Há mitos que afirmam que o 5S é uma metodologia aplicada no chão de fábrica. A metodologia 5S é assim chamada devido às cinco palavras japonesas chamadas SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE. O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda uma empresa para a Qualidade Total por meio da organização e da disciplina no local de trabalho.
Conheça a origem do 5S, sua metodologia, suas fases e aplicações na rotina de um negócio.
Neste artigo, você vai encontrar:
- A origem da Metodologia 5S
- Os significados dos 5 princípios da Metodologia
- SEIRI: Senso de Utilização
- SEITON: Senso de Organização
- SEISO: Senso de Limpeza
- SEIKETSU: Senso de Normalização
- SHITSUKE: Senso de Disciplina
- Os benefícios da Metodologia 5S
- Como aplicar a Metodologia 5S nas empresas
- Pontos principais da Metodologia 5S
A origem da Metodologia 5S
A origem do método 5S é, realmente, industrial, criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Com a criação do 5S, o país buscava assegurar a qualidade dos processos e, com isso, manter a competitividade dos produtos japoneses. Atualmente, qualquer empresa, de qualquer porte, pode se beneficiar dos preceitos desta metodologia.
No entanto, o 5S é uma filosofia e não somente uma ferramenta de gestão.
A Toyota tornou-se o principal exemplo de empresa enxuta no mundo, usando uma filosofia baseada no 5S: a Lean Manufacturing. Para a Toyota, a Lean Manufacturing (“Manufatura enxuta ou esbelta”, em português) é uma filosofia de gestão que busca reduzir desperdícios enquanto aumenta a produtividade e competitividade. É também conhecida como Sistema Toyota de produção, que foca em reduzir sete tipos de desperdícios:
- Superprodução;
- Tempo de espera;
- Transporte;
- Excesso de processamento;
- Inventário;
- Movimento;
- Defeitos.
A Lean Manufacturing também pode ser aplicada em Engenharia de sistemas computacionais, Engenharia industrial, Engenharia eletrônica/elétrica e Engenharia de software.
Fundado em 1998 como o segundo instituto a ser criado no mundo com o intuito de disseminar o Sistema Lean, o Lean Institute Brasil (LIB) atua no Brasil seguindo o exemplo do instituto norte-americano, o Lean Enterprise Institute (LEI), fundado em 1997 por James Womack. Já em Portugal, a entidade que tem forte disseminação do conceito Lean Manufacturing é a Comunidade Lean Thinking.
Os significados dos princípios da Metodologia 5S
Com a aplicação deste método no ambiente de trabalho, busca-se promover a disciplina e a segurança dos processos, o que garante muito mais qualidade e produtividade.
O método é baseado na aplicação de 5 princípios representados pelas palavras em japonês:
- SEIRI
- SEITON
- SEISO
- SEIKETSU
- SHITSUKE
Conheça o que cada palavra revela e aprenda a colocá-las em prática:
SEIRI: Senso de Utilização
O senso de utilização engloba, principalmente, deixar no ambiente de trabalho apenas os materiais úteis, determinando quais devem ser considerados importantes e descartando ou destinando os demais materiais da maneira mais adequada.
Algumas perguntas podem ser feitas para que você consiga colocar o SEIRI em prática:
- Nós precisamos disso?
- O que devemos jogar fora?
- O que guardar?
- Onde isso pode ser útil?
É importante destacar que esta filosofia pode e deve ser aplicada não só na sua vida profissional como também em sua vida pessoal.
Se no momento de sua avaliação você não conseguir fazer estas perguntas, a orientação é separar o item e conferir em outro momento, mas não deixar de fazê-lo, ok?
Com esta simples ação, fazendo as perguntas certas, você e sua empresa podem chegar a alguns resultados muito importantes, como:
- Melhor controle de estoque;
- Redução de custos com itens;
- Facilidade de limpeza do ambiente;
- Ganho de espaço.
SEITON – Senso de Organização
Estabelecer um lugar para cada material identificando-os, disponibilizando-os e organizando-os conforme a frequência e o local de uso é o princípio da SEITON. Os materiais que são mais utilizados no dia dia devem ficar ao alcance da mão, de forma a facilitar o acesso imediato.
Para facilitar o processo, utilize locais específicos, placas, etiquetas, marcações e qualquer outra forma para sinalizar e chamar a atenção do usuário.
A pergunta que você pode fazer é : Como posso fazer para classificar isso?
Depois de feita a pergunta e iniciado o processo, você já pode pensar nos resultados que terá:
- Maior facilidade no dia a dia em localização de ferramentas e utensílios;
- Otimização de tempo na utilização;
- Menor tempo de deslocamento entre os espaços para realizar suas atividades;
- Redução de locais inseguros, pois terá uma visibilidade melhor de todo o ambiente.
SEISO: Senso de Limpeza
O princípio do SEISO é manter o ambiente de trabalho limpo e em ótimas condições operacionais. Melhor do que limpar é não sujar!
O SEISO, além de exercer a limpeza, prioriza o entendimento dos motivos que podem causar sujeira. Com isso, você pode estabelecer medidas preventivas que possam diminuir a necessidade de atividades de limpeza.
Então, vamos as perguntas que você pode fazer para si ou para a sua equipe:
- O que está causando a sujeira do ambiente?
- Quanto de limpeza é necessário para manter uma boa qualidade de vida no trabalho?
- Como a limpeza contribui para a melhoria do ambiente?
- Existe algum problema na manutenção da limpeza?
Uma dica bem legal é tirar fotos antes e depois da implementação da limpeza, pois assim você pode destacá-las como exemplo.
E quais resultados podemos alcançar?
- Melhor conservação dos equipamentos;
- Ambiente de trabalho saudável e limpo;
- Redução da possibilidade de acidentes.
SEIKETSU: Senso de Normalização
Garantir a manutenção e melhoria da saúde, das condições sanitárias e do ambiente de trabalho é um dos princípios do SEIKETSU. Depois da faxina recomendada pelo SEISO, chegou a hora de padronizar os processos e compartilhar os valores e as normas de comportamento que aprendemos nos passos anteriores, tornando-os parte da cultura da empresa para garantir a conscientização sobre as melhores atitudes a serem tomadas.
Uma excelente ideia é incentivar os demais colaboradores e membros da família – caso esteja aplicando o 5S no âmbito pessoal – para traduzir as necessidades, além das normas, fixando placas, cartazes, lembretes, como uma imagem, por exemplo, do antes e depois. Você também pode usar depoimentos de quem já está aplicando a filosofia.
Na etapa do SEIKETSU, a principal finalidade é garantir que os três primeiros “S” (utilização, organização e limpeza) não se percam.
E quais resultados você terá?
- Melhoria das marcações nas áreas comuns;
- Facilidade de localização e identificação de objetos;
- Melhoria nas sinalizações de segurança.
E agora o último e não mesmo importante que os demais – pois eles formam um conjunto de ações – há o SHITSUKE.
SHITSUKE: Senso de Disciplina
Comprometer-se com a aplicação das práticas do 5S e estabelecer rotinas de aplicação e supervisão faz parte do SHITSUKE. Estamos falando da “autodisciplina”.
Chegou a hora em que tudo vai depender da sua autogestão. Você precisa estar comprometido com as etapas anteriores, com o objetivo de controlar e manter a disciplina entre os colaboradores, para que todos os “S” sejam mantidos e aplicados continuamente.
Outro ponto importante para que tudo corra bem é que a ferramenta seja encarada não como dever, mas sim como uma filosofia de trabalho, pois você poderá alcançar benefícios a curto, médio e longo prazo.
Quais os benefícios da aplicação da metodologia 5S?
Com o passar do tempo, de acordo com sua aplicação, os processos se tornam mais organizados e sistematizados, pois você adquire maior facilidade para encontrar problemas, tornando as operações mais fáceis, reduzindo perda de material e otimizando tempo dos colaboradores na execução das tarefas. Dessa forma, a qualidade e a produtividade no trabalho e em casa aumentam.
Com o 5S diminui-se a necessidade de controle, tornando os processos mais previsíveis e confiáveis. Pode-se, ainda, benefícios como a diminuição do desperdício de tempo na busca por itens utilizados no ambiente de trabalho, facilitando o cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos, diminuição das falhas humanas e aumentando a confiança dos colaboradores.
Como aplicar a metodologia 5S nas empresas?
Não se engane: o trabalho não acaba no momento da sua aplicação!
Da forma como a metodologia é apresentada, pode-se entender que, por ser um roteiro de aplicação pronto, o trabalho não acaba no momento da sua aplicação.
Para que você possa aplicar adequadamente a metodologia 5S na sua empresa, siga o passo a passo:
- Criação da comissão: junte colaboradores treinados que possam oferecer capacitação e possam mostrar aos outros colaboradores a importância do novo processo, fazendo com que eles se tornem multiplicadores.
- Avaliação de pontos críticos: a comissão deverá listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia do 5S.
- Implantação dos sensos: neste momento todos os colaboradores precisam estar envolvidos, não somente os participantes da comissão de implantação. Os sensos devem ser implantados um a um, na ordem em que foram apresentados.
- Adoção de avaliações: após implantação é importante que sejam feitas avaliações periódicas para acompanhar se cada um dos 5S continua sendo praticado. Esta avaliação pode ser bem simples. Um exemplo é fazer com que cada colaborador faça uma reflexão dos seus hábitos.
Quais são os pontos principais do programa 5S?
- Eliminar: desperdício, custo extra, cansaço em excesso, problemas de saúde e falta de produtividade.
- Que serão completadas com a: excelência no atendimento, qualidade dos serviços e produtos, imagem da empresa, eficiência e eficácia nas tarefas.
- Desenvolvimento de um planejamento sistemático, permitindo de imediato: maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários.
O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia e não uma simples ferramenta de gestão!
O programa tem como propósito melhorar a eficiência por meio da destinação adequada de materiais, podendo assim ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total.
A metodologia 5S, quando compreendida por toda a empresa como uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho e de vida mais produtivo e organizado, pode garantir melhorias na competitividade organizacional.
Por Micheli Moreira.