A inserção do processo trabalhista no eSocial faz parte do objetivo maior dessa plataforma, que são incluir encargos trabalhistas, previdenciários e tributários em um único lugar. O novo layout está em vigência desde o dia 1º de outubro e também altera detalhes do IRRF e da DCTFWeb.
Continue a leitura deste artigo e confira todas as mudanças trazidas pelo processo trabalhista no eSocial!
- Quem deve apresentar os processos trabalhistas no eSocial?
- Cronograma do processo trabalhista no eSocial
- Prazo para o registro do processo trabalhista no eSocial
- Etapas do processo trabalhista
- Registrando o processo trabalhista no eSocial
- S-2500 – Processo Trabalhista
- S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
- S-3500 – Exclusão de Eventos
- S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
- IRRF e DCTFWeb no eSocial
Quem deve apresentar os processos trabalhistas no eSocial?
Todos os empregadores, incluindo os domésticos, MEIs e segurados especiais, devem apresentar as decisões da Justiça do Trabalho por meio do eSocial.
Assim, o empregador deve utilizar o eSocial para pagar as condenações trabalhistas e apresentar os comprovantes de pagamento. Nesse sentido, a organização deve definir quais setores serão responsáveis por essa tarefa. Normalmente, as atividades desse teor são delegadas para a área jurídica ou de RH.
Cronograma do processo trabalhista no eSocial
Inicialmente, a inclusão do processo trabalhista no eSocial estava prevista para janeiro. Essa data foi adiada para abril, julho e por fim, outubro, conforme estabeleceu a Instrução Normativa nº 2.147.
Prazo para o registro do processo trabalhista no eSocial
A partir do marco temporal de 1º de outubro, as decisões trabalhistas devem ser informadas pelo eSocial. As seguintes ações devem ser apresentadas na plataforma:
- Processos trabalhistas com decisões que transitaram em julgado do dia 1º de outubro de 2023 em diante;
- Processos cuja decisão homologatória dos cálculos de liquidação foi declarada a partir do marco temporal, mesmo que seu trânsito em julgado tenha acontecido;
- Acordos judiciais homologados a partir desse mesmo dia;
- Acordos feitos nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter) a partir do marco temporal em diante.
O prazo de envio do evento ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte. Dessa forma, um processo trabalhista que tenha acordo ou decisão publicada no dia 1º/11/2023 deve ser enviado ao eSocial até 15/12/2023.
Etapas do processo trabalhista
Além de conhecer os detalhes sobre os novos eventos, é importante saber as fases do processo trabalhista e como ele se insere no eSocial. De forma geral, a ação trabalhista segue as seguintes etapas:
- 1- Petição inicial;
- 2- Defesa;
- 3- Audiência inicial;
- 4- Perícia;
- 5- Audiência de prosseguimento;
- 6- Sentença;
- 7- Recursos da fase de conhecimento;
- 8- Liquidação da sentença.
Apenas quando todos os recursos foram esgotados e o processo transita em julgado com a liquidação da sentença é que o empregador deve cumprir a decisão. É importante destacar, que a ação só é encerrada quando os pagamentos decididos pela corte são realizados. Assim, o empresário deve enviar as informações pelo eSocial, pagando os valores acordados e comprovando as transações.
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Registrando o processo trabalhista no eSocial
O novo layout apresenta quatro novos eventos. Confira os detalhes de cada um a seguir:
S-2500 – Processo Trabalhista
O S-2500 registra informações de ações na Justiça do Trabalho, bem como de acordos feitos em CCP e Ninter. Nesse evento, são apresentados dados relativos ao vínculo, às bases de cálculo para FGTS e contribuições previdenciárias do RGPS. Vale salientar que o S-2500 possui processamento independente dos outros eventos do eSocial.
Como dissemos anteriormente, o prazo para entrega deste e dos próximos eventos é até o dia 15 do mês subsequente.
S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
Este evento informa os valores do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e das contribuições previdenciárias (INSS). Essas entregas incidem sobre as bases de cálculo apresentadas no evento S-2500.
A transmissão deste evento ocorre apenas quando há a necessidade de efetuar o recolhimento de contribuição previdenciária ou imposto de renda. Em situações em que um depósito judicial garante o pagamento integral desses tributos, não é necessário enviar este evento, pois a quitação será efetivada por meio de uma ordem judicial.
Ainda assim, se o depósito judicial não englobar a totalidade dos tributos devidos, este evento deve ser submetido, abrangendo os valores remanescentes. Para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores envolvidos, é necessário encaminhar um evento S-2501.
Além disso, se uma decisão judicial ou acordo permitir o pagamento parcelado das quantias devidas, a cada pagamento de uma parcela, um evento S-2501 deve ser transmitido para registrar os detalhes da competência. Bem como, as informações correspondentes aos tributos, como a base de cálculo e os valores, que estão sendo quitados na respectiva parcela.
S-3500 – Exclusão de Eventos
Esse procedimento tem como único propósito anular a validade de um evento S-2500 ou S-2501 enviado inadequadamente. A exclusão anula os efeitos legais associados ao cumprimento da obrigação de fornecer informações ao eSocial, seguindo os prazos especificados.
A eliminação de um evento S-2500 (dados da ação) não é permitida se existir um evento S-2501 (dados financeiros da ação) que referir-se a ele. Em outras palavras, para excluir o evento S-2500, é necessário, em primeiro lugar, remover o evento S-2501 vinculado a ele.
S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
Este é um evento de resposta do eSocial relacionado ao evento S-2501. Seu propósito é disponibilizar ao declarante as informações relativas aos tributos calculados, contribuições previdenciárias, obrigações com outras entidades e fundos, além do imposto de renda retido na fonte, com base nos dados enviados.
A emissão deste evento é condicionada ao processamento bem-sucedido do evento S-2501 ou, se for o caso, do evento S-3500 (utilizado para exclusão do S-2501), com a devida integração com a DCTFWeb.
O êxito da resposta ao evento S-2501 resulta na transmissão dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb. O sistema utiliza as informações declaradas e calcula o montante das contribuições previdenciárias e do imposto de renda retido na fonte, classificando-os conforme o código de receita (CR), conforme definido na Tabela 29.
IRRF e DCTFWeb no eSocial
A versão S1.1 do eSocial também tem relação com a substituição da SEFIP/GFIP. O novo formato incorpora as modificações essenciais para a inclusão do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) na DCTFWeb. Isso significa que os eventos remuneratórios S-1200 e S-1210 foram adaptados para viabilizar o recolhimento do IRRF, que antes era feito por meio do DARF 0561.
Apesar disso, as alterações propostas na Minuta da Nota de Documentação Evolutiva v. S-1.0 (NDE 01/2021) são apenas parcialmente implementadas. Isso porque a substituição completa da DIRF, não acontecerá no ano-base de 2023, mas sim nas informações relativas ao ano de 2024, que normalmente seriam declaradas em 2025.
As mudanças finais necessárias para a substituição efetiva da DIRF pelo eSocial serão incluídas em um novo ajuste de layout, programado para ser publicado no início de 2023.
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