Uma gestão de estoque eficaz garante que produtos certos estejam disponíveis no momento certo, otimizando custos e satisfazendo clientes. Neste artigo, mergulharemos nos aspectos cruciais da gestão de estoque, desvendando estratégias e práticas que podem impulsionar o desempenho e a lucratividade do seu negócio. Acompanhe!
- Entenda o que é a gestão de estoque
- Vantagens da gestão de estoque
- 8 estratégias para uma gestão de estoque eficiente
- Boas condutas na gestão de estoque
Entenda o que é a gestão de estoque
Pode-se afirmar que o estoque é um espaço de armazenamento temporário de mercadorias. O propósito é comercializar, de preferência o mais rapidamente possível, os produtos ali estocados para abrir espaço para novos itens.
A administração de inventário implica no monitoramento de recursos (tempo, capital e mão de obra), matérias-primas, produtos em fase de desenvolvimento e produtos prontos em locais de armazenamento.
Nesse contexto, a gestão de inventário é uma medida que ajuda a empresa a esclarecer alguns aspectos cruciais, como: preço de compra, preço de vendas, quantidade de matéria-prima a necessária, início de produção, quando reabastecer o estoque e quando lançar certo produto no mercado.
É evidente que, no intrínseco esquema de uma administração integrada, essas são decisões críticas para o empreendimento. Tomá-las sem conhecimento da situação de inventário tende a gerar problemas para a empresa.
Vantagens da gestão de estoque
Existem muitos benefícios para se fazer um controle de estoque. Confira eles a seguir.
Melhor uso de recursos
A gestão de estoque auxilia as organizações a manter um equilíbrio nas vendas, por ser possível monitorar precisamente o que entra e sai da operação. Com isso, o empreendedor evita adquirir em excesso ou enfrentar escassez de produtos e matérias-primas.
Redução do desperdício
Um dos fatores que mais afetam a estabilidade financeira de uma empresa é o desperdício de produtos e materiais. Através da gestão de estoque, a organização tem a possibilidade de diminuir consideravelmente o excesso de itens, bem como a quantidade de danos e expirações. Ao resolver esses problemas, a empresa terá a oportunidade de gerir de maneira mais eficaz o tempo e os custos envolvidos.
Integração com o financeiro
Outro benefício significativo que o controle de inventário proporciona está relacionado à integração com o setor financeiro da empresa. Como são tarefas que implicam nos investimentos do negócio, é essencial que estejam interligadas.
Assim, ao implementar um sistema de administração financeira integrado à gestão de estoque, a organização terá mais agilidade para gerir os recursos e identificar prontamente oportunidades que contribuirão para atingir os objetivos propostos.
Melhoria no serviço ao cliente
Como citado, a gestão de estoque engloba todos os setores da empresa, incluindo o atendimento ao cliente. Quando existem falhas nesse processo, os clientes serão certamente afetados.
Por exemplo, se a empresa lança uma campanha para divulgar um produto específico e, quando o cliente mostra interesse neste item, não há estoque disponível para suprir a demanda, a experiência final será insatisfatória. Os processos estão interconectados, e para ter êxito no marketing e nas vendas, o empresário não pode descuidar da gestão de estoque.
8 estratégias para uma gestão de estoque eficiente
Existem métodos de administração e monitoramento de inventário que contribuem para o avanço da área e aprimoram suas operações. Veja alguns exemplos abaixo!
Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)
Uma das vantagens do PEPS é prevenir que os produtos se estraguem nas estantes, pois os mais velhos são prioridade na ordem de venda. No entanto, é necessário cuidado, pois alguns itens podem ter prazos de validade mais curtos do que outros comprados anteriormente.
Outro ponto a considerar: compras feitas no passado, frequentemente, ocorrem a preços mais baixos, enquanto novas compras podem ser realizadas com preços corrigidos pela inflação ou outros fatores, principalmente quando se refere a produtos de longa vida útil.
É crucial ter atenção ao precificar as mercadorias nesse sistema. Lembre-se também de que a armazenagem deve ser conduzida de maneira sequencial.
Primeiro a sair, último a entrar (PSUE)
Neste sistema, a empresa deve utilizar o lote mais recente primeiro, e o valor dos produtos é determinado com base nos custos desse lote.
Este método é útil para quem lida com uma variedade de produtos, onde certos itens têm maior demanda. Assim, a cada aquisição, ele é colocado à frente dos outros, já que sua rotatividade é maior.
No entanto, é preciso estar atento ao aspecto tributário, pois o lucro gerado por este método geralmente é menor do que o do método anterior, uma vez que o custo dos produtos mais recentes tende a ser maior do que o dos lotes iniciais.
Por este motivo, ele não pode ser usado para fins contábeis, apenas como um meio de controle interno da empresa.
Just in Time (na hora exata)
O Just in Time é uma ideia que visa aumentar a eficiência na produção industrial. Quando a organização implementa esse sistema na gestão de estoque, o propósito é minimizar ao máximo os entraves no depósito, de forma a produzir tudo no momento certo.
Geralmente, isso implica que a produção de um produto só acontece após o cliente adquiri-lo. Isso implica que não haverá um inventário, pois o insumo é adquirido e segue diretamente para a linha de produção.
Por outro lado, o produto final também é despachado para o consumidor imediatamente após sua finalização. Nesse modelo, no entanto, é possível trabalhar com inventários mínimos.
Isso acontece porque, se existir algum problema de falta de suprimentos ou falha na linha de produção, ainda será viável entregar os produtos comprados aos clientes, prevenindo decepções e até processos judiciais.
Curva ABC
Um dos métodos mais utilizados na administração de estoque é a conhecida Curva ABC. Sua dinâmica se fundamenta em três pilares: a rotação de estoque, o faturamento e a rentabilidade.
Com base nesses fatores, o estoque é organizado para priorizar produtos com maior valor agregado. Assim, temos a seguinte classificação de produtos no estoque:
- Itens da categoria A: são os produtos mais valiosos e que trazem maior retorno financeiro para a empresa. Embora não sejam os mais abundantes no estoque, eles têm uma rotação considerável e se destacam principalmente em termos de receita, necessitando de um controle rigoroso;
- Itens da categoria B: são produtos de valor intermediário, geralmente os mais presentes e que contribuem significativamente para a manutenção do fluxo de caixa. O monitoramento desses itens deve ser constante, mas não extremamente rigoroso. A principal preocupação na categoria B é em relação à quantidade desses produtos em estoque;
- Itens da categoria C: essa categoria é reservada para produtos de menor valor para a empresa, portanto, o controle não precisa ser tão estrito. Geralmente são itens que ocupam uma pequena porcentagem do estoque e não estão incluídos em inventários rotativos.
Método do preço de venda ao custo
É comumente usado em grandes lojas de varejo, que possuem muitos produtos de baixo valor. Neste método, o gerenciamento do estoque é feito através da análise do preço de venda por unidade, substituindo a margem de lucro pela margem média de lucro do período.
Custo Médio
O método de custo médio visa estabelecer uma média de custos. Portanto, o preço final dos produtos é determinado apenas após os gerentes calcularem o custo dos mesmos. Isto é, adicionam-se os novos produtos aos itens em estoque e divide-se esse total pela quantidade total de produtos. O resultado é o custo médio por item.
Estoque Mínimo
Trata-se da determinação de um estoque mínimo, que atua como uma segurança para o caso de um aumento abrupto na demanda. É uma estratégia bastante utilizada em empresas afetadas pela sazonalidade, que necessitam manter um estoque de reserva para lidar com o crescimento da demanda.
Para calcular, é necessário conhecer o consumo médio do produto (quantidade de unidades consumidas divididas pelo período considerado). Em seguida, esse valor deve ser multiplicado pelo tempo de reposição do produto.
Estoque máximo
O estoque máximo é exatamente o oposto do método acima: é uma métrica para compreender a maior quantidade de um item que você deve ter em estoque, a fim de evitar o excesso.
Este método tem como objetivo evitar que você sofra prejuízos tanto na gestão de estoque (ocupação de prateleiras, manutenção, refrigeração, etc.) quanto financeiros (com a compra desnecessária).
Para calcular, simplesmente adicione o estoque mínimo (usando a mesma fórmula do tópico anterior) ao lote de reabastecimento. Em outras palavras, quantas unidades de produto os lotes geralmente contêm? É esse número que você deve considerar.
Boas condutas para gestão de estoque
Para aprimorar a gestão de estoque, existem alguns costumes que precisam ser implementados em seu negócio para otimizar esse processo. Abaixo, destacamos algumas delas.
1. Avalie os custos para a gestão do seu estoque
É possível planejar e identificar falhas de maneira prévia ao possuir o controle dos gastos para a gestão de seu estoque. Para realizar o cálculo total, é necessária a inclusão dos custos de todos os recursos – inclusive dos funcionários que administram o estoque – e dos custos para manter cada produto não comercializado no período estipulado, pois estes impactam no valor final.
2. Mantenha uma rotatividade
É comum ocorrer acúmulo de materiais nos estoques com o passar do tempo, por isso, estabeleça prazos e rotinas de limpeza para separar materiais obsoletos e sem movimentação dos que têm maior rotatividade. Algumas sugestões: faça uma queima de estoque para os seus clientes, bazar com preços promocionais para os funcionários, reciclar, e, em último caso, descarte.
3. Identifique os produtos mais comercializados
Saber organizar os produtos no estoque é uma tarefa de suma importância para identificar aqueles que apresentam o maior fluxo de entrada e saída. Além de facilitar a decisão do cliente, também auxilia o administrador do estoque no momento de solicitar uma nova demanda ao fornecedor. Com a ajuda de um sistema que disponibiliza relatórios em tempo real do status do estoque, tudo fica mais simples, realizando um atendimento mais rápido e assertivo.
4. Estabeleça de rotina
É crucial instituir uma rotina de controle em seu inventário, criando um cronograma com datas para verificação dos produtos. Assim, torna-se mais simples evitar no registro de informações, assim como saídas e entradas de produtos não anotados, que podem causar problemas para a contabilidade.
5. Registre os produtos
Deve-se registrar todos os produtos que entram e saem do inventário. Isso auxilia no controle financeiro da empresa, permitindo a comparação de informações financeiras com os dados do inventário. É recomendável que isso seja feito por meio de tecnologias de automação, para aumentar a precisão. Entre essas tecnologias, podemos citar o uso de códigos de barras e etiquetas RFID.
6. Defina volume mínimo e máximo
A definição de volumes mínimos e máximos para o inventário é fundamental. Estabelecer uma quantidade de produtos que atenda às demandas em um determinado período evita a falta de produtos e a frustração de clientes por não encontrarem os itens desejados.
Quanto ao volume máximo, é preciso definir até que ponto haverá uma quantidade adequada, para evitar que produtos estraguem ou fiquem parados. Para estabelecer esses níveis, é preciso considerar o giro do inventário, a sazonalidade nas vendas, as estratégias de divulgação, bem como o comportamento do consumidor.
7. Capacite o time
Não subestime o impacto das mudanças nas práticas de administração de inventário no modus operandi da sua equipe. Para evitar erros, é altamente recomendável investir na capacitação da equipe, garantindo que todos os envolvidos nos processos relacionados ao inventário estejam cientes das metodologias adotadas pela empresa.
8. Mapeie as tarefas
Antes de qualquer atitude, a prática fundamental de uma boa administração de inventário é mapea ras tarefas. Como são as dinâmicas dos setores envolvidos com o inventário atualmente? Como funciona o inventário? Quais são os pontos baixos e as oportunidades de melhora?
O entendimento dessas questões ajudará a compreender o fluxo atual e auxiliará no redesenho de um novo fluxo de processos, um esquema de etapas saudável, alinhado com os objetivos da empresa e escalável!
9. Tenha uniformidade
Qual prática é mais eficaz para uma administração eficiente do que a padronização de tarefas? Em um setor tão cartesiano como o estoque, a uniformidade é fundamental, além de ser a base para a criação de uma cultura de excelência nas tarefas de cada funcionário.
10. Faça monitoramento
Uma prática essencial na manutenção do inventário é a realização de monitoramentos constantes. Afinal, compreender todos os números de produtos em armazenamento proporcionará uma visão mais aprofundada das capacidades da sua empresa.
Isso permite que a empresa se prepare para as diferentes situações e demandas antecipadamente, adicionando valor e agilidade às execuções.
11. Salve endereço dos clientes
O endereço parece um pequeno detalhe, mas que deve ser levado bastante a sério, pois pode impactar no seu faturamento. Para minimizar os erros, uma técnica muito utilizada é o processo de picking (separação de mercadorias), que consiste em agrupar todos os itens para gerar uma lista otimizada com os produtos e respectivos endereços.
12. Invista no relacionamento com fornecedores
Por fim, não basta otimizar todos os processos internos se você ainda não investiu na melhoria do relacionamento com fornecedores. Uma administração eficiente de inventário também depende da disposição de seus parceiros comerciais em atender às demandas do seu negócio, especialmente as mais urgentes. Essa flexibilidade permite ajustes na organização e capacita sua empresa para entregar um serviço de qualidade.
Fazer uma avaliação periódica dos seus fornecedores é muito importante para a sua empresa. Leve sempre em consideração a qualidade do serviço prestado, o valor negociado e, principalmente, as opções de mercado. Fazer concorrências semestrais ou anuais fervilham mais o mercado e podem deixar a sua marca ainda mais reconhecida e disputada.
13. Use um sistema de gestão integrada
Estudos indicam que é possível alcançar um aumento de até 25% na produtividade, um ganho de até 20% na utilização do espaço e uma melhoria de até 30% na eficiência do uso do inventário, com o uso de tecnologias de gestão de estoque integradas.
A implementação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão empresarial) possibilita a automação de processos relacionados à administração do estoque, como o registro e o rastreamento de produtos. Ao centralizar o controle dos procedimentos, o empresário pode visualizar e analisar dados, tomar decisões assertivas e aprimorar os resultados do negócio.
No entanto, é crucial escolher uma solução que se adeque às demandas da área. O sistema selecionado deve incluir um módulo dedicado ao almoxarifado e à gestão de inventário. Isso permite que a ferramenta contribua significativamente para a gestão de estoque
Otimize sua gestão de estoque com o Nasajon Estoque
O ERP Nasajon Estoque otimiza a gestão de compras e operações, com atendimento ágil aos clientes e racionamento de custos de estoque para aumentar sua lucratividade. Além disso, ele disponibiliza informações e relatórios que auxiliam a administração do estoque e sugere quantidades e períodos de reposição para atender às vendas.
Confira as funcionalidades do Nasajon Estoque:
- Registro e personalização das operações: para entrada e saída de inventário, armazenamento, solicitação, devolução e transferência interna;
- Gestão de perfis tributários: a configuração de perfis tributários estaduais e federais indica como os tributos serão aplicados de acordo com diferentes regimes ficais, inclusive regimes especiais;
- Controle de Saldo de Inventário: gerenciamento de vários locais de inventário e, inclusive, com subdivisões gerenciais dos produtos. Acompanhe o saldo por meio de relatórios personalizados e evolução do inventário. Além disso, o sistema emite um aviso para informar a ocupação mínima e máxima;
- Administração inteligente do custo de produto: acompanhamento dos custos a longo prazo para a realização do inventário por meio do registro manual ou importação de arquivo e identificação automática das discrepâncias, facilitando os ajustes manuais;
- Registro de Produtos: para um mesmo produto registrado, é possível cadastrar diversas características para cada um, como: grade, lote, número de séries, coleção, família do produto, kit, controle de data de fabricação e validade, ficha técnica com foto e campos personalizados.
Seu negócio também pode se beneficiar dos sistemas da Nasajon para planejamento e controle de produção, gestão de pedidos, compras, ponto de venda e finanças. Eles são totalmente integrados, facilitando a usabilidade.
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