Você sabia que Sped contábil e um ERP têm mais relação do que imagina? A rotina de gestão de uma organização tem suas obrigações, afazeres e calendários que precisam ser cumpridos. Por isso, os gestores e executivos estão sempre em busca de melhorias em processos e mais eficiência nos departamentos, inclusive o contábil.
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi desenvolvido para promover a padronização e agilidade de arquivos que são enviados à Receita Federal.
Por isso, é preciso ter informações atualizadas e confiáveis, considerando que, se houver qualquer tipo de erro no envio do Sped, ele não será validado ou mesmo aceito pela Receita Federal. A partir disso, surge a necessidade de ter um software ERP para integração, confiabilidade e total controle das informações da empresa.
Neste artigo, você poderá entender como melhorar a entrega das suas obrigações fiscais de escrituração digital por meio da importante relação entre Sped contábil e ERP. Acompanhe!
O que é Sped?
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) é um sistema utilizado para unificar, armazenar, validar e autenticar os livros que compõem a escrituração contábil e fiscal das empresas. Dessa maneira, todos os relatórios são emitidos e armazenados em ambiente eletrônico.
A ideia é que esse modelo de informatização do processo de escrituração se torne mais rápido, seguro, ágil e que seja mais econômico para os negócios. Para que sejam aceitos pelo Sped, os dados das empresas devem ter identificação (CNPJ), documentos de registro e classificação contábil com as respectivas datas.
Qual a relação entre Sped contábil e ERP?
A implantação de um sistema de integração ERP auxilia em diferentes processos e tarefas diárias de gestão, entre elas está o de escrituração contábil. Observe, a seguir, qual a relação entre Sped contábil e ERP.
Integração de processos
O ERP é um sistema para integração empresarial que permite a organização de diferentes processos em um só lugar. As organizações atuam com um volume muito grande de informações e dados valiosos que precisam ser gerenciados da maneira adequada.
O Sped é um projeto de escrituração digital composto por mais de 80 tributos. Sem contar com as obrigações acessórias e documentos fiscais. Esse sistema é utilizado para que as empresas enviem um relatório com todas as informações contábeis e fiscais.
Como dissemos, caso ocorra algum erro no envio, o seu processo não será validado. Com isso, os prazos podem ser perdidos, gerando, assim, penalidades.
Apesar de o sistema de escrituração visar agilidade e facilitação de processos, a quantidade de informações que precisam ser verificadas e prestadas ainda é uma tarefa nada fácil para os gestores. Aliás, as dúvidas e dificuldades mais recorrentes da escrituração digital estão relacionadas a erros e desatualizações de dados.
Portanto, um software ERP de alta performance atualizado, confiável e que integre processos de maneira eficiente e ágil, permite centralizar as informações reais e conectá-las a outros dados, considerando o seu regimento tributário.
Informações confiáveis
As obrigações fiscais de uma organização influenciam em todo o seu funcionamento. O envio correto das escriturações é uma tarefa que requer atenção e informações de âmbito fiscal e contábil atualizadas, reais e confiáveis. Após preencher os dados e relatórios e enviar a sua escrituração digital, ela somente é considerada como recebida pelo Sped e válida pela Receita Federal após uma autenticação, que é feita por órgãos de registro.
Com as inovações, novas tecnologias, sistemas de autenticação e automatização, o Fisco consegue ter dados totalmente detalhados. Dessa maneira, o processo de escrituração contábil tem se apresentado cada vez mais exigente. Afinal, ao menor sinal de erro ou falha na prestação de informações, o Sped consegue fazer uma comparação e detectá-los.
Dito isso, é de grande importância ter um sistema ERP de integração, de modo que esse software disponibilize, armazene e centralize os dados e informações da empresa em tempo real e confiável. Isso inclui relatórios e previsões. Portanto, o ERP é um sistema que lhe ajudará a evitar gastos desnecessários com falhas em envio do Sped que levem à penalidade.
Atualização em tempo real
Aqui, temos outra importante relação entre Sped e ERP. Reforçamos que as informações enviadas a esse sistema, em cada período, precisam ser atualizadas. Em outras palavras, de nada adiantará elaborar um relatório com dados e referências confiáveis se elas estão totalmente desatualizadas ou não conferem com o mês vigente ao envio.
Um sistema ERP atua em tempo real e permite gerenciar uma estruturação de processos, como lançamentos de entradas e saídas, além de registros de estoque — que são dados importantes para a apuração adequada do Sped.
Como citamos, as organizações trabalham com um volume muito grande de informações — sem contar que elas mudam a todo o momento. Dessa maneira, por muitas vezes, essas informações acabam se perdendo no meio do caminho. Então, para não ter mais esse tipo de problema e garantir uma gestão atualizada, com cálculos reais e um gerenciamento estratégico, um software ERP é a chave.
Análise de recursos avançados
Entre as funcionalidades mais importantes de um bom sistema ERP está a avaliação de informações, inclusive as fiscais, auditoriais e relacionadas à documentação. Esse modelo de software, por ser tratar de uma ferramenta altamente avançada, é utilizado para acompanhar, registrar e analisar um grande volume de dados complexos, que fazem parte da escrituração contábil e demais processos ligados ao fisco.
Esse tipo de função, incluindo a verificação de diferentes níveis de informação, permite que todos os processos da empresa que têm ligação com a coleta de dados importantes e atualizados sejam feitos da maneira mais adequada possível. Isso diminui o nível de falhas e equívocos. Em resultado, quando a sua organização conta com um ERP de qualidade, a exposição e a vulnerabilidade perante o Governo decrescem em níveis importantes.
O que um ERP precisa ter?
Como pôde perceber, o conjunto Sped e ERP permite avaliar diferentes níveis e complexidade de informação que precisam ser enviadas aos órgãos responsáveis. No entanto, é importante levantarmos um ponto fundamental: a qualidade e funcionalidades do seu software. Para que possa se beneficiar de todos esses meios de auxílio que citamos, é fundamental que o seu ERP trabalhe à base de confiabilidade e segurança dos dados que são enviados ao Sped.
Além de total adequação à legislação, o fator segurança faz toda a diferença nesse sentido. Para isso, os sistemas devem apresentar implementação de firewalls, controle de acesso às informações e demais recursos de segurança. Afinal, todo cuidado com os dados e envios fiscais é pouco.
A relação entre Sped e ERP está não só na facilitação de processos, mas também na confiabilidade e atualização das informações que devem ser envidas à Receita Federal. Para isso, é preciso investir em um sistema de boa reputação no mercado, já que nem todos oferecem as soluções citadas.
Quer ter os benefícios de um ERP para o envio de dados para o Sped ou quer conhecer mais sobre esse modelo de software? Então, entre em contato conosco e saiba mais!