Sempre que se fala em implantação de sistema ERP em uma empresa ou, ainda, na troca do sistema que se usa atualmente, os envolvidos ficam tensos. Já ouvimos muitas vezes de clientes que o medo do processo de implantação era tanto que o impedia de ter uma solução mais completa e com melhor custo-benefício.
Neste artigo vamos desmistificar o momento da implantação e preparar você e sua equipe para que ela ocorra de forma tranquila e sem stress. Assim você poderá fazer sua escolha por um ERP pensando somente em suas vantagens em relação ao atual e seus benefícios ao invés de deixar o medo te dominar.
Amaro Rocha, supervisor de serviços de implantação na Nasajon, garante que “uma equipe bem preparada poderá tirar muito mais proveito do período de implantação.”
Antes da implantação: entenda o que é um sistema ERP e o que ele pretende solucionar
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning. Em português, a tradução literal seria “Planejamento dos recursos da empresa”, ou seja, ERP é um software instalado nos servidores da empresa ou hospedado em Nuvem para automatizar as rotinas empresariais.
Com o uso de um ERP você consegue reduzir erros humanos e diminuir o tempo que leva desempenhando cada função. Os sistemas ERP podem atuar em diversas as áreas de sua empresa oferecendo soluções específicas para cada uma delas. Eles deixam o dia a dia empresarial mais organizado e possibilitam que funcionários não percam tanto tempo com infinitas planilhas e cruzamento de dados. Tendo um ERP integrado os setores se comunicam gerando relatórios mais robustos que auxiliam a tomada de decisão.
Como escolher o fornecedor de ERP certo para você?
A escolha do fornecedor de software de gestão é crucial para que a implantação do sistema ERP aconteça de forma tranquila e sem stress para os gestores e colaboradores. Saber escolher a empresa certa garante um fluxo de trabalho mais rápido e assertivo.
Amaro Rocha, supervisor de serviços de implantação na Nasajon, conta que já passou por uma situação extrema em uma empresa cliente: “Ao chegar na empresa para começar a implantação uma funcionária me chamou e falou que havia sofrido um infarto no período de implantação da empresa anterior e foi sincera dizendo que não estava nem um pouco animada com o processo que teria início naquele dia com a gente. Após a reunião de alinhamento e apresentação do nosso método de trabalho ela foi a primeira a levantar a mão e perguntar “Podemos começar hoje mesmo?”
Para que sua empresa e colaboradores não precisem passar por uma experiência ruim na implantação do sistema ERP como a que essa colaboradora citada por Amaro passou, busque empresas de softwares de gestão de qualidade que façam a implantação de forma transparente, humana e em parceria com vocês.
Transparência
A empresa que você está buscando para a implantação de sistema ERP precisa trabalhar de forma transparente. É importante que a empresa deixe claro o que cada etapa compreende através de documentação, quais as informações necessárias em cada uma delas e alinhe o que você deve esperar de resultado com o uso de cada funcionalidade.
Forma humana para conduzir o processo
É preciso que a empresa saiba que está lidando com seres humanos. Na maioria das vezes, ao chegar para implantação, a equipe encontra colaboradores receosos. É preciso buscar empresas de ERP que saibam quebrar essa resistência inicial de forma leve e embasada. Ficará bem mais fácil para você ter os resultados que almeja tendo uma equipe de implantação que possui a escuta ativa e conduz o processo de forma humana.
Parceria
O trabalho de implantação de um sistema ERP exige uma parceria forte entre a equipe de implantação do ERP e sua empresa. Portanto, busque empresas que tenham o modo de operação parceiro, que esteja ao seu lado em todo o processo construindo junto e pensando melhorias para gestão de seus processos.
Conheça as etapas da compra de um ERP
Etapa 1: O primeiro passo é entender quais as áreas de sua empresa precisam de um sistema automatizado.
Etapa 2: Entender quantos colaboradores farão uso dos sistemas no dia a dia para que as licenças possam ser computadas.
Etapa 3: Escolha da empresa de ERP certa para você.
Etapa 4: Com o contrato assinado, inicia-se a fase de implantação dos sistemas escolhidos.
O tempo de duração dessa fase está diretamente relacionada ao número de colaboradores que terão acesso aos sistemas, ao número de sistemas que serão implantados e o número de recursos em cada um deles.
Quanto tempo leva a implantação de um sistema ERP? Quais as suas etapas?
Como citamos anteriormente, o tempo para implantação de um sistema ERP pode variar bastante.
A falta de precisão nesse número se dá pelas variáveis que envolvem o processo: uma empresa pode ser de pequeno, médio ou grande porte, o que vai gerar menos ou mais colaboradores com acesso aos sistemas. Esse número de pessoas influencia diretamente no tempo de implantação.
Mais um ponto determinante do tempo de implantação é a de número de sistemas que serão implantados: se uma empresa deseja apenas soluções para seu DP e RH terá um tempo menor de implantação do que a empresa que escolheu fazer o gerenciamento fiscal, de estoque e também o de RH através de um sistema ERP.
Outra variável importante nesse caso é a quantidade de recursos que a empresa precisa em cada uma das soluções.
Vamos conhecer abaixo as etapas que compreendem a implantação do sistema ERP Nasajon para que fique ainda mais claro como funciona o processo.
1ª etapa: Reunião de Kick-off
Depois da assinatura do contrato a reunião de Kickoff é marcada. Através dessa reunião inicial são alinhados expectativas, próximos passos e a metodologia de trabalho.
2ª etapa: Levantamento e validação de processos
Nessa segunda etapa é feito o levantamento e validação dos processos da empresa. A equipe de implantação consegue entender de que forma a empresa roda naquele momento e a partir de então pode desenhar os processos dentro do novo sistema. É neste ponto que se torna possível também fazer sugestões de melhorias nos processos atuais.
3ª etapa: Parametrização
A equipe de implantação passa a configurar e parametrizar os sistemas com todas as informações coletadas nas etapas 1 e 2 e com auxílio de um usuário-chave (representante da empresa que fará uso do sistema). Faz a migração das informações para o novo sistema e configura layouts. É neste ponto que o sistema começa a ganhar a cara da empresa que o contratou, com suas especificidades.
4ª etapa: Treinamento da equipe
Com o sistema pronto, começa o treinamento de todas as pessoas que irão operar o ERP no dia a dia. A equipe de implantação fica fisicamente junto do time do cliente para verificar possíveis erros ou não-entendimento do processo.
5ª etapa: Set-up do ERP
Até o momento dessa etapa o sistema está rodando em um ambiente de teste e só a partir dessa 5ª etapa é que o sistema é colocado para funcionar no servidor do cliente ou em nuvem.
É nesta etapa que a equipe de implantação testa e re-testa junto ao cliente todos os processos para ter certeza que tudo está funcionando da forma como haviam combinado.
6ª etapa: Virada
Nesta etapa a equipe de implantação faz o planejamento dos dias mais favoráveis para fazer a virada sem que se prejudique a operação.
A sua empresa pode escolher passar por essa etapa de forma independente ou com o acompanhamento da equipe de implantação.
Após a virada, a equipe de implantação faz a passagem para a equipe de suporte.
Implantação de sistema ERP sem stress: Como preparar a equipe?
Para que sua implantação de sistema ERP corra sem stress é preciso se preparar para ela. Com uma equipe organizada e ciente do processo tudo se torna mais fácil e amigável. Conheça 4 pontos importantes em que você deverá ter atenção para ter uma implantação sem stress e com efetividade:
1- Tempo e dedicação
A equipe não deve simultaneamente estar envolvida com outro projeto grande. Ter a sua atenção dividida em dois projetos fará com que a equipe não dedique o tempo necessário para a implantação e dúvidas futuras podem acabar surgindo. Ou ainda, podem deixar de comunicar algum processo importante que só será percebido muito a frente no desenvolvimento e poderá atrasar e estressar sua equipe.
2- Férias de pessoas da equipe
Atenção a equipes que tenham integrantes-chaves de férias – é preciso pensar nessa agenda de férias dos funcionários para fazer a marcação da implantação.
Sem a pessoa chave no processo, a implantação fica estagnada.
3- Processos mapeados
Quando uma empresa possui seus processos já mapeados no primeiro contato com a equipe de implantação muitos passos são facilitados e sugestões de melhorias podem acontecer de forma mais rápida.
Sabendo que a implantação vai ocorrer, dedique um tempo para fazer esse mapa dos processos atuais.
4- Necessidades claras
Parece besteira mas saber exatamente o que você espera com o sistema novo, quais as melhorias que deseja e onde quer chegar facilita toda a ação da equipe de implantação. Conhecendo suas necessidades, a equipe fará configurações precisas, do contrário, as soluções apresentadas podem não ser exatamente o que você idealizou. Verbalize!
E aí, este artigo esclareceu todas as suas dúvidas para que sua próxima contratação de ERP sea tranquila e sem stress? Caso queira conhecer mais sobre nossa equipe e os sistemas que oferecemos, não hesite em entrar em contato – acesse www.nasajon.com.br e nos contate pelo Whatsapp, telefone ou ainda pelos formulários.
Por Isabela Lima