Business Process Management (BPM), que traduzindo para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina que serve para implementar uma metodologia corporativa sistemática.
O termo Bussiness Process Management Suite, foi cunhado pela primeira vez pela consultoria Gartner, ao relacioná-lo a aplicativos e softwares de gestão de pessoas.
O BPM parte de um princípio básico de que os processos são a base de uma organização.
Assim, é possível aumentar a eficiência de uma empresa e agilizar as suas operações rotineiras e repetitivas envolvendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros.
Qual o objetivo?
O principal objetivo é promover a melhoria contínua por meio da padronização de processos e consequentemente, a otimização do fluxo de trabalho de um negócio.
Assim, a estrutura organizacional da empresa é analisada, buscando identificar, modificar, padronizar e melhorar os processos com muito mais efetividade e alinhada com as metas e objetivos.
Logo, a empresa melhora seu desempenho de forma geral e ganha competitividade no mercado.
O BPM aumenta a eficácia de qualquer tarefa repetitiva do seu negócio, como a elaboração da Folha de Pagamento.
Qual o papel?
O BPM dentro de um negócio serve como norte do caminho a ser seguido para atingir as metas.
Ele orienta o fluxo de trabalho para o que deve ser feito, como deve ser feito, o porquê de ser feito e para quem fazer.
Qual a importância do BPM para os negócios?
As empresas, de qualquer tamanho, que decidem adotar o BPM, possuem alguns objetivos centrais: redução de tempo, redução de erros e redução de custos, consequentemente, ganham produtividade e qualidade nos processos.
Vamos elencar cada item abaixo:
Redução de tempo
A eliminação de erros, a melhoria do fluxo de trabalho e a conscientização dos funcionários contribuem para a empresa como um todo ganhar produtividade.
O padrão dos processos é um ponto essencial para realizar as operações adequadamente, assim, evitando erros e retrabalhos.
Redução de custos
É evidente que os negócios que não cuidam do fluxo de trabalho, tem como resultado a sobrecarga, independente da qualidade do seu produto final.
Com o método BPM, os negócios reduzem custos, eliminam o desperdício de recursos e as consequências causadas pela ausência de planejamento.
Transparência nos processos
Quando falamos de BPM, falamos de transparência nos processos.
Com as práticas realizadas no método e somado a um sistema que integre o seu negócio, você monitora por completo as métricas de desempenho da sua empresa.
Consequentemente, a transparência nos processos resulta em um melhor gerenciamento e capacidade analítica para adequar os processos de forma eficiente ao acompanhar os resultados.
Aumento da produtividade
O BPM exige que o seu negócio mude e otimize os processos sempre que necessário, pois possui uma dinâmica cíclica.
O resultado disso é a padronização dos processos. Entendendo como funciona cada processo dentro da empresa, os funcionários irão executar as tarefas de forma mais ágil, consistente e assertiva.
Maior controle
Ao implementar o BPM no seu negócio, você terá uma visão mais 360º do que acontece no dia a dia do seu negócio.
Com o auxílio de uma solução, é possível receber relatórios automatizados que fornecem feedback das métricas.
Assim, automaticamente você tem acesso às informações que mostram o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.
Automação e integração
O BPM traz a automação para dentro dos processos administrativos e estratégicos do seu negócio, sendo assim, agrega promovendo padronização e agilidade.
Essa é uma característica do BPM, baseado no uso de soluções e aplicativos que integram todos os setores de um negócio.
Como implementar?
A implantação do Gerenciamento de Processos de Negócios acontece em quatro etapas principais e cíclicas.
Por isso, seu símbolo é representado por um ciclo conectado, pois visa a melhoria contínua.
A notícia boa é que ela pode ser realizada por negócios de qualquer tamanho, porte e segmento. Confira:
1 – Planejamento estratégico
é necessário no primeiro momento olhar com atenção para cada processo realizado diariamente.
Detalhe todos os processos de forma a fazer um mapeamento e a avaliação da rotina da sua empresa.
Eles estão de acordo com os objetivos estratégicos do seu negócio? Existem problemas a serem resolvidos?
O ideal é que seja feito esse diagnóstico de forma colaborativa, envolvendo todos os funcionários.
2 – Padronização de processos
A padronização dos processos é necessária para estabelecer um método.
Neste tópico, conte com os indicadores de desempenho, mês a mês, para medir a evolução da padronização dos processos.
Além disso, com os KPIs definidos, você conseguirá identificar os pontos fortes e fracos do processo.
Ou seja, é adotar uma estratégia de processos que se adeque à rotina do seu negócio.
3 – Melhoria de processos
O BPM acima de tudo prioriza a melhora contínua dos processos.
Por ser parte da rotina empresarial, é essencial que antes de adotar o método BPM, analise as melhores soluções tecnológicas para otimizar sua aplicação.
De acordo com a McKinsey, 60% das funções de uma empresa poderiam reduzir 30% do tempo com automação.
Nesse momento, a tecnologia entra como protagonista.
E nesse sentido, as empresas modernas vêm adotando o BPM para garantir melhores resultados e contam com a tecnologia como principal aliada para automatizar e controlar os seus processos e fluxos.
Por ser parte da rotina empresarial, é essencial que antes de adotar o método BPM, analise as melhores soluções tecnológicas para otimizar sua aplicação nesses pontos: ampla integração entre os setores e funções, tarefa documentada no sistema, controle de processos e relatórios.
São pontos fundamentais para ter controle dos processos e de futuros ajustes.
4 – Otimização de processos
A última etapa é a otimização dos processos da sua empresa. A partir da análise dos indicadores, é possível fazer alterações e otimizar os resultados.
Os KPIs é um recurso que indica a performance do seu negócio em relação aos seus processos, resultando no maior controle sobre a qualidade e nesse sentido, ele mostra como está o nível das metas do seu negócio.
Um exemplo de tecnologia BPM
As características de uma tecnologia BPM são: plataforma simples, integrada, em nuvem, eficiente e potente em relação à gestão de processos.
Ela permite que você construa e otimize os processos de forma cíclica.
Você consegue automatizar muitos processos, registrar e visualizar mais facilmente o fluxo de trabalho.
Um exemplo é a ANA, ela automatiza os processos relacionados à Folha, garantindo o foco nos seus colaboradores e a eficiência dos processos de Gestão de Pessoas. Ainda garante:
- Processos estruturados;
- Garantia de execução;
- Rotina operacional;
- Gestor e colaborador com acesso online à informações e demandas de serviços;
- Automação e integração;
- SLAs;
- Matriz de responsabilidade;
- Dados estatísticos operacionais;
- Manutenção e atualização de políticas;
- BPM de RH.
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BPM e BPO: como se diferem?
BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, termo que pode ser traduzido como terceirização de processos de negócios.
Ou seja, diferente do BPM, o BPO é um serviço de terceirização, já o BPM é um meio que visa melhorar os processos rotineiros do seu negócio.
Não existe um prazo de conclusão, pois precisa ser melhorado ciclicamente para alinhar cada vez mais os processos e metas desejadas dentro do negócio.
Por que oferecer BPO de Folha para seus clientes com a ANA?
Conclusão
Como podemos observar, ter um bom Gerenciamento de Processos de Negócios é saber conduzir os processos do seu negócio e saber quais resultados alcançar.
Assim, você conseguirá identificar as falhas do processo e garantir cada vez mais, segurança e qualidade na entrega.
Consequentemente, isso fará a diferença no seu negócio e você alcançará cada vez mais os resultados esperados.
Por Beatriz Evangelista