Tecnologia e gestão de compras: veja os ganhos com a prática

Tecnologia e gestão de compras: veja os ganhos com a prática

No atual cenário e conjuntura econômica em que vivemos, é inerente que tecnologia e gestão de compras caminhem juntas. E vamos nos aprofundar neste tema, pois alguns dados poderão lhe surpreender acerca de toda a “energia” que as empresas têm depositado nesta adequação.

Segundo um estudo realizado pela parceria entre as empresas Wittel e Frost & Sulivan, a potencialização da produtividade é motivo principal de investimento em automação de processos, sendo por 15,3% das empresas. Em segundo lugar está a redução de custos operacionais, que é apontado por 12% das empresas que participaram da pesquisa.

Esse investimento é voltado principalmente para soluções em nuvem, como o ERP, já que proporcionam mais segurança e confiabilidade de dados. Partindo destes dados, este artigo corroborará a perspectiva de quão relevante é adotar sistemáticas focadas na associação de tecnologia e gestão de compras a fim otimizar processos e melhorar resultados.

A tecnologia e os processos de compras

As novas tecnologias e modelos de processo vêm sendo cada vez mais necessários. Isso acontece pela crescente competitividade do mercado, que forçam as empresas a terem setores eficientes e enxutos, sem desperdícios de recursos financeiros ou materiais. Assim, é fácil imaginar que não há mais espaço para negócios arcaicos, que não apostam em inovações e automatizações.

Dito isso, vamos ao primeiro ponto da tecnologia aliada à gestão de compras. O setor de aquisições de uma organização é responsável por estabelecer um fluxo de materiais, bem como processos pertinentes, indispensáveis para o pleno funcionamento da empresa.

Com isso, as tarefas são diversas, como gestão de fornecedores, emissão de pedidos de compra, negociações de condições para aquisições, dentre outros. Portanto, são processos variados e muito importantes, pois afetam todos os outros departamentos, desde o financeiro até o relacionamento com o cliente.

Atualmente, é muito difícil garantir qualidade, compliance, eficiência e agilidade nos processos sem o auxílio da tecnologia, mais precisamente os sistemas.

Então, práticos e precisos forem os seus processos, menores serão os impactos na empresa. Mas como a tecnologia auxilia nessa gestão? Sistemas aliados a uma tecnologia de integração ERP permitem que você:

  • registre e conheça a fundo e em tempo real as entradas e saídas do fluxo de caixa;
  • padronize descrições e produtos;
  • gerencie fornecedores;
  • e programe compras.

Aprimora a integração com outros setores

Tecnologia e gestão de compras, quando andam juntas, permitem, além de melhoramento em processos rotineiros, integrar informações de outros departamentos. Como dissemos, o setor de compras está ligado a outros procedimentos de uma empresa, como estoque, logística e financeiro.

Em âmbito operacional, a gestão de aquisições feita de maneira eficiente e com processos bem estruturados evita que se perca tempo com erros e retrabalhos. Já em uma visão financeira e estratégica, isso permite a redução de custos e prejuízos.

A logística de um negócio saudável é essencial, sendo que as ações e estratégias desse departamento estão voltadas a ter entregas eficientes e, ao mesmo tempo, diminuir gastos. Se os produtos não forem armazenados adequadamente, haverá perdas; se não forem entregues dentro do prazo, serão desencadeados problemas de relacionamento com o cliente e assim por diante.

Portanto, quando há integração e centralização de informações do negócio no setor logístico, os gestores terão melhor embasamento para negociações, implementação de estratégias e tomadas de decisão. Tudo isso resulta em uma organização e entregas potencializadas. Aliás, essa organização também é importante para que se possa visualizar se a empresa está gerando lucro ou prejuízo.

Realiza processos operacionais

Outro ponto relacionado à relação entre tecnologia e gestão de compras são os processos operacionais, principalmente no que diz respeito à emissão de notas fiscais. A falta de registros e organizações de procedimentos contábeis, além de deixar as organizações perdidas financeiramente, pode gerar problemas fiscais e dificultar a declaração de impostos.

Para exemplificar, vamos a um processo bem simples e corriqueiro, mas que ainda provoca inúmeras dores de cabeça e imprevistos: um arquivo xml que precisa ser enviado à Receita Federal e armazenado por, no mínimo, cinco anos.

Esse documento também é direcionado aos fornecedores, de modo que possa ser dada baixa em um pedido de entrada no estoque. Os arquivos xml podem ser solicitados pela Receita Federal a qualquer momento; por isso, é necessário armazená-los em um local seguro.

Sendo um banco de dados em nuvem o mais indicado, já que perdas e insegurança são evitados quando se utiliza essa tecnologia. Já em um âmbito ainda mais operacional, após emitir uma nota fiscal eletrônica, a associação a um sistema de integração ERP permite fazer um mapeamento.

Em outras palavras, é possível automatizar todo o processo, desde a emissão direta até a armazenagem, cálculo de tributos e integração de dados para o controle de gastos e gestão financeira, por exemplo.

Ganha tempo

Os procedimentos e rotinas administrativas tomam grande parte do tempo da grande maioria dos colaboradores de base em uma organização, não é mesmo? Tarefas repetitivas são a porta de entrada para falhas, uma vez que o ser humano apresenta cansaço e queda de produtividade. Portanto, além da eficiência e menor incidência de erros, a dupla formada por tecnologia e gestão de compras permite ganho de tempo. Mas como?

Aqueles processos que são automatizados levam menos tempo para serem feitos, e você estará liberado de muitas tarefas manuais — por exemplo, lançamento de dados em planilhas. Isso não existe mais com sistemas ERP, já que eles fazem a integração de informações em um só local.

Desse modo, os colaboradores das empresas terão responsabilidades voltadas para o planejamento, para tarefas de pensar e implementação de estratégias, não mais processos manuais. Se você quer ainda mais otimização de tempo e atividades, existem alguns softwares, como o Nasajon, com uma funcionalidade extremamente útil e importante para as corporações — a comparação de cotações (com histórico) de diversos fornecedores em uma mesma tela.

Como dissemos ao longo deste artigo, o setor de aquisições de uma empresa influencia todos os outros departamentos. Dessa maneira, se há falhas e gargalos nos seus processos, todos os outros setores serão prejudicados, e é nesse contexto que surge a necessidade de um sistema ERP, já que ele auxilia no PCP (Planejamento e Controle da Produção).

Sem sombra de dúvidas, o conjunto de tecnologia e gestão de compras não é só mais um mero conforto para os negócios, mas sim uma necessidade para ter processos alinhados, bem estruturados. Em resultado, terá mais qualidade nos seus produtos e serviços, o que satisfaz os clientes e permite o crescimento saudável de toda a organização.

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