A prestação de serviços é uma parte fundamental de muitas empresas e a eficiência nesse setor desempenha um papel crucial no sucesso do negócio e na satisfação do cliente. Nesse sentido, uma ferramenta que tem se destacado é o ERP.
No Brasil, o setor com o maior número de empresas é o de serviços, representando cerca de 38% dos negócios do país.
Neste artigo, vamos explorar como você pode aproveitar ao máximo um ERP para otimizar a prestação de serviços e impulsionar o crescimento de sua empresa. Confira!
- O que é um ERP de serviços?
- Vantagens de utilizar um ERP para serviços
- Quais são os indicadores de que é hora de investir em um ERP para gestão de serviços?
- 7 recursos do ERP para prestadores de serviços
- Como escolher o melhor ERP de serviços para o seu negócio
O que é um ERP de serviços?
ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) ou sistema de gestão integrado, é um serviço que integra os diversos departamentos da empresa e otimiza seus processos. Dessa forma, existem diversas áreas que são beneficiadas, desde vendas à gestão de pessoas.
É comum que o sistema ERP para serviços ofereçam módulos de gestão de contratos, projetos, equipes, ordens e recursos. Ainda assim, você pode personalizar a ferramenta, contratando apenas as funcionalidades que tiver interesse.
Veja como o ERP para serviços da Nasajon pode ajudar a sua empresa!
Vantagens de utilizar um ERP para serviços
Veja alguns benefícios de utilizar um ERP no seu negócio.
Integração de processos
Um ERP centraliza informações e processos, eliminando a necessidade de sistemas fragmentados e planilhas dispersas.
Assim, todas as informações relevantes, desde finanças até recursos humanos, podem ser acessadas a partir de uma única plataforma. Isso reduz a redundância, minimiza erros de entrada de dados e agiliza a comunicação interna.
Melhoria na tomada de decisão
Com informações precisas e atualizadas disponíveis em tempo real, você pode tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Dashboards e relatórios personalizados fornecem insights valiosos sobre o desempenho da empresa, permitindo que você identifique áreas de melhoria e tome medidas corretivas rapidamente.
Automação de processos
Esqueça tarefas manuais ou com planilhas. O ERP para serviços assume as tarefas mecânicas e, com isso, diminui os erros de digitação e retrabalhos. Além disso, essa facilidade permite que você se dedique a atividades mais estratégicas.
Melhoria na Comunicação com o Cliente
A satisfação do cliente é fundamental. Um ERP pode ajudar a melhorar a comunicação com os clientes, permitindo o acompanhamento de solicitações, contratos e histórico de interações. Isso ajuda a criar relacionamentos mais sólidos e duradouros com os clientes.
Escalabilidade Simplificada
À medida que sua empresa cresce, suas necessidades também mudam. Um ERP é escalável e pode se adaptar facilmente ao crescimento do seu negócio. Dessa forma, você não precisa se preocupar com a integração de novos sistemas ou com a migração de dados complexos.
Segurança de Dados
A segurança dos dados é uma prioridade atualmente. Segundo a análise da Check Point Software, houve um aumento de ataques hackers de 37% no Brasil em 2022. Os ERPs modernos incorporam recursos avançados de segurança, como criptografia e controle de acesso. Isso ajuda a proteger informações confidenciais e a cumprir regulamentações de privacidade de dados.
Atualizações legais
Por fim, um serviço de gestão empresarial costuma ser atualizado conforme as mudanças na lei fiscal e tributária, o que evita multas. Além disso, são realizadas atualizações frequentes para aprimorar as capacidades de segurança da ferramenta.
Quais são os indicadores de que é hora de investir em um ERP para gestão de serviços?
Existem sinais claros de que você está no momento ideal para migrar para um ERP. Confira:
- Receber queixas e até perder clientes por falhas de qualidade nos serviços causadas pela falta de padronização nos processos;
- Perder consumidores em potencial na etapa de prospecção, por não conseguir salvar todas as informações necessárias;
- Lentidão para emitir orçamentos, propostas e contratos;
- Ter dificuldade de medir o desempenho das equipes;
- Problemas para monitorar despesas e prever demandas;
- Dificuldade nas tarefas financeiras e contábeis por falta de integração.
Esses empecilhos se tornam mais evidentes conforme o negócio cresce, aumentando o número de contratos e funcionários. Assim, esses problemas levam a perdas financeiras, comprometendo a saúde da empresa no longo prazo.
7 recursos do ERP para prestadores de serviços
Os ERPs para serviços oferecem várias funcionalidades, desde a gestão fiscal, financeira, equipes e contratos. Veja cada uma delas:
Gestão de equipes
Um recurso essencial para um ERP destinado a negócios de serviços é a gestão de equipes. Ela permite que o gestor:
- Produza relatórios gerenciais;
- Verifique as horas trabalhadas;
- Direcione a seleção de colaboradores para determinados projetos e contratos;
- Avalie o desempenho dos profissionais, tanto individualmente quanto em equipe.
Essa ferramenta permite extrair o melhor dos seus funcionários, evitando ociosidade e sobrecarga de determinadas pessoas, o que aumenta a satisfação dos colaboradores.
Administração de contratos
Gerenciar contratos é fundamental para o sucesso de quem presta serviços. Assim, nada melhor do que um sistema para ajudar a sua empresa com isso. O recurso de contratos registra os dados dos contratos firmados, como escopo, valores e formas de pagamento.
Esse controle também possibilita que você tenha uma visão completa dos seus compromissos e auxilia na gestão de chamados e tarefas.
Gerenciamento de compras e estoque
Com essa função, você controla a compra de insumos para serviços, registra pedidos, entradas, fornecedores e valores. Assim, é mais fácil evitar escassez ou excesso de materiais.
Controle de processos financeiros
Essa funcionalidade otimiza processos, como:
- Fluxo de caixa;
- Contas a pagar e receber;
- Conciliação bancária;
- Agenda administrativa para gestão de tarefas;
- Relatórios de gestão financeira.
Essas tarefas são essenciais para empresas de qualquer ramo. Assim, com uma boa gestão dessas questões, você aumenta as chances de sucesso do seu empreendimento.
Envio de notas fiscais
Com essa ferramenta, o seu negócio pode emitir notas fiscais com rapidez sem a necessidade de entrar em sites de municípios e preencher formulários manualmente. Também é possível integrar as NFes com seus contratos, pedidos de venda, boletos e contabilidade. Assim, esse recurso facilita o cumprimento de obrigações fiscais.
Gestão de obrigações tributárias
É essencial estar em dia com os encargos tributários para que o seu negócio tenha segurança jurídica e evite multas. Esse recurso permite a geração e o envio de declarações como o Sped, a EFD e o DCTFWeb. Além disso, a funcionalidade calcula os impostos devidos da sua organização.
Inteligência de negócios (BI)
O uso da inteligência de negócios, ou business intelligence (BI), é fundamental para a tomada de decisão estratégica. Isso porque ele reúne todos os dados do negócio em gráficos, relatórios e gráficos de fácil compreensão.
Essa funcionalidade também permite aplicar técnicas de análise de dados para compreender as tendências do seu empreendimento. Isso possibilita, por exemplo, ter as informações necessárias para propor alterações de valores em contratos.
Como escolher o melhor ERP de serviços para o seu negócio
Primeiramente, é preciso compreender a estrutura e os principais desafios da sua empresa. A partir disso, você deve avaliar as opções de ERP segundo alguns pontos:
- Custo-benefício;
- A reputação da empresa fornecedora do ERP;
- O suporte e as atualizações que o provedor oferece;
- A usabilidade do ERP;
- A adaptabilidade que os seus colaboradores têm para utilizar o sistema;
- A flexibilidade da solução para acompanhar a escalabilidade da sua empresa.
ERP para serviços Nasajon: a solução para o seu negócio
O ERP para Prestação de Serviços da Nasajon concentra-se na compreensão abrangente dos procedimentos e operações em tempo real, adaptando-se de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
Assim, o sistema avalia a rentabilidade de cada projeto e contrato, ao mesmo tempo que supervisiona as atividades da equipe por meio de uma agenda integrada.
Confira os recursos da solução:
- Geração de Ordens de Serviço com base nas operações aprovadas;
- Controle de serviços de manutenção e aluguel de equipamentos;
- Registro completo do atendimento ao cliente, permitindo o acompanhamento das equipes no ERP para Prestação de Serviços;
- Gerenciamento dos atributos de catálogos e detalhes das atividades a serem realizadas;
- Emissão do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para a transmissão das informações exigidas pelas autoridades fiscais municipais;
- Configuração tributária para produtos e serviços, simplificando a emissão de notas fiscais e o cálculo de encargos.
Além disso, oferecemos módulos que podem ser contratados adicionalmente sob demanda, como:
- Finanças: melhora eficiência operacional, controle de pagamentos e visão gerencial;
- Contábil: administra rotinas contábeis e patrimoniais, sendo compatível com todos os regimes tributários;
- Persona: automatiza o fechamento de folha de pagamento, bem como o cumprimento das obrigações associadas à folha;
- Estoque: confiança, segurança e simplicidade na administração do estoque e nas vendas de produtos;
- Pedidos: elimina erros de digitação e otimiza o tempo gasto em lançamentos e comunicação com a retaguarda. Utiliza o histórico de cada cliente e na análise de vendas perdidas para potencializar a lucratividade da operação;
- Atendimento: administra as demandas do cliente e realiza um gerenciamento estratégico da equipe de atendimento. O software também gera indicadores personalizados que auxiliam no planejamento e na otimização dos recursos.
A IBBCA, empresa de planos de saúde, é cliente da Nasajon há mais de uma década e nos últimos anos aderiu ao ERP. Assim, a empresa viu uma melhora considerável para importação e exportação de notas fiscais, gestão financeira e folha de pagamento. Segundo o gerente de TI e projetos da organização, William Brandão “Com isso, não há redundância, não existem mais erros, tudo é feito diretamente pelo sistema Nasajon”.
Além disso, oferecemos suporte de excelência, que possui aprovação de 96% dos clientes. Esse é o resultado dos mais de 40 anos de trabalho que a Nasajon desenvolve no setor de tecnologia para gestão empresarial.
Saiba mais sobre como o ERP para serviços da Nasajon pode contribuir com o seu negócio!