Criar aplicativos de celular para vender produtos, armazenar dados na nuvem e implantar sistemas de gestão empresarial, por mais básicos que sejam, pode ajudar a sua empresa a melhorar o fluxo de caixa e até mesmo sair da crise financeira.
A pandemia do Coronavírus mostrou que a transformação digital nos negócios não pode mais ser adiada, e que as companhias que já tinham uma cultura digital sólida são as que estão reagindo melhor à crise econômica. E não é para menos: ter sistemas operacionais online e informações claras na palma da mão reduz custo e tempo, abrindo espaço para atividades focadas em estratégias.
E essas estratégias podem ter a própria transformação digital como protagonista: em abril, a Magazine Luiza e o Sebrae se uniram para digitalizar os pequenos negócios que fecharam as portas por causa do isolamento social. O objetivo foi oferecer auxílio técnico a empreendedores, para que eles adotassem novas práticas para controle de estoque e gestão financeira
A Nasajon conversou com a Consultora Financeira Eugenia Fayad, que explicou de que forma as empresas podem começar a digitalizar seus processos, e como isso ajuda a alavancar o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa. “É fundamental para qualquer empresa progredir, sobreviver, ter um crescimento sustentável. A crise mostrou isso. Quem não tem informação interna sobre o seu negócio e sobre os seus clientes está em desvantagem. Para mim, é uma realidade que não tem volta”. Confira!
Primeiro passo para sair da crise é ter o controle financeiro organizado
Para sair da crise, é preciso entender o tamanho do prejuízo e quais setores ele afeta. “O mais importante para o empresário, no momento, é ter o domínio do seu fluxo de caixa, e a digitalização e integração dos processos, nesse sentido, ajuda muito. Para cada problema que ele tiver que enfrentar, vai ter que tomar ações diferentes. É importante saber o tipo de problema em cada área do negócio”, explica Eugenia.
Solicitar financiamento bancário: vale a pena?
Muitos empresários recorrem aos financiamentos bancários para salvar a empresa das dívidas. Para Eugenia Fayad, o mercado de empréstimos ainda está muito burocrático. “As taxas ainda são altas, então essa opção tem que ser bem estudada, porque é uma despesa fixa e, geralmente, de longo prazo”, explica.
Para as micro e pequenas empresas, o Governo Federal disponibilizou o Pronampe, uma linha especial que tem carência, menos garantias, prazos maiores e taxas menores. “Algumas empresas estão conseguindo, mas também ouvi muitas reclamações quanto à agilidade na concessão desses empréstimos quando a empresa está precisando muito”, conta Eugenia.
No caso das médias e grandes empresas, o relacionamento bancário costuma ser mais maduro, com gerentes de atendimento que podem ajudar na solicitação do financiamento. Ainda assim, a Consultora recomenda um estudo profundo da necessidade da empresa.
Integração de dados automática e informação na palma da mão ajudam na obtenção do crédito para financiamento
Quem decide pelo financiamento e tem o balanço financeiro bem estruturado e organizado sai na frente para a obtenção de crédito. “Se o empresário chega ao banco com um balanço atrasado e bagunçado, o banco já olha de outra maneira. Por isso, ter um sistema digitalizado que te fornece informações rápidas e bem organizadas facilita na obtenção do crédito, porque o banco vai ver que a empresa tem o controle de sua operação”, indica a Consultora.
Sistema financeiro: “Sem isso, está administrando no escuro”
Um sistema financeiro completo e que atende todas as necessidades da empresa – principalmente de forma remota, com os dados em nuvem – é fundamental para evitar prejuízos. “Isso já é irreversível. Ter o controle da operação na mão do empresário é fundamental. Sem isso, ele está administrando no escuro. Os sistemas dão mais segurança, você confia mais nas informações, porque é um informação que está preservada, padronizada. Quando você implanta sistemas, você cria normas e procedimentos. O sistema também permite limites de alçada, ou seja, ninguém vai pagar coisas além do que se está autorizado, seja em uma pequena ou grande empresa”, explica Eugenia Fayad.
Sistemas de administração de fornecedores ajudam nas vendas
Um dos prejuízos que a crise ocasionada pela pandemia do Covid-19 causou foi a dependência de fornecedores, principalmente externos. Por isso, Eugenia recomenda um sistema de compras que contam com a possibilidade de cadastro de vários fornecedores e seus históricos. “A empresa parou a sua produção, deixou de atender os seus clientes e deixou de produzir em função de uma dependência de fornecedores. Quando se avalia um fornecedor de um grande projeto, o empresário analisa a situação financeira daquele fornecedor. Isso é importante para demonstrar a confiabilidade daquele negócio. Ter um mapeamento de fornecedores, ter os seus planos B cadastrados são diferenciais que as empresas cada vez mais vão precisar buscar, porque agora será nas pequenas coisas que os resultados virão”, garante.
Outros sistemas digitais que ajudam na administração da sua empresa
Além dos sistemas financeiros, a Consultora explica que os sistemas de Recursos Humanos são vantajosos por causa da integração com os setores contábeis e tributários. “Você vê também empresas com sistemas jurídicos, que administram os contratos. Assim, você não perde um vencimento porque o sistema avisa quando aquele contrato vai vencer. Também dá para fazer a administração do contencioso, das ações que aquela empresa tem. Se você também tiver um sistema que administre clientes, você também sai na frente”, indica a Consultora.
Sistemas de gestão auxiliam na produtividade e na tomada de decisão
Sistemas de gestão não só ajudam na descentralização das informações como também na produtividade dos funcionários. “Os sistemas ajudam a treinar as equipes. Quando uma empresa implanta um sistema, ela já procura boas práticas do mercado, e isso ajuda a formar o profissional para coisas que são importantes, como fazer um cadastro e emitir uma nota fiscal. Em vez de ficar fazendo uma série de controle manuais, conferências e planilhas, ele está prestando atenção e analisando, por exemplo, um aumento de custos, e pensando no que ele pode fazer para reduzir”, explica Eugenia.
Para quem tem resistência em implantar sistemas: como começar?
Empresas menores têm uma certa resistência em implantar sistemas de gestão – seja por acharem que é caro ou que não há necessidade. “Eu sou realista, acho que a empresa precisa usar a solução adequada para ela. Não precisa começar com um sistema mega integrado. Começa com um aplicativo e, conforme a empresa for crescendo, vá aprimorando esses controles. Se desde o início ela não tem essa base, vai ser muito mais difícil crescer e ter um bom desempenho, porque sem informação, é difícil tomar decisão”, finaliza.
Por Beatriz Doblas.