A importância dos relatórios para tomada de decisão

A importância dos relatórios para tomada de decisão

Pense na seguinte situação: um executivo é contratado e tem como missão aumentar as vendas, mas, para isso, precisa decidir entre atrair mais possíveis clientes, melhorar o processo de venda ou até mexer no preço do produto. Como identificar qual é a melhor estratégia?

A resposta está numa análise que leva em consideração o mercado, os processos e o mais importante: os dados gerados diariamente por toda a empresa, apresentados em forma de relatório.

Se empreender é esporte de alto risco, tomar decisões importantes para uma empresa é saltar de paraquedas. O risco existe, mas se você se preparar da forma adequada, o perigo é minimizado e o prazer da adrenalina (o bom resultado) compensa. No mundo corporativo, a preparação para a tomada de decisão tem um indispensável item de segurança: os relatórios. Com eles, as ameaças e as oportunidades são identificadas antes do “salto”.

Gestores se valem da sua experiência e apurada visão gerencial na hora de tomar decisões, mas sem conhecer o cenário e o histórico da empresa, faltarão os insumos essenciais para uma escolha mais segura.

Quer saber mais sobre os relatórios e como eles podem ajudar no futuro da sua empresa? Confira!

O relatório ideal

Apesar da evidente importância no processo de tomada de decisão, os relatórios ficam de fora da pauta de empresas de diferentes portes e segmentos e as motivações são quase sempre as mesmas: a dificuldade de elaborá-los ou de interpretá-los.

Mais do que dados, os relatórios reúnem informações e transmitem uma mensagem. Em resumo, um bom relatório precisa contar com:

  • Um volume de dados que permita uma análise sazonal ou histórica;
  • Dados confiáveis e atualizados;
  • Comparativos de diferentes perspectivas;
  • Análises com a interpretação dos números apresentados.

Não basta apenas registrar as receitas e despesas de um projeto, por exemplo, pois esses dados, isolados, não têm significado. Mas se esses indicadores forem analisados em uma linha do cronológica ou comparados com os de outro projeto, será possível chegar a conclusões relevantes, como aumento gradual das despesas num determinado período ou a de que um projeto é mais rentável do que outro.

Dados

Todo dado é valioso e com os erros também se aprende. Sim, apesar da possibilidade de parecer uma medida burocrática, registrar todas as ações e resultados gera insumos para a elaboração de relatórios. É quase como um “investimento”. Um registro feito hoje pode ser o fator determinante para a tomada de decisão no futuro.

Para isso, é preciso estabelecer processos que vão além da atuação de um ou outro setor da empresa. Trata-se de um esforço interdepartamental de registro constante de dados e ações que, quando manual, demanda tempo e cuidados especiais para garantia da correção.

Nos processos automatizados, esse esforço pode ser poupado e dar vez à análise e cruzamento de dados para elaboração dos relatórios.

Relatórios essenciais

Não há apenas um relatório a ser observado na tomada de decisão. A escolha dependerá de qual hipótese está sendo levantada, sobre o que é preciso deliberar.

Conheça alguns dos principais relatórios gerenciais, para que servem e exemplos de decisões que podem ser tomadas com segurança com base nos apontamentos trazidos por eles.

1. Relatório de Fluxo de Caixa – Como estará a saúde financeira da empresa daqui a seis meses?

Conhecido como o “coração” da gestão financeira, o relatório de Fluxo de Caixa traz uma perspectiva de futuro com base no presente. Nele, as contas a pagar e a receber são confrontadas e é possível incluir uma importante unidade de medida na equação: o tempo.

Com essa informação em mãos é possível decidir de forma mais assertiva qual é o momento ideal para investir em novos projetos ou antecipar ações que possam evitar a necessidade de fazer um empréstimo futuro. Com ele, o futuro não é surpresa.

2. Relatório de leads – Como estão as negociações? Vamos bater a meta de vendas?

Para muitos segmentos, a decisão de compra passa por um processo de negociação que, se mapeado, pode apontar ameaças ou oportunidades. É possível rastrear de qual campanha ou meio determinado prospect foi captado, em qual estágio da negociação os possíveis clientes estão e até gerar indicadores sobre os motivos da perda da venda.

Gestores estratégicos não podem esperar por um sinal vermelho para começar a agir. Com o relatório de leads é possível prever o resultado de vendas e decidir qual mídia merece receber mais atenção com base no volume de prospects que ela traz antes mesmo do fechamento do ciclo.

3. Relatório de Inadimplência – Quem está me devendo? Quanto? O que fazer?

Quando a previsão de contas a receber não bate com o “realizado” é preciso analisar de onde vem a inadimplência e, mais do que isso, qualificá-la. Informações como o motivo e a frequência da falta de pagamento podem apontar qual é a melhor estratégia para tratar do assunto com o cliente e reduzir o prejuízo.

Se a inadimplência for causada por falta de capital, ações de retenção com a premissa otimista de que trata-se apenas de uma fase podem ser planejadas. Já se a falta de pagamento se dá por esquecimento, a área financeira pode criar uma régua de cobrança e enviar lembretes periódicos sobre o atraso ao cliente.

4. Relatório de Vendas – Como prever e me preparar para aumentos e quedas nas vendas?

Quando a previsão de contas a receber não bate com o “realizado” é preciso analisar de onde vem a inadimplência e, mais do que isso, qualificá-la. Informações como o motivo e a frequência da falta de pagamento podem apontar qual é a melhor estratégia para tratar do assunto com o cliente e reduzir o prejuízo.

Se a inadimplência for causada por falta de capital, ações de retenção com a premissa otimista de que trata-se apenas de uma fase podem ser planejadas. Já se a falta de pagamento se dá por negligência, a área financeira pode criar uma régua de cobrança e enviar lembretes periódicos sobre o atraso ao cliente.

A tecnologia x processos manuais

Registrar todos os processos de uma empresa não é tarefa fácil e não é à toa que muitas companhias acabam deixando os relatórios de fora da tomada de decisão, mas o cenário muda quando chega a automatização.

Um sistema de gestão integrada, o ERP, reduz custos e integra dados de diferentes departamentos com um esforço mínimo e alta segurança. Enquanto as equipes operacionais fazem uso do software para entregar as suas tarefas diárias, todas as ações são guardadas em um banco de dados, que dão vida a relatórios automáticos, em tempo real para a tomada de decisão.

Além de eliminar o uso de papéis e do trabalho manual da digitação, o sistema ERP também pode ser hospedado na nuvem. Entre outros fatores, a modalidade reduz gastos com infraestrutura e amplia a segurança do sigilo e da manutenção dos dados.

A verdadeira inteligência de negócios: o BI

As empresas que contam com um sistema ERP têm uma espécie de evolução de relatório, a tecnologia Business Intelligence, mais conhecida como BI. Acoplada aos sistemas de gestão, ela organiza e oferece uma leitura mais analítica dos dados coletados por meio de relatórios e gráficos personalizados.

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