Turnover: como reduzir a rotatividade em empresas de facilities

Depois de investir em recrutamento e treinamento, os seus funcionários se desligam e deixam a sua empresa na mão? Você se tornou dependente da sua equipe de reserva técnica, pois seus contratados entram e saem de uma hora para outra?

Se você é gestor de uma empresa da área de terceirização de serviços e vive situações parecidas com essas,  poderá obter ajuda para resolvê-las com este artigo. 

Aqui, você conhecerá as recomendações da Nasajon, uma das melhores empresas para se trabalhar do Brasil, segundo o Great Place To Work Institute, para identificar as causas do turnover (Índice de Rotatividade) e, com base nelas, elaborar ações para controlar e reduzir o índice de rotatividade de seu pessoal.

E o melhor de tudo: apesar das propostas de controle de turnover passarem por ações operacionais, a base da maior parte das recomendações deste artigo passa pelo diálogo, pelo relacionamento e pela valorização do profissional, e não requer nenhum investimento financeiro da sua parte. Em outras palavras, as ações recomendadas têm custo zero e alto impacto na redução do turnover. Na terceirização de serviços, o principal recurso é o humano. 

Para quem é este artigo?

Calculado com base no fluxo de entrada e saída de funcionários, o turnover é um importante indicador da saúde de uma empresa. Quanto mais alto, maior a chance de algo não ir bem na gestão, no clima, no recrutamento ou em qualquer outro processo da empresa. Uma alta rotação de funcionários pode gerar, entre outras coisas:

• Queda da produtividade;

• Perda do investimento em treinamento;

• Redução temporária na qualidade do serviço;

• Elevação dos custos com rescisão e processo seletivo;

• Insatisfação da equipe com sobrecarga de trabalho.

Então, fique atento ao turnover da sua empresa e perceba se os índices indicados estão altos. 

O que é um turnover alto e como calculá-lo?

O turnover é um indicador de RH que revela o número de funcionários admitidos e desligados da empresa num determinado período. Segundo o Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos (DIEESE), “a rotatividade representa a substituição do ocupante de um posto de trabalho por outro, isto é, a demissão seguida da admissão”. Em outras palavras, para caracterizar a “rotatividade” é necessário que haja a contratação de um novo colaborador para o posto até então ocupado pelo que foi desligado. O perigo está no aumento desse número, pois tanto o processo de desligamento, quanto o de recontratação (incluindo seleção, recrutamento e treinamento) envolvem custos para a empresa que poderiam ser reduzidos ou até eliminados se o turnover fosse controlado.

O número de admissões e demissões refere-se ao período considerado (mês, ano etc). O total de colaboradores é o do início do período considerado (ou final do anterior). Por exemplo: uma empresa que tinha 300 colaboradores no início do ano, desligou 30 e admitiu 26 ao longo dos 12 meses seguintes, teria um turnover anual de

Neste caso, o índice de rotatividade seria 9,3%. Isso quer dizer que, neste período, a empresa só contou com pouco mais de 90% da sua força de trabalho, impactando negativamente não só a produtividade, como também o seu custo operacional.

O Impacto nos lucros

Quanto esse percentual impacta na lucratividade da empresa? Imagine a mesma empresa de 300 funcionários com um índice de rotatividade de 9,3% e cerca de 3 admissões e desligamentos por mês. Suponha um salário mensal de R$ 1.000,00 por funcionário. Os custos impactados pelo turnover incluem: 

• Rescisão: O custo do desligamento do colaborador, incluindo as verbas rescisórias, o tempo que ele produz abaixo da média (às vezes, até propositalmente para ser demitido e receber a multa rescisória) pode representar facilmente o valor do seu salário mensal: R$ 1.000,00. 
  

• Recrutamento: O tempo investido em recrutamento e seleção (em média 12h/ vaga) por um profissional de RH que tenha uma remuneração de R$ 5.000,00. Isso significa que cada nova contratação custa cerca de R$ 400,00. 
  

• Substituição: Enquanto um novo funcionário não é recrutado para repor a vaga, outro colaborador precisa realizar as suas tarefas, prejudicando o desempenho das suas próprias atividades. Portanto, existe um custo com a redução da produtividade de aproximadamente 30% – ou R$ 300,00. 
  

• Treinamento: Os custos das horas para capacitação também devem ser inseridos no valor final. Neste sentido, considera-se que os primeiros 30 dias são custos de treinamento (exemplo de gasto: R$ 1.000,00), sendo que, apenas no 2º mês após a sua contratação, o colaborador começa a produzir na mesma velocidade que o restante da equipe.

Portanto, o impacto do custo do turnover, de acordo com os cálculos anteriores, é da ordem de R$ 2.700,00 por funcionário. Considerando 9,3% de 300 funcionários, temos 28 funcionários (em média). Isso significa um custo adicional relacionado à rotatividade, da ordem de R$ 75.600,00 (28 x R $2.700,00), que, por sua vez, representa mais de 25% do total da folha de pagamento da empresa. Em outras palavras, uma rotatividade de 9,3% gera um custo adicional de 25,2% no custo da folha.

Por que o turnover de empresas de terceirização de serviços costuma ser alto?

Segundo Thereza Assunção, Gerente de RH da Nasajon, a baixa qualificação e, muitas vezes, a falta de perspectiva dos profissionais da área são as principais características que contribuem para o alto índice de rotatividade em empresas de terceirização de serviços. Pequenos ganhos imediatos, trabalho informal e vagas sazonais são constantes adversários da estabilidade desse grupo de profissionais. Por outro lado, como essas são características do segmento sobre as quais não há como exercer influência, usá-las como premissas torna as ações de retenção mais efetivas.

Escolha bem: a seleção precisa ser criteriosa

Apesar de o diferencial oferecido ao cliente ser o de uma “mão de obra especializada”, na hora do recrutamento, o conhecimento técnico do candidato não deve sobrepor-se ao perfil comportamental. A qualidade do serviço a ser prestado é competência das empresas de terceirização de serviços, que estudam constantemente as técnicas, meios e acessórios adequados para a execução de cada atividade. Elas transferem essa competência aos seus colaboradores por meio de treinamentos. Contrata-se pelas habilidades técnicas e demite-se pelas atitudes.

Mais importante que contratar alguém que saiba fazer algo, é contratar alguém adequado para representar os valores da sua empresa. O “saber fazer algo” deve ser critério de permanência, não de contratação. Para garantir a seleção de funcionários adequados, conte com o apoio de três ferramentas:

1. Entrevistas por competência;
   
2. Dinâmicas de grupo;
   
3. Testes Psicológicos.

Entrevistas por competência

Essa técnica tem como objetivo avaliar, entre outras coisas, a postura do candidato. Muito usada para seleção de cargos gerenciais, a entrevista por competência pode ser facilmente adaptada a um perfil operacional, exigindo um estudo da equipe de RH para traçar quais características são necessárias para o preenchimento da posição. Dos profissionais que atuam com situações de risco, por exemplo, podem ser exigidas características como disciplina e equilíbrio emocional. Com base nessas premissas, o recrutador fará questões sobre situações nas quais essas características são necessárias. 

Dinâmicas em grupo

Em perfis com baixa instrução, a entrevista, seja ela a tradicional ou por competência, pode não render devido à dificuldade de comunicação do entrevistado. Já a dinâmica não tem contraindicações. Com ela, é possível enxergar até as características que o candidato tenta esconder.

Depois de definidas as características necessárias para aquele cargo, o departamento de RH elabora uma atividade que provoque os candidatos. Por exemplo: Se administrar o tempo é uma exigência, o candidato pode ser desafiado a fazer determinada atividade em um tempo abaixo do ideal e será observado. Em uma simples atividade, vários pontos são observados de uma só vez, como, por exemplo:

• A energia que o candidato emprega;

• Como ele se relaciona em grupo;
  
• A qualidade da sua entrega;
  
• Como ele se organiza.

Testes Psicológicos

Determinadas posições exigem um cuidado ainda maior. Nesses casos, além da entrevista por competência e da dinâmica, é recomendada uma análise psicológica.

Existem no mercado diversos métodos patenteados e todos eles exigem o apoio de um profissional da área de psicologia, que será responsável por garantir a aplicação correta e, depois, a sua análise.

Conheça alguns métodos, como funcionam, e quais tipos de características eles podem apontar sobre os candidatos. 

• Questionário de avaliação tipológica (QUATI): É um teste em que o avaliado responde como se comportaria em determinada situação. Não há certo ou errado, e sim um perfil traçado pelo RH, que deve ser identificado de acordo com as escolhas feitas pelo candidato. A análise permite identificar questões relacionadas à atitude, percepção e julgamento do avaliado. É possível, por meio dela, descobrir o nível de comprometimento, o de resiliência, se a tomada de decisão é movida por emoção ou razão, entre outros aspectos. 
  

• Palográfico: A metodologia consiste em demandar que o candidato faça pequenos traços verticais, em sequência. A simplicidade para o candidato se transforma em um trabalho apurado do psicólogo responsável, que observa detalhes como, por exemplo, inclinação, espaçamento, aparência e quantidade para identificar características de agressividade, produtividade e até indícios de problemas que afetam o sistema nervoso. 
  

• Assessment: Trata-se de uma metodologia que conta com mais de uma ferramenta para identificar aspectos como desempenho, motivação e outras características pessoais. Devido a sua complexidade, a avaliação é especialmente indicada para cargos de liderança. Para cada objetivo há um relatório diferente. O pessoal, o cultural, de desempenho e outros.

Escute sempre: eles sabem o que querem

Ninguém melhor para dizer como reter um funcionário do que o próprio funcionário. Profissionais da área de Recursos Humanos podem fazer as suas apostas, traçar perfis com base em estudos e tendências, mas nenhum indicador será mais fiel que a própria declaração do colaborador.

Os motivos para a saída de um funcionário podem variar de acordo com o tempo em que está na empresa, a sua função, o seu salário, a equipe em que está, o seu perfil socioeconômico, etc. É preciso buscar tendências, criar indicadores e descobrir oportunidades.

Se for aplicada a pergunta “por que você sairia da empresa?”, a infinidade de respostas pode tornar a análise e a conclusão difíceis, mas você pode identificar lacunas e traçar planos com três ferramentas:

1. Pesquisa de Clima;
   
2. Gestores Presentes;
   
3. Entrevista de Desligamento.

Pesquisa de Clima

A pesquisa de clima tem como objetivo extrair, de forma sutil, qual é a percepção do funcionário sobre o seu ambiente de trabalho, equipe, atividades, gestão e carreira. Ou seja, tudo aquilo que pode impactar na sua permanência na empresa.

Algumas companhias já automatizam esse processo e aplicam a pesquisa por meio de formulários on-line. Nela, você pode pedir para o seu funcionário indicar o grau de satisfação com as atividades do seu cargo, salário, benefícios, práticas de reconhecimento, clima, relacionamento com colegas e muitos outros.

Quando anônima, a avaliação tende a extrair mais informações e é importante que os funcionários entendam que o objetivo dela é identificar oportunidades de melhoria. O colaborador pode ser questionado sobre o seu tempo de empresa, área na qual trabalha, funções, etc.

Com isso, você pode perceber tendências como: a maior parte dos funcionários do projeto “x” relata ter problemas com o seu gestor. Ou, ainda, os funcionários que têm mais de cinco anos de empresa se queixam de salário. Assim, as ações de retenção ficam mais fáceis de serem definidas, por exemplo: 

• O gestor que possui muitas avaliações ruins precisa ser acompanhado de perto para a identificação do porquê; 
  
• Se há uma queixa generalizada entre os funcionários com mais de cinco anos de empresa sobre os salários, podem ser estudados projetos de bonificação, plano de carreira e ações relacionadas.

Gestores Presentes

Alocados no cliente, os seus funcionários têm como referência da empresa em que trabalham o gestor que estiver próximo a eles. Independente do nível de instrução, eles se inspiram em líderes e não em gestores. Além de avaliar a produtividade, fiscalizar erros e cobrar de seus subordinados, os gestores precisam ser exemplos. É fato: se o supervisor aparenta ser ocioso, equipes se desmotivam a trabalhar; se o supervisor não está disponível para atender aos seus funcionários, eles não empregam esforços para atender aos seus clientes. 

Entrevista de Desligamento

Empresas mantêm os seus funcionários pelo serviço que prestam. Os funcionários permanecem em uma empresa pelas recompensas que recebem dela (salários, benefícios etc). Se um dos dois lados rescindiu o contrato, a troca já não era mais vantajosa, mas por quê? Como eu perdi esse funcionário? Eu poderia ter identificado essa incompatibilidade no recrutamento?

A médio prazo, com a entrevista de desligamento, é possível identificar tendências e se antecipar. Por exemplo: Em novembro, 40% dos desligamentos a pedido do colaborador foram motivados por novas oportunidades de trabalho.

É possível ser ainda mais específico: Os funcionários pediram demissão para trabalhar em vagas extras de fim de ano, que ofereciam um retorno imediato maior, mas que, a longo prazo, não garantem empregabilidade.

Identificado o problema, ações de melhoria podem ser traçadas. Se a busca é por ganhos imediatos, por exemplo, um bônus de Natal pode ajudar. Se há desconhecimento sobre os riscos e a dificuldade que pode ser enfrentada depois da temporada de contratação extra, ela pode ser informada.

Não deixe de checar os indicadores

Não existe uma fórmula mágica para reduzir o turnover. Cada segmento, cada empresa e cada equipe tem um motivo para perda de talentos e, por isso, uma solução diferente. O que é preciso tomar como base em qualquer esforço para redução do turnover é criar e estudar indicadores. 

• A pesquisa de clima dirá a você o que incomoda ou o que satisfaz os seus funcionários; 
  
• Os seus gestores, se preparados para tal, servirão de instrumentos para munir o RH e os executivos da empresa de insights com base em situações do dia a dia; 
  
• A entrevista de desligamento apontará os motivos principais da saída de colaboradores. 

Com todos esses indicadores, a área de recrutamento e seleção aprimora o seu processo e define o perfil mais adequado. A partir dessas ações, a fórmula nasce e é aplicada e melhorada a cada nova análise.