uma grande dificuldade enfrentada pelas empresas é definir como devem se portar diante desse cenário. Cobrar um cliente em débito é desconfortável para ambas as partes, por isso é necessário saber se comunicar de forma leve e respeitosa, mantendo um bom relacionamento.
Como reduzir inadimplência com gestão de cobrança
De acordo com o Sebrae, “a redução das perdas ligadas à inadimplência passa pelo controle da evolução dos recebimentos e pela previsão de um conjunto de ações a implementar quando se verifica um atraso”.
Deve-se controlar como a cobrança será conduzida, com que frequência será feita e quais ações devem ser tomadas caso o cliente continue em atraso.
Mas dependendo da quantidade de clientes, todo esse controle demanda um esforço enorme da equipe financeira se feito de forma manual. Isso acaba comprometendo a produtividade da equipe, que poderia estar dedicada a atividades mais estratégicas.
A régua de cobrança
Ainda de acordo com o Sebrae, “as empresas que conseguem melhor ressarcimento das quantias devidas são aquelas que já têm pronto um ‘manual de cobrança’ para agir frente à inadimplência”, ou seja, uma régua de cobrança.
Trata-se de um processo cujo intuito, além de prevenir a inadimplência, é padronizar a gestão de recebimentos, facilitando a identificação dos débitos, evitando erros e esquecimentos, e orientando a tomada de decisões em caso de inadimplência. “Esse processo é fundamental para profissionalizar o processo de cobrança na sua empresa”, defende a Flytour, agência de viagens a negócio com mais de seis mil clientes.
O processo é composto por uma série de etapas que se iniciam após a venda e se encerram no pagamento ou cancelamento do serviço. Entre essas etapas está, por exemplo, o envio de lembretes aos clientes quando o vencimento de uma cobrança se aproxima; envio de cobranças quando há atraso; a suspensão e o cancelamento de serviços, entre outros.
Aplicar uma régua manualmente é possível e há quem ainda trabalhe dessa maneira.
Apesar disso diminuir a probabilidade de uma cobrança ser esquecida, ainda não elimina totalmente o risco de erros. Por esse motivo, o ideal é utilizar uma ferramenta que automatize o máximo possível esse processo.
Otimize sua a régua de cobrança com o ERP Nasajon
O ERP Nasajon implementa uma ferramenta completamente automatizada, que oferece suporte a todas as etapas da cobrança e evita o que a Serasa Experian considera como um dos principais erros cometidos pelas empresas ao utilizar a régua de cobrança: o baixo de índice de automação.
Ainda segundo a Serasa Experian, outro erro comum é não segmentar os clientes, realizando a cobrança da mesma forma para todos, sem considerar o seu perfil, seu histórico de relacionamento com a empresa ou os produtos e serviços adquiridos.
Como solução para esta questão, o ERP Nasajon permite o cadastro de inúmeras réguas, personalizando a cobrança para cada perfil de cliente.
Além disso, a quantidade de etapas em cada régua é ilimitada e elas podem ser configuradas de acordo com a origem de cada cobrança. Assim, a ferramenta pode ser adaptada conforme a necessidade da equipe financeira.
Parametrização na régua de cobrança
Cada empresa possui seus próprios termos para considerar se um cliente está inadimplente ou não.
Por exemplo, para alguns serviços, só se considera inadimplência um atraso de pelo menos trinta dias, enquanto para outros um único dia de atraso no pagamento já é suficiente para gerar a suspensão dos serviços.
Com a ferramenta implementada pelo ERP Nasajon, é possível definir o número de dias de atraso em que o cliente passa a ser considerado inadimplente e incluí-lo automaticamente nessa categoria quando ele atender ao critério.
Envio de e-mails
É possível também programar o envio automático de e-mails de diversos tipos, como lembretes a serem enviados antes do vencimento, notificações de atraso e cobranças mais incisivas na medida em que se estende o atraso daquele pagamento.
Além disso, o template de cada um desses e-mails é totalmente configurável pela equipe financeira, que dispõe de informações como emissão, vencimento e valor da cobrança, entre outras informações.
Processo operacional na régua de cobrança
Uma vez configuradas as réguas de cobrança e associadas à carteira de clientes, inicializa-se a ferramenta através de uma análise diária. Assim, o sistema avalia a situação corrente de todas as cobranças e efetiva as ações em cada uma das réguas cadastradas.
Antes da execução dessas ações, um dashboard é apresentado ao usuário para confirmação ou para análise mais criteriosa de algo que pareça atípico. Após a análise, o sistema armazena ainda um histórico de todas as ações realizadas, assim como das cobranças que as geraram.
Outros recursos
O ERP Nasajon também dispõe das seguintes funcionalidades:
- 1- A eliminação dos pontos de fidelidade do cliente devedor, caso a empresa trabalhe com essa modalidade de benefícios;
- 2- A possibilidade de ativar restrições de serviço ao cadastro daquele cliente e, compreendendo que essas restrições variam de uma empresa a outra, elas podem ser cadastradas e personalizadas no próprio ERP;
- 3- A suspensão e o cancelamento dos serviços, sendo possível definir diferentes prazos para que ocorra a suspensão, caso trate-se de uma cobrança que já esteja em renegociação e continue em inadimplência.
O ERP Nasajon oferece uma ferramenta completa para a gestão de cobranças, facilmente adaptável às necessidades da sua empresa, com ações automatizadas que vão desde o envio de lembretes de vencimento à suspensão e cancelamento de serviços, garantindo, assim, a confiabilidade no processo.
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