A redução de custos com tecnologia tem sido um assunto muito tratado na atual conjuntura do mercado e no cenário empresarial. É preciso ter mais eficiência, agilidade e segurança nas atividades e nos serviços prestados, mas não se pode reduzir a qualidade deles.
Desde o atendimento ao cliente até os serviços financeiros e contábeis, as inovações e automatizações atuam de maneira direta, permitindo que o seu negócio se diferencie da concorrência. Antes de tudo, é preciso partir do princípio que o acesso à tecnologia requer investimentos que, em médio prazo, geram benefícios como a redução de custos em diferentes áreas de uma empresa. Por isso são investimentos e não gastos.
De acordo com a IDG, as empresas que investem em bons sistemas de gestão apresentam crescimento 35% mais rápido em comparação àquelas que não implementam soluções em tecnologia.
Para entender o que estamos falando, acompanhe este artigo e veja como a tecnologia atua dentro de uma empresa e promove a redução de custos ao mesmo tempo que potencializa as suas atividades.
Por que existe a necessidade de as empresas investirem em tecnologia?
A tecnologia vem sendo uma protagonista do mercado e dos processos empresariais, sendo que a tendência é que esse cenário se potencialize com o passar dos anos. A concorrência e a competitividade estão cada vez mais acirradas.
Diante disso, a direção para enfrentar esse contexto não está só na inovação dos produtos e serviços prestados, mas também na maneira como você realiza os processos e as atividades diárias. Em outras palavras, a tecnologia é a opção mais completa e o investimento que mais gera retorno para as organizações.
Para avaliarmos melhor essa afirmação, vejamos alguns dados. Segundo um estudo publicado na Forbes e realizado em 2018 pela IDG (empresa americana de pesquisas), 46% das organizações afirmam que somente conseguem atender às expectativas de seus clientes porque usam tecnologia nos seus processos.
Enquanto isso, 49% das empresas atestaram que conseguem administrar o negócio com mais eficiência por meio de soluções digitais e tecnológicas, pois elas proporcionam melhor desempenho e visibilidade de dados.
Com levantamentos como esses, percebemos que além da redução de custos, os recursos tecnológicos aprimoram e geram mais confiabilidade ao processo decisório, já que contam com dados atualizados, além de contribuir para a satisfação dos clientes — que é um aspecto substancial para qualquer tipo de negócio.
Portanto, para ter sucesso, as empresas precisam apostar no emprego de novas tecnologias para centralização e integração de informações, bem como na automatização de atividades e em análises estratégicas como a implantação do processo de BI (Business Intelligence) — pois essas adequações têm se mostrado para a saúde empresarial e um diferencial no mercado.
Para o progresso do seu negócio, desmistifique o pensamento de que alocar os recursos financeiros da organização em tecnologia é um gasto, visto que eles são um investimento importante e que geram impacto em todos os departamentos de uma empresa. Para isso, além de compreender essa necessidade de “modernização”, é imprescindível estar atento na escolha de seus sistemas e inovações para manter os dados sempre atualizados e acompanhar as tendências que favoreçam a sua gestão.
Em quais áreas da empresa é possível ter redução de custos com tecnologia?
Observe a seguir como a redução de custos pode ser percebida nas empresas.
Setor financeiro
O setor financeiro de um negócio pode ser comparado ao coração da empresa. Afinal, é nele que se concentram os recursos, as entradas e saídas e as metas. A rotina é atribulada por controle de custos e despesas, bem como planejamento de estratégias que visam o aumento dos lucros.
É preciso ter dados e informações para geração de relatórios e análises dinâmicas que serão a origem dos processos decisórios de estratégias e da implementação de soluções. A organização de todo esse fluxo de informações precisa ser eficiente e segura, de maneira a impedir o vazamento de dados e a perda de registros importantes.
A redução de custos com tecnologia pode ser efetiva nesse quesito. Nesses casos, o mais indicado para automação é a utilização de um banco de dados robusto, que armazene um grande volume de informações e digitalizações de documentos. O uso tecnologia para armazenar dados do setor financeiro permite ter mais organização, agilidade, confiabilidade e segurança em todo o seu fluxo de informações.
Outra maneira de reduzir custos com tecnologia é na gestão de prazos. Os setores financeiros e contábeis precisam cumprir uma série de calendários, como o pagamento de impostos, folha de funcionários, imposto de renda, Sped fiscal, entre outros. Com tanta coisa a ser monitorada, os prejuízos causados por multas e penalidades podem ser constantes, mas facilmente removidos com o apoio da tecnologia.
Imagine ter uma pilha de documentos para cada uma dessas obrigações? Aliás, até mesmo os sistemas governamentais já estão se automatizando, visto que, atualmente, muitos procedimentos são feitos de maneira digital.
Portanto, perceba, ao adotar a utilização de um banco de dados, o controle se tornará mais fácil, considerando que a utilização dessa tecnologia gera segurança, evitando a perda de dados valiosos e que podem gerar prejuízos, e proporcionando mais facilidade ao acessar informações, contratos, impostos e outros. Além disso, traz um ganho ainda mais valioso: relatórios complexos para tomada de decisão.
Infraestrutura
Outra atuação da redução de custos com tecnologia é na própria infraestrutura da empresa. Os sistemas de gestão são disponibilizados de duas maneiras: armazenamento local ou na nuvem.
A primeira opção requer um alto investimento em infraestrutura, considerando que é necessário contratar um servidor e contar com hardware potente, que deverão ser administrados pela sua equipe de TI — gerando custos altos e que poderiam ser direcionados para investimentos que realmente fazem a diferença no crescimento do negócio.
Em contrapartida, em sistemas e processos armazenados na nuvem (também conhecidos no inglês “cloud”), os dados ficam alocados e seguros em um servidor do próprio fornecedor do software, não havendo a necessidade de fazer mudanças estruturais nem investimentos elevados. Além disso, a nuvem permite ter:
- mais estabilidade no sistema;
- atualizações contínuas;
- menos tempo para a implantação;
- maior capacidade de armazenamento;
- e acesso a um suporte para também para questões relacionadas ao servidor.
Automação de processos
Muito se ouve falar em automatizar as tarefas das organizações, mas gestores ainda veem esse processo como mero conforto, o que é uma concepção totalmente superficial. Além de facilitar a realização de diversas tarefas, a redução de custos com tecnologia se dá de maneira direta à automação de processos.
Muitas rotinas empresariais são maçantes e repetitivas, o que demanda força e investimento humano, sem contar com os erros que sempre podem aparecer pelo cansaço ou pela falta de atenção. Imagine planilhas sendo preenchidas, documentos empilhados, contato com clientes e demais atividades manuais. Com isso, praticamente não sobra tempo para o que realmente importa: o trabalho intelectual e a definição de estratégias.
Quais são os ganhos com a tecnologia?
Além da redução de custos que a tecnologia promove e dos pontos que citamos, com a implantação de processos automatizados há ganhos fundamentais que potencializam o crescimento da empresa e a mantém forte no mercado.
O primeiro e mais importante aspecto é a atuação de sistemas na integração de informações e setores. Sistemas desenvolvidos com essa funcionalidade unem os departamentos e as áreas da empresa.
Além disso, o aumento na produtividade é uma consequência certa. Com a automatização de processos, erros são mitigados e sua a equipe cumprirá as obrigações com mais agilidade e garantia de confiabilidade, tendo tempo para realizar as tarefas analíticas.
A automação de processos, com consequente redução de custos, precisa ser compreendida como uma meta por todo e qualquer tipo de empresa. A crescente competitividade no mercado tem demandado cada vez mais excelência e agilidade nos produtos, serviços e processos empresariais. Sem contar que reduzir despesas e investir certo precisa ser prioridade para que as organizações se mantenham “vivas” — porém sem reduzir a qualidade do que é disponibilizado.
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